SAP Ariba Live: Procurement auf Digitalisierungskurs

Wie eine globale Umfrage bei Chief Procurement Officer (CPOs) von der Universität Mannheim und SAP Ariba ergeben hat, wird sich der digitale Wandel in Procurement-Organisationen weiter beschleunigen. Die Ergebnisse der Studie wurden bei der Konferenz SAP Ariba Live in Barcelona präsentiert. So erklärten 84 Prozent der Befragten, dass die Digitalisierung für die Verbesserung der Procurement-Leistung wichtig ist. 28 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass ihr Unternehmen in puncto digitaler Reife den Wettbewerbern voraus ist. 65 Prozent bestätigten, dass ihr Unternehmen Cloud-Lösungen einsetzt. Das untermauert das Bild einer insgesamt moderaten Nutzung von ausgereiften digitalen Lösungen.

Procurement: Auf dem Weg zur Digitalisierung

„Obwohl die Digitalisierung einen Top-Platz auf der Agenda eines jeden CPO einnimmt, gibt es noch viel Luft nach oben“, erklärt Prof. Dr. Christoph Bode, Leiter des Stiftungslehrstuhls Procurement an der Universität Mannheim und führender Kopf der empirischen Studie. Um die Trends und Herausforderungen, die sich aus neuen Technologien ergeben, zu erkunden und zu verstehen, wie digitale Neuerungen die Zukunft des Beschaffungswesens beeinflussen, führten Christoph Bode und Jan Grünen gemeinsam mit SAP Ariba eine Umfrage unter weltweit mehr als 460 Führungskräften in den Bereichen Einkauf/Beschaffung und operatives Geschäft durch.

Die wesentlichen Zielsetzungen für Digitalisierungsinitiativen sind für die meisten Unternehmen klar umrissen: Automatisierung von Prozessen, Verbesserung der Datenqualität, Realisierung von Kosteneinsparungen und Verbesserung der Compliance. „Trotz zahlreicher Hürden wie engen Budgetgrenzen, mangelnden Datenanalysen und -erkenntnissen sowie fehlenden Fachkräften ist den Procurement-Verantwortlichen sehr wohl bewusst, wie wichtig die Digitalisierung ist“, erklärt Dr. Marcell Vollmer, Chief Digital Officer, SAP Ariba & SAP Fieldglass.

„Ihre Aufgabe lautet auch künftig, das Ausgabenmanagement intelligenter zu machen, neue Technologien zu bewerten und innovative Entwicklungen zu übernehmen. Auf diese Weise können sie erreichen, dass das Procurement nicht nur als Kostendämpfer, sondern auch als Umsatzbringer und Innovationsförderer gesehen wird“, so Marcel Vollmer weiter.

Steigende Personalausgaben für externe Mitarbeiter

Unternehmen setzen auf Dienstleister, um sich die im digitalen Wirtschaftswettbewerb erforderlichen Kompetenzen zu beschaffen. Nur wenige sind aber in der Lage, diese wachsende Anzahl von Arbeitskräften effizient zu managen. Wie eine weitere neue Studie von SAP Fieldglass in Zusammenarbeit mit Oxford Economics ergeben hat, entfallen rund 42 Prozent der Personalausgaben auf externe Mitarbeiter.

Der Hintergrund: Um auf spezielle Fachkräfte und Ressourcen zurückgreifen zu können, sind Unternehmen zunehmend auf externe Arbeitskräfte angewiesen, darunter Zeitarbeitskräfte wie Freiberufler, freie Auftragnehmer sowie Dienstleister, wie IT-Beratungen und Marketingagenturen. Die Studie zeigt zudem, dass viele Unternehmen diese externen Arbeitskräfte nicht effektiv einsetzen.

Für die Studie wurden mehr als 1.000 Führungskräfte aus 24 Branchen in 21 Ländern befragt. Ziel ist es, die Rolle von Dienstleistern bei der Erledigung ihrer Aufgaben, ihr Management und ihre Auswirkungen auf die Unternehmensleistung zu verstehen. Die Ergebnisse der Studie “Services Procurement Insights 2019: The Big Reveal” wurden bei SAP Ariba Live und SAP Fieldglass Summit in Barcelona vorgestellt.

Der Studie zufolge erklärten 48 Prozent der Führungskräfte, dass ihr Unternehmen ohne externe Arbeitskräfte nicht in der Lage wäre, wirtschaftlich zu agieren. 59 Prozent geben sogar an, ohne diese Fachkräfte in einer digitalen Welt nicht konkurrenzfähig zu sein. 61 Prozent der Führungskräfte gehen davon aus, dass externe Arbeitskräfte wichtig oder extrem wichtig sind um Unternehmensziele wie die Erhöhung der Markteinführungs-Geschwindigkeit zu erreichen. Für 67 Prozent sind externe Mitarbeiter wichtig, um das Kundenerlebnis zu verbessern beziehungsweise Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Die unsichtbare Arbeitskraft

Die Studie zeigt, dass Dienstleister im gesamten Unternehmen wichtige Aufgaben erfüllen, unter anderem in den Bereichen künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Blockchain, Datenwissenschaft, Robotik und das Internet der Dinge. Das sind entscheidende Aufgabenfelder, die in der heutigen digitalen Wirtschaft über die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen entscheiden.

Während viele Unternehmen die finanziellen Seiten ihrer Dienstleisterverträge sehr gut abwickeln, hinken sie beim Management der „menschlichen“-Aspekte stark hinterher. Dazu gehören Bereiche wie, wer genau die Arbeit macht, welche Zertifizierungen und Ausbildungen vorhanden sind, welche Zugänge zu Systemen und Einrichtungen erlaubt sind, welche Qualität die Arbeit hat, welche Fortschritte bei Meilensteinen und Leistungen geliefert werden.

Das Kernproblem liegt in der Betrachtungsweise vieler Unternehmen. Sie sehen ihre Dienstleister nicht als Arbeitskräfte. Die Unterverwaltung dieser “unsichtbaren Arbeitskraft” kann zu unbefriedigenden Projektergebnissen führen und birgt Risiken. Die Studie zeigt viele erstaunliche Statistiken, einschließlich:

Jedes vierte von Dienstleistern bearbeitete Projekt wird nicht termingerecht und budgetgerecht abgeschlossen. 44 Prozent der Befragten erleben manchmal, häufig oder fast bei jedem Auftrag digitale Sicherheitsverletzungen durch Dienstleister. Nur 27 Prozent der Führungskräfte ist über Fortschritte der Dienstleister informiert, etwa bei der Erreichung von Meilensteinen und/oder Ergebnissen, während nur 25 Prozent über die Qualität der Arbeit auf Lieferantenebene informiert sind. Ohne diese Einsichten ist die Messbarkeit des ROI kaum möglich.

Quelle: tegut... gute Lebensmittel GmbHQuelle: tegut… gute Lebensmittel GmbH

Tempomacher zeigen Best Practices auf

Etwa elf Prozent der Befragten gehen bei der Steuerung und Wertsteigerung ihrer Dienstleister wesentlich konsequenter vor. Diese so genannten „Tempomacher“ haben eine größere Transparenz, was ihre Dienstleister betrifft und sie gehen mit einer größeren Genauigkeit beim Management dieser vor. Darüberhinaus helfen ihre Dienstleister ihnen wirklich, in einer digitalen Welt zu konkurrieren.

Molly Spatara, Global Vice President of Brand Experience bei SAP Ariba & SAP Fieldglass, erklärt: „Diese drei Faktoren unterstützen Unternehmen in der heutigen schnelllebigen Wirtschaft erfolgreich zu sein. Betrachtet man, was für Unternehmen bei der Beschaffung von Dienstleistern auf dem Spiel steht, sollte jedes Unternehmen bestrebt sein, zumindest so zu agieren oder besser noch diese zu übertreffen – damit Dienstleister im Unternehmen so effektiv wie möglich zum Einsatz kommen.“

Maßnahmen für optimiertes Dienstleister-Management

Die Studie stellt vier entscheidende Maßnahmen vor, die Unternehmen ergreifen können, um das Management von Dienstleistern zu verbessern, einen höheren Wert zu erzielen, den Return on Investment (ROI) zu steigern und Risiken zu minimieren:

1. Beleuchten Sie Ihre unsichtbare Belegschaft: Effektives Management erfordert klare Transparenz, aber viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, die Grundlagen von Dienstleistern nachzuvollziehen, geschweige denn die Qualität der Arbeit oder den Fortschritt in Bezug auf Meilensteine.
2. Verwalten mit Strenge: Um den Wert zu maximieren, müssen Unternehmen beim Management von Dienstleistungsanbietern die gleiche Sorgfalt anwenden wie bei ihren Mitarbeitern – einschließlich der Bewertung von Leistung und Risiko.
3. Erhebe dich über die Silos: Die Zusammenarbeit zwischen Beschaffung, Personal, IT und den Geschäftsbereichen hilft Unternehmen dabei, Dienstleister strenger zu verwalten und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.
4. Sehen Sie Ihren Beitrag in einem neuen Licht: Proaktives und effektives Management von Dienstleistern befähigt Einzelpersonen, in ihrem Verantwortungsbereich hervorragende Leistungen zu erbringen und einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg ihres Unternehmens zu leisten. (Stefan Girschner)