Schneller ROI für Web-Konferenzen

Thomas Reichenbach, Experte für Unified Communication beim internationalen Anbieter für Kommunikationslösungen BT, erklärt im Interview, welche Anforderungen beim Thema Web- & Videokonferenzen zu beachten sind und welche Faktoren hier zum erfolgreichen Einsatz beitragen können.

ECM: Kann eine Videokonferenz ein reales Face-to-Face-Meeting ersetzen? Was muss eine Lösung können, damit der Komfort eines echten Meetings entsteht?

Reichenbach: Ein Face-to-Face-Meeting wird dann auf gelungene Weise durch eine Videokonferenz ersetzt, wenn sowohl Mimik und Gestik als auch die Sprache so übertragen werden, dass alle Beteiligten den Eindruck gewinnen, sie säß;en im gleichen Raum. Der optische und akustische Eindruck sollte so perfekt sein, dass immer mal wieder Teilnehmer einer solchen Konferenz am Ende den Wunsch verspüren, aufzustehen, um ihrem Gegenüber die Hand zu schütteln. Für viele unternehmensinterne Besprechungen ist es jedoch oftmals ausreichend, auf Videokonferenzsysteme zurückzugreifen, die am Arbeitsplatz implementiert werden können und damit die vorhandene IT-Infrastruktur (wie etwa den Arbeitsplatz-PC, Headset und eine kleine Web-Cam) nutzen und es dem User ermöglichen, eine Videokonferenz unkompliziert in gleicher Weise wie ein Telefongespräch einzuleiten.

Für den Komfort eines solchen Meetings, bei dem das Aufsuchen eines dedizierten Videokonferenzraums entfällt, ist es dabei von Vorteil, wenn die Konferenz einfach über Funktionalität in der vorhandenen Desktop-Software – etwa mit Zugriff auf den Verfügbarkeitsstatus der Gesprächspartner – hergestellt werden kann. Gerade der mobile Information-Worker bevorzugt Lösungen, die sich in die vorhandenen Endgeräte gut integrieren und etwa auch aus dem Hotel oder Homeoffice anwendbar sind. Weniger entscheidend ist somit die Größ;e des Displays oder die Auflösung der verwendeten Kameras, solange Gestik und Mimik gut erkennbar bleiben und der Datenstrom flüssig über das Unternehmensnetz transportiert werden kann.

ECM: Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen professionellen Web-Conferencing-Lösungen und kostenfreien Tools wie etwa Skype?

Reichenbach: Kostenfreie Systeme und Tools wenden sich hauptsächlich an den privaten Endbenutzer, der Internet-Telefonie wie auch Video-Conferencing im Wesentlichen als Freizeitvergnügen versteht. Da neben einem Internet-Anschluss in der Regel keine weiteren Kosten entstehen, wird im privaten Bereich auch gerne akzeptiert, dass die Bild- und Tonqualität gelegentlich zu wünschen übrig lässt.

Im professionellen B2B-Bereich erwartet der Nutzer jedoch neben einer einwandfreien Bild- und Tonqualität weitere Funktionen. Dies sind insbesondere ein zentrales Adressbuch, unter dem alle Geschäftskontakte zu finden sind, sowie Informationen über den Erreichbarkeits- und Verfügbarkeitsstatus eines möglichen Gesprächspartners. Hierzu bedarf es einer zentralen Serverfunktion, die eng mit dem E-Mail- und Telefonsystem des Unternehmens verbunden ist und damit Unified Communications direkt aus dem Unternehmensnetz sämtlichen Mitarbeitern und auch über die Unternehmensgrenzen hinweg deren Geschäftskontakten bereitstellt. Zusätzlich erwartet der professionelle Anwender eine Kommunikation über sichere Kanäle, die idealerweise durch den Netzwerkbetreiber gemanaged und abhörsicher übertragen wird. Nicht zuletzt ist der verwendete Webconferencing-Client ein mögliches Einfallstor etwa für Viren, so dass üblicherweise die Verwendung kostenfreier Tools in Unternehmen untersagt wird und zusätzlich noch die entsprechenden Kommunikationsports auf den Unternehmens-Firewalls gesperrt sind.

ECM: Wovon ist der ROI einer Video-Conferencing-Lösung abhängig? Wie schnell kann sich eine solche Lösung amortisieren? Was wird konkret eingespart? Können Sie einen Business Case für den erfolgreichen Einsatz von Video Conferencing beschreiben?

Reichenbach: Neben den unbestreitbaren positiven Eigenschaften einer Video-Conferencing-Lösung in der Verbesserung der Zusammenarbeit von geographisch verteilten Teams lässt sich ein ROI für Videokonferenzsysteme bereits kalkulieren, wenn lediglich eingesparte Reisekosten und -zeiten berücksichtigt werden. Wir wissen beispielsweise von einem groß;en, europaweit tätigen Kunden, dass die Anschaffung von rund 20 Telepresence-Systemen sich alleine durch die gesparten Reisekosten in weniger als anderthalb Jahren amortisiert hat.

Pauschale Aussagen, wann genau sich welche Technologie für ein bestimmtes Unternehmen amortisieren wird, sind jedoch schwer zu treffen. BT bietet seinen Kunden hier im Rahmen seines „Work-Anywhere“-Lölsungsportfolios entsprechende Workshops und Analysen an, mit denen unter Berücksichtigung der unterschiedlichsten individuellen Kundenbedingungen ein ROI abgeschätzt werden kann und damit die Basis zur Erstellung eines Business Cases gelegt ist.

ECM: Nennen Sie stichwortartig drei Faktoren, von denen der Erfolg von Videokonferenzen im Unternehmen abhängt.

Reichenbach: Als erstes ist die Verfügbarkeit am oder in der Nähe des Arbeitsplatzes wichtig, also etwa die Buchung des „Videoraumes“ über die unternehmensinternen Raum- und Zeitplanungssysteme sowie die Integration des Videosystems in die existierende Desktop- und UCC-Infrastruktur. Punkt zwei ist für mich die Kompatibilität. Ist mein Videokonferenzsystem kompatibel mit dem System meines Geschäftspartners, Kollegen oder Kunden? Kann ich an meinem Arbeitsplatz bereits erkennen, ob mein Gesprächpartner über die technischen Vorraussetzungen verfügt, mit mir eine Videokonferenz durchzuführen? Und last but not least die Qualität. Ist die Qualität der Videodarstellung ausreichend, Gestik und Mimik meiner Gesprächspartner erkennen zu können oder sehe ich doch nur eine Weitwinkelaufnahme eines Konferenzraums mit schemenhaft abgebildeten Figuren?

(Autor: Annika Sydow)