Nutzung neuer Kommunikationsformen scheitert an Kommunikationskultur

Beim Einsatz moderner Collaboration- und Videokonferenz-Lösungen gibt es in deutschen Unternehmen noch einen erheblichen Nachholbedarf. Die Infrastruktur ist vorhanden, wird aber nicht ausreichend von den Mitarbeitern genutzt. So lautet das zentrale Ergebnis einer Damovo-Umfrage unter Geschäftsführern, Marketing- und Vertriebsmitarbeitern auf den Nürnberger Mailingtagen. Es mangelt also nicht am Vorhandensein von Lösungen, sondern an der Kommunikationskultur.

Damovo, Integrations- und Servicepartner für UCC-Lösungen, hat auf den Nürnberger Mailingtagen eine Umfrage unter dem Motto "Unternehmenskommunikation 3.0 – Telefonieren Sie noch oder kommunizieren Sie schon? Status quo deutscher Unternehmen" durchgeführt. Befragt wurden Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen wie Dienstleistungen, produzierendes Gewerbe, Handel, Informations- und Telekommunikationstechnologie, Transportwesen, Banken und Versicherungen, Gesundheitswesen und Bauindustrie. Dabei wurden Unternehmen unterschiedlicher Größe berücksichtigt: rund 40 Prozent der Interviewten haben bis zu 50 Mitarbeiter und annähernd 25 Prozent über 500 Mitarbeiter. Konkret nahmen 200 Geschäftsführer und Mitarbeiter aus Marketing und Vertrieb an der Befragung teil.

Ein zentrales Ergebnis dieser Trendumfrage war, dass zur internen und externen Kommunikation heute in den meisten Firmen ein umfangreiches Spektrum von Kommunikationsmedien bereitgestellt wird: bei 27 Prozent sind dies Möglichkeiten zur Collaboration (Zusammenarbeit in einem Team), bei 42 Prozent Präsenzinformationen, bei 45 Prozent Instant Messaging, bei 49 Prozent Videokonferenzen, bei 58 Prozent Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Xing und bei 82 Prozent Mobiltelefone. Zudem nutzen alle befragten Unternehmen E-Mail und Telefon.

Die Infrastruktur und entsprechende Kommunikationsmöglichkeiten sind somit vorhanden. Anders sieht es allerdings aus, wenn man die tatsächliche Nutzung dieser Kommunikationsmedien betrachtet: Collaboration wird von lediglich 17 Prozent der Mitarbeiter genutzt, Präsenzinformationen von 34 Prozent, Instant Messaging von 35 Prozent, Videokonferenzen von 36 Prozent und Social-Media-Plattformen von 49 Prozent. Die Diskrepanzen sind nicht zu übersehen. Die Untersuchung zeigt, dass insbesondere Großunternehmen über Collaboration- und Videokonferenz-Lösungen verfügen, die die Mitarbeiter jedoch nur in geringem Umfang nutzen.

Ursachen für diese – teils beträchtlichen – Abweichungen sind:

- die fehlende Kommunikationskultur

- fehlende Kommunikationsverantwortliche in Geschäftsführung und Vorstand

- die mangelnde Kommunikation des Nutzens der Lösungen an die Mitarbeiter

- und die Nichtberücksichtigung der konkreten Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Ein Beleg für diese möglichen Ursachen findet sich in vielen Projekten, bei denen in den Unternehmen eine neue IP-basierte Kommunikationsinfrastruktur aufgebaut wurde. Sie sind in der Regel zu stark technikgetrieben. Die IT-Abteilung hat die gesamte Infrastruktur errichtet und die Applikationen installiert. Oft hat sich dann herausgestellt, dass die Bedürfnisse der Anwender in den Fachabteilungen zu spät oder nur ungenügend berücksichtigt wurden.

Interessant erscheint in diesem Zusammenhang auch, dass kleinere und mittelständische Unternehmen beim Angebot und der Nutzung von Collaboration- und Videokonferenz-Lösungen hinterherhinken. Sie laufen damit Gefahr, den Anschluss bei der Nutzung fortschrittlicher Kommunikationsformen zu verpassen.

"Technisch betrachtet sind viele Großunternehmen heute mit einer durchgehenden IP-Infrastruktur und den darauf aufbauenden Kommunikationsformen wie Collaboration, Instant Messaging und Videokonferenzen ausgestattet. Technik ist aber nicht alles. Was fehlt, ist die Unternehmens- und Kommunikationskultur, die den Einsatz unterstützt", sagt Carl Mühlner, Vorsitzender der Geschäftsführung bei Damovo in Düsseldorf. "In unseren Augen ist es deshalb dringend erforderlich, dass in Unternehmen Kommunikationsverantwortliche auf oberster Ebene in Geschäftsführung oder Vorstand bestimmt werden. Denn nur sie haben die Möglichkeit, strukturelle und kulturelle Veränderungen nachhaltig und unternehmensweit durchzusetzen. Nur von dieser Ebene aus kann das gesamte Unternehmen auf eine zukunftsweisende, dialogorientierte interne und externe Kommunikationskultur ausgerichtet werden."

 

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