Personalwesen: Wie Unternehmen das Potenzial der Digitalisierung von HR-Prozessen nutzen

Während Unternehmen in Länder wie die Niederlande, Polen, Spanien, Irland und das Vereinigte Königreich etwas besser abschneiden, sind weniger als die Hälfte der 3.000 befragten Unternehmen mit ihren digitalen HR-Tools und dem Automatisierungsgrad ihrer Payroll und HR-Administration zufrieden. Vor allem bei kleinen und mitteständischen Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern besteht noch viel Potenzial, das Personalwesen zu optimieren, geht aus der Umfrage im Auftrag des HR- & Payroll-Dienstleisters SD Worx hervor, für die Unternehmen im Juni 2020 in Deutschland und zehn weiteren europäischen Ländern befragt wurden.

Digitalisierung im Personalwesen voranbringen

29 Prozent der deutschen Unternehmen geben an, einen hohen Grad an Digitalisierung im HR-Bereich erreicht zu haben und liegen damit hinter dem europäischen Durchschnitt von 37 Prozent. Ähnlich viele Unternehmen berichten von einem eher moderaten Fortschritt bei der Digitalisierung und 31 Prozent der deutschen Unternehmen müssen die Digitalisierung in ihrem Personalwesen vorantreiben oder gar erst starten im Vergleich zu 27 Prozent in anderen europäischen Ländern.

Die digitale Revolution gibt Personalabteilungen die Chance, den Fokus vermehrt auf strategische Werte zu legen, da viele administrative und repetitive Aufgaben dank der Automatisierung für sie wegfallen. Aber nicht alle Unternehmer und HR-Fachleute sind schon mit an Bord. Die Online-Umfrage zeigt erhebliche Unterschiede zwischen europäischen Ländern sowie zwischen kleineren und größeren Unternehmen auf.

Führungskräfte sind mit Digitalisierungsstand im Personalwesen unzufrieden

Nach ihrem Automatisierungsgrad befragt, scheinen Unternehmen in der Niederland, Polen, Spanien, Irland und Italiendie besten Digitalisierungs-Fortschritte in folgenden Bereichen erreicht zu haben: Payroll und HR-Administration, HR-Reports und -Analyse sowie Digitale HR-Tools. Deutschland liegt hier abgeschlagen auf den hinteren Plätzen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn es um Payroll und HR-Administration oder die HR-Analyse geht.

Lediglich im Bereich der HR-Tools zur Einreichung von Urlaubstagen oder Anfrage nach Schulungen kommt Deutschland auf einen Platz im Mittelfeld. Obwohl die anderen Länder bei der digitalen Personalverwaltung führend sind, ist dort die Anzahl der unzufriedenen Unternehmen mit 30 bis 50 Prozent immer noch ziemlich hoch. In Deutschland ist der Grad der Automatisierung dagegen weitaus geringer – das unterstreichen 57 Prozent der Befragten, die sich unzufrieden mit dem Digitalisierungsgrad in ihrem Arbeitsumfeld zeigen.

KMU können sich einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen

Die digital fortschrittlichsten Unternehmen im HR-Bereich sind Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern. So schätzt beispielsweise fast die Hälfte dieser Unternehmen ihren Automatisierungsgrad in Bezug auf ihre Entgeltabrechnung als hoch oder sehr hoch ein. Von Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern beobachten jedoch nur weniger als 30 Prozent eine ähnliche Entwicklung in ihrem Unternehmen. Darüber hinaus ist die Mehrheit der KMU unzufrieden mit ihrem Digitalisierungs-Fortschritt im HR-Bereich und es zeigte sich, dass viele von ihnen noch einen weiten Weg vor sich haben.

Wenn repetitive Verwaltungsaufgaben wegfallen, bleibt den HR-Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben. Dann können Investitionen in die digitale Personalarbeit für diese Unternehmen ein wirksames Mittel sein, um einen Wettbewerbsvorteil bei der Rekrutierung und langfristigen Bindung von Talenten zu erlangen. Zudem können die Investitionen zu langfristigen Einsparungen führen.

Digitalisierung im Personalwesen genießt nicht immer die oberste Priorität

In den ersten Monaten der Coronavirus-Pandemie wurden die Automatisierung von HR-Prozessen und die digitale Transformation als nicht sehr dringend angesehen. Auf einer Liste von 19 HR-Prioritäten rangierten diese Ziele europaweit auf Platz 15 beziehungsweise 16. Außerdem ist es nur für 20 Prozent der europäischen Unternehmen wichtig, HR-Prozesse in Zukunft zu digitalisieren oder gar zu automatisieren. Vor allem deutsche Unternehmen legen aktuell den Fokus auf Themen rund um die Work-Life-Balance, um ihre Mitarbeiter zu motivieren und nachhaltig erfolgreich zu bleiben.

Um ein Bild mit mehr Nuancen zu zeichnen: Die Mehrheit der befragten europäischen Unternehmen führte bereits Projekte zur Automatisierung der kompletten HR-Prozessen (geben 51,2 Prozent an) oder zur digitalen Transformation des Unternehmens (geben 51,7 Prozent an) durch beziehungsweise plant, sie innerhalb der nächsten zwölf Monate zu starten. Dennoch gibt es offensichtlich noch viel Raum für Optimierungen.

„Covid-19 ist für viele Budgetkürzungen verantwortlich. Daher haben die Automatisierung und Digitalisierung des Personalwesens für die meisten Unternehmen aktuell keine hohe Priorität. Aus der HR-Perspektive sollten sie jedoch ganz oben auf der Liste stehen. Eine fortgeschrittene digitale Reife ermöglicht es HR-Teams, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren und ihren Wert als ein wichtiger Partner im Unternehmen zu steigern“, erklärt Ferdi Claes, MD HR Europe bei der Computer Task Group.

Schwieriger Balanceakt bei der Einführung von HR-Tools

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmer und HR-Fachleute wird es sein, stabile, reibungslos integrierbare Tools und digitale Lösungen zur Vereinfachung der eigenen Arbeitsweise zu implementieren. Aber das ist bei weitem nicht die einzige Herausforderung, vor der Unternehmen stehen. Denn für ein erfolgreiches digitales HR-Management gilt es auch die Bereiche des Benefit Managements, Personalmanagements, Outsourcing und Employee Experience zu optimieren, zu verwalten und einzubeziehen. Mit den richtigen HR-Tools steht dem nichts im Wege.

„Neue Technologien geben Personalabteilungen die Möglichkeit, sich ausgiebiger um große Themen zu kümmern. Dadurch wird das Arbeitsumfeld spannender, anspruchsvoller und die Unternehmen wettbewerbsfähiger. Wir können die Relevanz der Digitalisierung nicht ignorieren, da sie uns auf so viele Arten betrifft. Durch sie steigt im Personalwesen die Produktivität und Effizienz. Zudem hilft sie HR-Teams, einen besseren Überblick über ihre Unternehmen zu behalten. Dank der Digitalisierung ist es möglich, Daten miteinander zu verbinden, wodurch HR-Teams vorausschauende Analysen durchführen können. Dementsprechend sind HR-Teams zukünftig in der Lage, sich auf strategische Aufgaben im Bereich der Talentgewinnung oder Fachkräftebindung zu fokussieren“, erläutert Anna Korpal, Marketing Manager bei SD Worx.

Die aktuellen Herausforderungen im HR- Bereicherfordern sowohl Stabilität als auch Flexibilität. Detaillierte Informationen hierzu liefert SD Worx in dem aktuellen E-Book „The Future of Work and People in Europe: HR, Fluid as Hula-Hoop Shaking“. SD Worx bietet HR-Lösungen, die die Mitarbeiter während der ihrer gesamten Tätigkeit unterstützen, von der Anwerbung bis zur Vergütung, Belohnung und Entwicklung von Talenten.

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