Personaleinsatzplanung: Wie der Einzelhandel Engpässe vermeiden kann

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Personaleinsatzplanung: Wie der Einzelhandel Engpässe vermeiden kann

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Eine Studie des Bitkom von 2020 zeigt, dass derzeit nur jedes siebte Unternehmen Investitionen im Bereich künstliche Intelligenz plant – und das, obwohl ein Großteil der deutschen Unternehmen diese für eine zentrale Technologie der Zukunft hält. Wie der Einsatz von KI die Personaleinsatzplanung optimieren kann, erklärt Gastautor Maximilian Thost von Quinyx.
Personaleinsatzplanung

Quelle: Alexander Supertramp/shutterstock

Das Problem ist, dass viele Initiativen im KI-Bereich nie die Proof-of-Concept-Phase verlassen oder diese gar nicht erst betreten, weil sich Unternehmen trotz besseren Wissens mit dem praktischen Einsatz der Technologie noch eher schwer tun. Doch gerade im Bereich des Einzelhandels kann sich dieser Einsatz lohnen, denn die Nutzung von künstlicher Intelligenz kann an einer sehr sensiblen und wichtigen Stelle Stellschrauben neu justieren: der Personaleinsatzplanung.

In diesem Bereich gibt es noch viel Potenzial, um die Prozesse zu verbessern – und gerade die Pandemie stellt enorm viele zusätzliche Herausforderungen an eine möglichst flexible Personaleinsatzplanung. Ob durch erhöhte Krankenstände oder Angestellte, die sich ungeplant in Quarantäne begeben müssen: Die Umstände, die es zu beachten gibt, um das verbleibende Personal nicht zu überbeanspruchen, sind vielfältig.

Schichtdienst bringt hohe Belastungen mit sich

Auch die gesteigerten Hygienebestimmungen und die nach wie vor strengen Zutrittsverordnungen bedeuten am Ende ein erhöhtes Arbeitspensum für die Beschäftigten. Welchen hohen Belastungen Angestellte im Schichtdienst ausgesetzt sind, zeigt die diesjährige Studie „State of the Deskless Workforce“, für die Quinyx weltweit über 10.000 Angestellte im Schichtdienst zu ihrem Arbeitsalltag, zu Herausforderungen und Wünschen befragt hat. Außerdem wurde untersucht, wie sich die Arbeitssituation durch die Covid-19-Pandemie verändert hat.

Auch im Handel zeigt die Studie ein besorgniserregendes Bild auf: So zeigte sich unter anderem, dass von zehn Angestellten bereits sieben krank zur Arbeit gegangen sind. Bei den Gründen dafür ganz vorn dabei: Keine oder nur komplizierte Möglichkeiten zum Schichttausch aufgrund von Einschränkungen durch den Arbeitgeber oder fehlende Technologien (22 Prozent) und Druck aus dem Kollegium (30 Prozent). Zudem hat mehr als jede vierte befragte Person (28 Prozent) das Gefühl, dass ihre Arbeit nicht wertgeschätzt wird. Von diesen glauben zwei von drei Befragten (69 Prozent), dass ihr Arbeitgeber sie als austauschbare oder temporäre Ressource ansieht.

Personaleinsatzplanung ist im Handel wichtiger denn

Solche besorgniserregenden Zustände sind nicht nur jetzt, wenn der Einzelhandel wieder voll durchstarten und Umsatzeinbußen wettmachen möchte, absolut kontraproduktiv für die Beschäftigten und deren Motivation – und somit auch für den Unternehmenserfolg. Aus diesem Grund ist eine durchdachte Personaleinsatzplanung wichtiger denn je. Genau an diesen Stellen kann Künstliche Intelligenz ansetzen und bedeutende Vorteile für sich sprechen lassen, da durch smarte Algorithmen und präzisere Prognosen das Arbeitsaufkommen und damit eine bessere Planung der Arbeitszeiten möglich ist. Daraus ergibt sich eine Vielzahl an Vorteilen:

Künstliche Intelligenz erkennt Peaks im Einzelhandel

Eine der wichtigsten Funktionen von KI ist, dass sie besser als das menschliche Auge Wiederholungen erkennt. Einen Peak hat im Einzelhandel nahezu jedes Geschäft: Ob zur Mittagspause der umliegenden Büros oder zu den gängigen Feierabendzeiten, an Samstagen und so weiter. Weit komplexer wird es jedoch, wenn viele weitere Faktoren dazu kommen, zu denen Unternehmen entweder keine Datenbasis haben oder keine haben können. Doch sich auf Schätzungen zu verlassen, kann schnell nach hinten losgehen.

Eine KI hingegen ist hier wesentlich präziser, kann mit Big Data, Wettervorhersagen und den historischen Daten eines Unternehmens sehr klare Vorhersagen treffen. Diese Informationen sind bares Geld wert, denn wenn zu viele Angestellte für eine Schicht eingeplant sind, treibt das die Lohnkosten unnötig in die Höhe. Ist wiederum in einem Geschäft zu wenig Personal anwesend, leidet darunter auch der Kundenservice – und damit der Verkauf.

Mit automatisierter Personaleinsatzplanung Zeit einsparen

Obwohl die meisten Firmen längst erkannt haben, dass Excel-Tabellen zur Personaleinsatzplanung nicht mehr zeitgemäß sind, ziehen die wenigsten alle Schlüsse aus dieser Beobachtung. Dabei verbraucht gerade die manuelle Bearbeitung von Einsatzplänen viel Zeit. Auch sind die Pläne nach der Erstellung starr: Die kleinste Veränderung, etwa ein Krankheitsfall, bedeutet ein aufwändiges Umplanen. Eine KI-basierte Lösung hingegen, die automatisch Vorschläge macht, um Lücken in der Schichtplanung zu füllen, spart Zeit und Nerven aller Beteiligten.

Um bei diesem Beispiel zu bleiben, ist es unlängst bekannt, dass besonders im Einzelhandel viele Kontaktpunkte entstehen und Angestellte dieser Branche daher stark gefährdet sind. Neben den fast schon üblichen Ausfällen ist hier besondere Vorsicht geboten, denn natürlich sollten Beschäftigte selbst bei leichten Krankheitssymptomen unbedingt zu Hause bleiben – wodurch sie mitunter kurzfristig für einen längeren Zeitraum ausfallen. Hier muss besondere Vorsorge getroffen werden.

Um Notlagen zu vermeiden, ist ein Tool nützlich, das selbstständig Vorschläge macht, welche Angestellten eine bestimmte Schicht übernehmen könnten – und das möglichst in Echtzeit, damit sich die Vertretung auch entsprechend darauf vorbereiten kann. Kombiniert mit der Möglichkeit der Vorhersage, können so Filialen mit einer sehr geringen Auslastung bei einem hohen Krankenstand sogar temporär geschlossen werden, um die Beschäftigten stattdessen in umsatzstärkeren Filialen einzusetzen.

Zufriedenheit der Angestellten erhalten

Nicht erst mit der Generation Z kam der Wunsch nach mehr Flexibilität und einem Mitspracherecht bei der Einsatzplanung auf, um beispielsweise familiäre Ereignisse wahrnehmen zu können. Während diese Generation es gewohnt ist, diesen Wunsch aktiv einzufordern, schrecken gerade ältere Beschäftigte häufig davor zurück. Doch die Missachtung dieser Wünsche wird sich immer auf die ein oder andere Art auf die Zufriedenheit der Angestellten auswirken und sollte daher immer bei Entscheidungen mitbedacht werden. Da eine KI in der Personaleinsatzplanung aber auch hinterlegte Arbeitsverträge und andere Dokumente berücksichtigen und deren Informationen mit komplexen Planungsregeln kombinieren kann, laufen Verantwortliche in der Schichtplanung nicht Gefahr, diesem Punkt zu wenig Aufmerksamkeit zu gewähren.

Personaleinsatzplanung: Compliance-Regelungen stets im Blick

Neben der Zufriedenheit der Beschäftigten müssen Arbeitsverträge natürlich auch aus rechtlichen Gründen eingehalten werden. Gerade bei Sonderschichten, manuellem Schichttausch und einem hohen Krankenstand kann das schon mal knapp werden: Welche Angestellten haben in diesem Monat wie viele Stunden gearbeitet, wie viele Nachtschichten und Überstunden wurden geleistet? Wurden die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten auch wirklich immer eingehalten?

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz kann auch an dieser Stelle eine große Entlastung sein, denn durch entsprechende Technologien werden rechtliche Vorgaben, Wünsche des Personals, Betriebsvereinbarungen ebenso wie unternehmerische Ziele automatisch vereint. Dabei setzt die KI aber nicht nur um, sondern lernt auch stets dazu, kann Fehler in älteren Datensätzen anmerken und Vorschläge zur Verbesserung unterbreiten.

Personalplanungssoftware wird ein Must-Have

Moderne Software für die Personaleinsatzplanung wird auch nach der Pandemie zu einem Must-Have für den Einzelhandel. Sobald mehr als eine Filiale oder große Lager vorhanden sind, lohnt es sich, über den Einsatz einer innovativen Lösung nachzudenken. So können innerbetriebliche Prozesse optimiert und aktuelle Herausforderungen im Einzelhandel, wie strenge Hygienevorschriften oder ambitionierte Umsatzerwartungen, bewältigt werden, ohne das vorhandene Personal zu überlasten. (sg)

Personaleinsatzplanung Quinyx
Maximilian Thost ist Country Manager Germany bei Quinyx. (Bild: Quinyx)

Über den Autor: Maximilian Thost ist seit April 2018 Country Manager Germany bei Quinyx. Zu seinen Verantwortlichkeiten bei dem SaaS-Anbieter gehört der Auf- und Ausbau des deutschen, österreichischen und schweizer Marktes. Das Unternehmen hat kürzlich die auf künstliche Intelligenz spezialisierte Widget Brain aus der Niederlande übernommen – und konnte so die Expertise im KI-Bereich stark erhöhen.

Lesen Sie auch: Upskilling und Reskilling: Wie der Handel durch Talentmanagement zukunftsfähig wird

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