Produktnews: Geschäftskorrespondenz auf E-Mail-Versand umstellen

Viele Unternehmen versenden sensible Geschäftsinformationen wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Rechnungen immer noch physisch per Brief. Ein Grund: Die E-Mail-Adressen der Empfänger sind nicht bekannt oder es liegt kein Opt-in vor. Hinzu kommen Sicherheitsbedenken. Mit ePostSelect hat Swiss Post Solutions (SPS) jetzt eine innovative Hybridlösung entwickelt, die Unternehmen sukzessive die Umstellung auf den sicheren E-Mail-Versand ermöglicht.

„Die Prozesse für gesicherte digitale Kommunikation und physische Briefe verschmelzen immer mehr“, sagt Alexander Schäfer, Mitglied der Geschäftsleitung für den Bereich Docu-ment Output bei SPS. Möglich wird das durch die innovative Hybridlösung ePostSelect. Damit können Empfänger motiviert werden, ihre Korrespondenz per E-Mail zu erhalten und über verschiedene Kanäle wie IncaMail oder De-Mail erreicht werden. Sicher, nachweisbar und vertraulich. Ein so genannter Dispatcher stellt bei ePostSelect automatisch die Weichen für die gewünschte Distributionslösung – digital oder physisch. Das steigert die Effizienz und spart Kosten bei der Produktion sowie beim Porto und trägt dazu bei die Umwelt zu scho-nen.

Bestehende E-Mail-Adresse nutzen

Größere Unternehmen wie die Deutsche Bahn setzten bereits international die neue Hybridlösung von SPS in Kombination mit der Secure-Mail-Lösung der Schweizerischen Post, IncaMail, in Personalprozessen ein. Für den Empfang der Lohn- und Gehaltsabrechnungen können die Mitarbeiter ihre bestehende private E-Mail-Adresse ver-wenden. Damit unterscheidet sich ePostSelect in Kombination mit IncaMail von anderen Lösungen, bei denen eine neue E-Mail-Adresse angelegt werden muss. „Die Akzeptanz der Empfänger ihre Personaldokumente künftig digital zu empfangen, ist hier besonders hoch, da die Mitarbeiter ihre bestehende E-Mail-Adresse weiter nutzen können“, sagt Schäfer. So wird IncaMail seit Jahren erfolgreich eingesetzt und wird in der Schweiz sogar von Behörden für den sicheren Versand von Dokumenten genutzt. Für die Deutsche Bahn hat die innovative Hybridlösung den Vorteil, dass die Mitarbeiter frei wählen können, wie sie ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen künftig erhalten möchten. Für die elektronische Zustellung müssen sie ausdrücklich ihre Zustimmung geben und sich vorab registrieren. Empfänger, die dies nicht wünschen, erhalten ihre Korrespondenz nach wie vor physisch per Post.

Direkt in ERP-System integrierbar

Bisher müssen sich Unternehmen bei den meisten am Markt angebotenen Systemen entscheiden, wie sie ihre Geschäftskorrespondenz distribuieren: entweder physisch per Brief oder digital per E-Mail. Zuverlässige und sichere Hybridlösungen wie ePostSelect, die beides gleichermaßen können, sind rar. „Zudem sind einige Hybridlösungen bisher nur schwer in bestehende IT-Lösungen der Unternehmen zu integrieren“, sagt Schäfer. „Bei ePostSelect muss der Versender nichts an den bereits bestehenden Prozessen ändern. Unsere Lösung hat den Vorteil, dass sie sich direkt über Druckdaten-Schnittstellen in bereits bestehende IT- und ERP-Systeme integrieren lässt. Das spart vor allem Migrationskosten, erhöht die Ge-schwindigkeit und spart in der Folge Porto- und Produktionskosten.“

Kompatibel zur De-Mail

Dafür überträgt das Unternehmen seine Druckoutput-Dateien wie bisher an SPS. Der Dispatcher steuert dann auf Basis der Empfängerregistrierung, ob die Zustellung per  E-Mail oder klassisch per Brief erfolgt. Neben dem sicheren E-Mail-Versand übernimmt SPS auch das komplette Management vom Druck bis zum Versand der physischen Briefe und Dokumente. Zudem können auch weitere Ausgangskanäle wie E-Mail oder auch De-Mail eingebunden werden. Per ePostSelect können Unternehmen den Dokumentenversand ohne Hürden, ohne den Einsatz eigener Ressourcen oder Investitionen in Hard- und Software dynamisch und mit hoher Akzeptanz auf der Empfängerseite in die digitale Welt überführen.

SAFE-Technologie sorgt für sicheren Versand

Dabei können die vertraulichen E-Mails sicher per IncaMail versendet werden. Die Inhalte der E-Mail und die Dateianhänge werden dabei nicht gespeichert. „Wir sind nur der Transporteur für die Dokumente und ermöglichen mit der patentierten SAFE-Technologie auch international den sicheren und verschlüsselten Versand“, so Schäfer. Auf Wunsch sogar per Einschreiben mit digital signierter Empfangsquittung. SPS legt dabei höchsten Wert auf Datenschutz.

INCA: vier Buchstaben für Sicherheit

-I wie Integrity (Integrität). IncaMail stellt sicher, dass die Daten während des Transports nicht verändert werden.

-N wie Non-repudiability (Nicht-Abstreitbarkeit). Der Versand und der Empfang sind nachweisbar und werden dokumentiert. Beim Einschreiben erhalten Geschäftskunden zudem einen Nachweis als digital signierte Quittung mit offiziell anerkanntem Zeitstempel.

-C wie Confidentiality (Vertraulichkeit). Die Daten können von Dritten nicht eingesehen werden. IncaMail überträgt alle Informationen verschlüsselt.

-A wie Authentification (Authentifikation). Die Benutzer sind durch die Registrierung und die Eingabe des Aktivierungs-Codes sicher identifiziert.

SPS managt Dokumenten-Prozess

Für die Hybridlösung ePostSelect laufen alle Fäden im Document Output Center von SPS in Dettingen zusammen. Hier selektiert der Dispatcher, ob die Informationen digital oder physisch verschickt werden sollen. Die physischen Briefe werden direkt im Document Output Center produziert und auf dem schnellsten Wege verschickt. „Unser Ziel ist es, dass sich sukzessive immer mehr Unternehmen für die innovative Hybridlösung entscheiden und ihre Prozesse weiter digitalisieren“, sagt Schäfer. „Weitere Versender profitieren dann von den bereits vorliegenden Registrierungen der Empfänger.“