Nie wieder Handbücher wälzen

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Nie wieder Handbücher wälzen

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Lange wurden IT-Lösungen vor allem für Spezialisten gemacht. Doch diese Zeiten sind vorbei. Vom Geschäftsführer bis zum Praktikanten reicht heute in vielen Unternehmen der Kreis der Anwender. Und die wollen oder können nicht erst dicke Handbücher wälzen, bevor sie ein Programm nutzen. Welchen Einfluss das auf die Entwicklung aktueller Anwendungen hat, zeigt das Beispiel einer neuen elektronischen Ausschreibungslösung.

Die Arbeitswelt ist im Wandel. Die Hierarchien werden flacher, die Beschäftigungsverhältnisse kürzer. Diesen Veränderungen müssen auch IT-Lösungen Rechnung tragen. Eine lange Einarbeitung ist in den seltensten Fällen noch möglich. In der Regel müssen sich Nutzer in einem Programm schon nach kurzer Zeit zurechtfinden können. Entscheidende Bedeutung kommt daher der Benutzerfreundlichkeit zu. „Eine Lösung muss so einfach zu bedienen sein, dass einem Mitarbeiter auch nach einem dreiwöchigen Urlaub die Arbeit wieder leicht von der Hand geht“, sagt Rainer Thome, Professor und Inhaber des Lehrstuhls für BWL und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.

Maßstäbe in Sachen Benutzerfreundlichkeit setzte im Jahr 2007 Apples iPhone. Eine intuitiv zu bedienende Oberfläche ermöglichte es selbst Technik-Laien, sich sofort zurechtzufinden. Die Mobiltelefone wurden schnell so beliebt, dass viele ihre Geräte nicht mehr nur privat, sondern auch beruflich nutzen wollten. Nicht einmal massive Sicherheitsbedenken der IT-Abteilungen konnten verhindern, dass die kleinen Alleskönner sich nach und nach den Weg in Unternehmen bahnten.

Kennzeichen für eine hohe Benutzerfreundlichkeit

Eine intuitiv zu bedienende Oberfläche ist ein Kennzeichen für eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Ein weiteres ist die Integrationsfähigkeit. Denn werden Daten nicht automatisch in andere Systeme übertragen, wird eine zeitintensive Mehrfacherfassung notwendig. Ein besonders negatives Beispiel sind für Thome Tabellenkalkulationsprogramme: „Daten, die mühsam ins System eingepflegt wurden, stehen anderen Anwendungsprogrammen dann nicht mehr zur Verfügung. Das ist geradezu eine Sünde im Umfeld von betrieblichen Lösungen.“

Thome ist Experte, wenn es um den Einsatz von IT-Lösungen in Unternehmen geht. Neben seiner Lehrtätigkeit ist er auch in Unternehmen aktiv wie der Systhemis einem Anbieter von Softwarelösungen für elektronische Einkaufsprozesse. Dort entwickelte er in Zusammenarbeit mit dem IT- und Dienstleistungsspezialisten prego services die neue Ausschreibungslösung ausschreiben24.com. Eine möglichst große Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten, bildete dabei die wesentliche Prämisse. Das Ziel war es, Einkäufern in Unternehmen zu ermöglichen, in wenigen Schritten das gesamte Ausschreibungsverfahren elektronisch abzuwickeln. Das äußere Erscheinungsbild sowie die Menüstruktur sollten sich dabei bewusst an die von Apple gesetzten Standards anlehnen.

Sichtbar ist nur, was nötig ist

Nicht alles, was technisch möglich ist, interessiert auch den Nutzer. Daher wurde die Ausschreibungslösung so konzipiert, dass nur Kernfunktionalitäten für den Anwender sichtbar sind. Komplexere Anwendungen laufen unbemerkt im Hintergrund. Der Einkäufer gibt seine zu tätigenden Einkäufe über die Plattform bekannt und fordert die von ihm favorisierten Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Die ausgewählten Bieter erhalten eine Nachricht und können dann auf der Ausschreibungsplattform Offerten abgeben.

Um eine Integration in bestehende Systeme zu ermöglichen, wurden bei ausschreiben24.com Schnittstellen geschaffen, die dafür sorgen, dass Daten aus ERP-Systemen wie aus SAP-Anwendungen übernommen werden können. Dazu zählen zum Beispiel ausgewählte Lieferantendaten oder Bestellanforderungen. Die Übergabe nach erfolgreicher Ausschreibung als SAP-Bestellung ist ebenfalls möglich. Zum Anlegen von Leistungsverzeichnissen können zudem Excel-Vorlagetabellen dienen. Auf diese Weise werden Medienbrüche vermieden und die kostenintensive und fehleranfällige Mehrfacherfassung von Daten entfällt.

Transparenz ist gefragt

Neben einer intuitiv zu bedienenden Oberfläche und einer lückenlosen Integration in bestehende Systeme gibt es je nach Einsatzgebiet noch weitere Kriterien, die für die Benutzerfreundlichkeit einer Lösung wichtig sein können. Für Einkäufer in Unternehmen ist das zum Beispiel die Herstellung von Transparenz. „Eine elektronische Ausschreibungslösung muss wie ein mittelalterlicher Marktplatz funktionieren. Dieser hatte vor allem die Aufgabe, eine Transparenz der Angebote herzustellen“, erläutert Thome. Kernstück von ausschreiben24.com ist daher ein Preisspiegel. Dieser bietet eine übersichtliche Darstellung der Bestpreise und Abweichungen vom Bestgebot.

Wie der aktuelle Stand ist, kann der Nutzer jederzeit einsehen. Da die Lösung webbasiert ist, muss er dies nicht ausschließlich am stationären Rechner tun, sondern kann auch unterwegs mit einem Smartphone oder Tablet-PC darauf zugreifen. Für eine optimale Ansicht wurde die Darstellung an das jeweilige Endgerät angepasst. Auch das ist ein Kennzeichen von hoher Benutzerfreundlichkeit.

Kein Zurück mehr

 Handbücher sind der Inbegriff von schwer zu bedienenden Lösungen. Sie kommen immer dann zum Einsatz, wenn sich ein Programm nicht gleich von selbst erschließt oder Probleme auftreten. Das Ziel bei der Entwicklung einer zeitgemäßen Lösung muss es aber sein, gänzlich ohne Handbuch auszukommen. Bei ausschreiben24.com ist das der Fall. Die Lösung kann ohne Vorkenntnisse genutzt werden. Um zudem die Bedürfnisse der Nutzer dauerhaft berücksichtigen zu können, versteht sich ausschreiben24.com ausdrücklich als Mitmach-Plattform. Kritik und Anregungen der Nutzer sind nicht nur erlaubt, sondern willkommen. So wird sichergestellt, dass die Lösung auch künftigen Veränderungen der Arbeitswelt Rechnung tragen kann.

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