18.06.2013 – Kategorie: Handel, Recht, eCommerce

Onlinerecht: Social Media Guidelines rechtssicher gestalten

Social-Media-Dienste wie Facebook, Twitter und Flickr bieten Unternehmen attraktive Möglichkeiten: Hochwertige Fotos und andere interessante Inhalte finden sich im Web 2.0 zuhauf und lassen sich hervorragend für eigene Webauftritte und Kampagnen verwenden. Schnappschüsse von Kundenveranstaltungen auf der unternehmenseigenen Facebook-Fanseite runden den Außenauftritt des Unternehmens positiv ab. In den sozialen Netzwerken finden sich zudem unzählige Personendaten, die sich ideal für Vertrieb und Werbung nutzen lassen.

All diese Handlungen haben jedoch einen gewichtigen Haken: Sie sind zumeist rechtswidrig und bescheren den Unternehmen häufig unangenehme rechtliche Konsequenzen wie beispielsweise kostenpflichtige Abmahnungen oder gar Schadensersatzforderungen. Damit es so weit nicht kommt, sollten Unternehmen den Einsatz der sozialen Medien durch die Mitarbeiter in internen Richtlinien regeln, den „Social Media Guidelines“.

Was regeln Social Media Guidelines?

Eine Social Media Guideline regelt Art, Weise und Umfang der Nutzung sozialer Medien durch die Mitarbeiter im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit. Die Regelungsinhalte sind sinnvollerweise abhängig von dem Geschäftsfeld des Unternehmens und von der Unternehmenskultur. So wird beispielsweise eine Privatbank naturgemäß andere Anforderungen an die Nutzung des Web 2.0 durch ihre Mitarbeiter stellen als eine Marketingagentur.

Mögliche Regelungsgegenstände einer Social Media Guideline sind beispielsweise:

genaue Maßgaben, welche Social Media genutzt beziehungsweise nicht genutzt werden dürfen
grundsätzliche Verhaltensrichtlinien bei der Kommunikation über Social Media, beispielsweise Stil und Auftreten innerhalb einer Forumsdiskussion im Netz
konkrete Sprachregelungen, die das Verständnis des Unternehmens zu bestimmten Themen definieren
die Untersagung jeglicher rechtswidriger Handlungen wie etwa illegaler Downloads
die Definition und Einschränkung der unternehmenseigenen Informationen, die grundsätzlich innerhalb von Social Media veröffentlicht werden dürfen.

Idealerweise erläutert eine diesen Regeln vorangestellte Einleitung, warum die Richtlinie erforderlich und was ihr Ziel ist. Das fördert bei den Mitarbeitern Verständnis für die Inhalte der Guideline. Es sollten in der Richtlinie unbedingt auch Ansprechpartner angegeben werden, die für Fragen der Mitarbeiter zur Verfügung stehen und im Zweifel Einzelfallentscheidungen treffen können oder für eine Entscheidung durch den jeweiligen Verantwortlichen Sorge tragen.

Arbeitsrecht und Mitarbeiterakzeptanz

Bei der Gestaltung von Social Media Guidelines wird häufig unterschieden zwischen der dienstlichen Nutzung von Social Media (zum Beispiel die Gestaltung einer Facebook-Fanseite durch Mitarbeiter des Marketings) und der rein privaten Nutzung während der Arbeitszeit (etwa dem gelegentlichen Aufruf des privaten Facebook-Accounts innerhalb der Kaffeepause). Während die dienstliche Nutzung häufig in einem gewissen Umfang bereits durch den Arbeitsvertrag definiert wird, steht die private Nutzung während der Arbeitszeit zur vollständigen Disposition des Arbeitgebers: Er kann sie erlauben oder auch teilweise beziehungsweise vollständig untersagen.

In arbeitsrechtlicher Hinsicht bringt ein vollständiges Verbot der Privatnutzung für den Arbeitgeber in der Regel klare Verhältnisse. Weil aber die Grenze zwischen dienstlicher und privater Nutzung von Social Media in der Praxis zunehmend unscharf wird (zum Beispiel bei der Versendung einer beruflichen Nachricht über ein privat angelegtes Nutzerprofil) und Unternehmen demnach von einer (auch) privaten Nutzung des Web 2.0 mehr und mehr profitieren, lassen viele Unternehmen eine Privatnutzung in einem gewissen Umfang zu – und definieren diesen Umfang in der Richtlinie.

Je nach Zielsetzung kann die Richtlinie den Charakter unverbindlicher Empfehlungen haben oder auch – teilweise oder vollständig – rechtlich verbindlich formuliert werden. Häufig kranken verbindlich gestaltete Richtlinien allerdings daran, dass die Reichweite arbeitsrechtlicher Befugnisse nicht hinreichend beachtet worden ist. Denn nach den Grundsätzen des Arbeitsrechts müssen sich verbindliche Weisungen des Arbeitgebers auf die Tätigkeit der Mitarbeiter während der Arbeitszeit beschränken. Damit lässt sich mit einer verbindlichen Richtlinie zwar beispielsweise die Nutzung von Facebook am Arbeitsplatz untersagen. Die private Nutzung außerhalb der Arbeitszeit muss aber – im Zweifel ausdrücklich – erlaubt bleiben. Richtlinien, die diese Grenze nicht berücksichtigen und sich stattdessen mit unscharfen Formulierungen mehr oder weniger stark auch auf den außerdienstlichen Bereich erstrecken, sind im Ernstfall häufig nicht belastbar. Ein Verstoß gegen die Richtlinien hat für den Mitarbeiter dann in der Regel keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen.

Eine verbindliche Gestaltung der Guideline erfordert daher eine genaue Abgrenzung zwischen der (dienstlichen und gegebenenfalls auch privaten) Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit und der (rein privaten) Nutzung in der Freizeit der Mitarbeiter. Insgesamt muss aus den Formulierungen unmissverständlich hervorgehen, dass die Richtlinie nicht auf den privaten Bereich ausstrahlen soll.

Nicht zwingend, aber hilfreich ist in diesem Zusammenhang eine Unterteilung der Richtlinie in mehrere Kapitel:

Ein Kapitel enthält die wichtigsten Regelungen als arbeitsrechtlich verbindliche Vorschriften, die sich ausdrücklich auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter beschränken. So sollte beispielsweise die unbefugte Verwendung rechtlich geschützter fremder Inhalte unbedingt verbindlich untersagt werden. Andernfalls kann der Arbeitgeber bei einem Verstoß keine rechtlichen Konsequenzen ziehen, beispielsweise den Mitarbeiter nicht wirksam abmahnen. In diesem verbindlichen Kapitel kann der Arbeitgeber auch festlegen, in welchem Umfang den Mitarbeitern die private Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit gestattet sein soll.
Ein weiteres Kapitel enthält weitergehende, jedoch unverbindliche Empfehlungen für die Nutzung der sozialen Medien durch die Mitarbeiter und für deren Verhalten dabei, beispielsweise bei der Teilnahme an Fachdiskussionen. Weil die Empfehlungen nicht rechtlich verbindlich gestaltet sind, muss hier nicht zwingend zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit unterschieden werden.

Positiver Nebeneffekt einer solchen Unterteilung ist regelmäßig eine gesteigerte Akzeptanz der Richtlinie bei den Mitarbeitern. Denn auch eine sorgfältig formulierte Richtlinie wird kaum den gewünschten Effekt erzielen können, wenn sie im Unternehmen auf breite Ablehnung stößt. Mit der hier vorgeschlagenen Unterteilung wird den Mitarbeitern nur ein notwendiges Mindestmaß an Regelungen verbindlich auferlegt, während das Unternehmen im Übrigen auf das freiwillige Wohlverhalten der Mitarbeiter vertraut.

Weil ein solches Wohlverhalten aber nur dann auch rechtssicher praktiziert werden kann, wenn die Mitarbeiter die typischen rechtlichen Risiken der Social-Media-Nutzung kennen, sollte ein weiteres Kapitel hierüber unbedingt anschaulich informieren und Hinweise geben, wie Rechtsverstöße vermieden werden können. Der in Social Media Guidelines häufig zu findende allgemeine Hinweis auf die „Einhaltung geltenden Rechts“ reicht meist nicht aus, weil selten alle Mitarbeiter den hierfür erforderlichen rechtlichen Hintergrund haben. So kommt es dann nicht selten auch nach dem Roll-Out der Richtlinie mangels entsprechender Aufklärung der Mitarbeiter zu Rechtsverstößen.

Von der Gestaltung bis zum Roll-Out

Wertvolle Erkenntnisse für eine interessengerechte Gestaltung der Richtlinie kann das Unternehmen gewinnen, wenn es die Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess einbezieht. In größeren Unternehmen wird dazu sinnvollerweise eine Gruppe von „Key-Usern“ ausgewählt. Mindestens soweit die Richtlinie verbindliche Vorschriften etablieren soll, ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zu beachten. Bereits im Entwurfsstadium sollte die Social Media Guideline auf rechtliche Aspekte, insbesondere auf die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Grenzen, überprüft werden. Hierzu gehört auch ein Abgleich der Guideline mit anderen, bereits etablierten Richtlinien des Unternehmens.

Die endgültige Fassung der Richtlinie lässt sich im Unternehmen schriftlich, per E-Mail oder über das Intranet kommunizieren. Um sie verbindlich zu etablieren, kann sie zudem als Ergänzung oder Nachtrag zum Arbeitsvertrag genommen oder mittels einer Betriebsvereinbarung ausgerollt werden. Zumindest sollte von den Mitarbeitern die Kenntnisnahme bestätigt und die verbindliche Einhaltung gefordert werden, entweder als schriftliche Bestätigung oder auch per E-Mail.

Autor: Jan Schneider, Fachanwalt für IT-Recht und Partner bei SKW Schwarz Rechtsanwälte, berät Unternehmen seit über zehn Jahren in allen rechtlichen Fragestellungen der Informationstechnologie.

Dieser Beitrag erschien erstmals im Schwerpunkt Onlinerecht, e-commerce Magazin 07/2012

Social Media Guidelines Beispiele – So machen’s andere Unternehmen