Rechtssichere E-Mail-Archivierung: Neuland für Dreiviertel der Kleinunternehmen

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Rechtssichere E-Mail-Archivierung: Neuland für Dreiviertel der Kleinunternehmen

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73 Prozent der Beschäftigten in deutschen Kleinunternehmen kennen die gesetzlichen Vorgaben der rechtssicheren E-Mail-Archivierung nicht, zeigt eine aktuelle Umfrage von YouGov. Dabei kann die falsche Speicherung der E-Mail-Korrespondenz unerwünschte Folgen haben.
E-Mail-Archivierung

Quelle: Rawpixel.com/Shutterstock

Für die Umfrage von YouGov im Auftrag der Webhosting-Anbieter Strato und Ionos wurden 500 Beschäftigte in deutschen Firmen mit weniger als 50 Mitarbeitern befragt. Demnach gehen Beschäftigte in kleinen Unternehmen mit E-Mails, die älter als ein Jahr sind, eher pragmatisch um: 39 Prozent der Befragten lassen solche E-Mails im Postfach, 37 Prozent löschen diese sogar. 17 Prozent der Befragten nutzen für die E-Mail-Archivierung ein externes Speichermedium.

Die falsche Speicherung geschäftlicher Korrespondenz kann jedoch unerwünschte Konsequenzen haben: 21 Prozent der Beschäftigten sagen, dass die eigene Art und Weise der E-Mail-Archivierung wahrscheinlich keine Steuerprüfung bestünde. Etwas weniger als die Hälfte der Befragten, nämlich 47 Prozent glauben, dass die eigene Archivierung einer solchen Prüfung standhielte. 32 Prozent der befragten Mitarbeiter machten hierzu keine Angaben.

E-Mail-Archivierung Ionos
Die Mehrheit der befragten Mitarbeiter löscht E-Mails lieber als sie zu archivieren. (Grafiken: Strato/Ionos)

E-Mail-Archivierung: Unkenntnis über Rechtslage überwiegt

Selbst für die Beschäftigten in Kleinunternehmen, die mit dem Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung vertraut sind, sind die hiermit verbundenen Rechtsthemen eine große Unbekannte: Die Mehrheit dieser Befragten (54 Prozent) kennt die gesetzlichen Vorgaben hierzu nicht. Aktuell nutzen erst weniger als ein Fünftel der Befragten (19 Prozent), die mit dem Thema rechtssichere Archivierung von E-Mails zumindest wenig vertraut sind, eine spezielle Software-Lösung für die eigene E-Mail-Archivierung. Gleichzeitig stoßen solche Programme auf ein großes Interesse: 60 Prozent der Befragten, die aktuell keine solche Software verwenden, können sich die Nutzung konkret vorstellen.

Passende Software für rechtssichere Archivierung nutzen

Für die rechtskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails gelten diverse Vorgaben, die sich aus Vorschriften wie den GoBD ergeben. Die Archivierung muss demnach unter anderem vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein. Damit auch Kleinunternehmen mit begrenzten Ressourcen ihre E-Mails rechtskonform gemäß relevanter Vorschriften archivieren können, bieten Strato und Ionos die Softwarelösung „Mail-Archivierung“ an. Damit erhalten Unternehmen jeglicher Größe bei der Archivierung ihrer geschäftlichen Korrespondenz die erforderliche Rechtssicherheit. Hierbei werden E-Mails manipulationssicher im Originalzustand an einem zentralen Ort im TÜV-zertifizierten deutschen Rechenzentrum archiviert. Die Software sichert automatisch alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten mitsamt Anhängen für alle Postfächer.

Zur Umfrage: Die verwendeten Daten beruhen auf einer Online-Befragung der YouGov Deutschland GmbH im Auftrag von Strato und Ionos. Befragt wurden 536 Selbstständige, Freiberufler und Mitarbeiter in Kleinunternehmen in Deutschland mit maximal 49 Mitarbeitern im Zeitraum 19. bis 22. Februar 2021. (sg)

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