Serialisierung von Waren: 10 Tipps für die Einführung eines Track & Trace-Systems

Neben enormen finanziellen Schäden für Wirtschaft und Steuerbehörden beschädigen Produktfälschungen auch das Image von Unternehmen und senken das Vertrauen der Verbraucher in ihre Marken. Zudem sind gesundheitliche Risiken nicht auszuschließen. Ein probates Mittel, um Produktpiraterie zu bekämpfen, ist die Serialisierung von Waren über die komplette Supply Chain hinweg. Die technologische Basis bildet ein Track & Trace-System. Damit lassen sich Produkte aller Art entlang des gesamten Produktions- und Lieferprozesses bis hin zur Übergabe an den Kunden transparent und lückenlos verfolgen. Folgende zehn Best-Practice-Tipps zeigen, was bei der Einführung eines Track & Trace-Systems zu beachten ist.

1. Betrachten Sie die Prozesse der Supply Chain im Detail

Bevor Sie ein Track & Trace-System einführen, sollten Sie sich darüber Klarheit verschaffen, an welcher Stelle der Lieferkette Sie ansetzen: während der Produktion, bei der Verpackung oder als Teil des Logistikprozesses? Ist das System zum Beispiel bereits in Produktionsprozesse integriert, können Sie ebenfalls serialisierte Einzelteile oder Baugruppen, die Sie von Zulieferern beziehen, im Falle etwaiger Mängel direkt austauschen und so die Qualität Ihres eigenen Produkts sicherstellen.

2. Evaluieren Sie spezielle Prozessanforderungen bei der Serialisierung

Je nachdem, um welche Produkte es sich handelt, sind prozessrelevante Anforderungen zu beachten, die sich unmittelbar auf die Supply Chain auswirken. Im Falle verderblicher oder tiefgekühlter Waren müssen Sie eine lückenlose Kühlkette über die gesamte Supply Chain hinweg sicherstellen. Dieser Notwendigkeit ist auch bei der Serialisierung Rechnung zu tragen.

3. Definieren Sie betroffene Akteure und ihre Verantwortlichkeiten

Die Einführung eines Track & Trace-Systems ist ein interdisziplinäres Projekt. Daran wirken in der Regel nicht nur Ihre Mitarbeiter aus Marketing, IT, Produktion, Logistik, Qualitätssicherung, Einkauf und Finance mit. Üblicherweise sind auch externe Partner wie Zulieferer oder Lohnfertiger beteiligt. Darum sollten Sie die jeweiligen Zuständigkeiten klar definieren und Ihre Partner vertraglich in die Pflicht nehmen, etwa über eine Dienstleistungsvereinbarung (Service Level Agreement, kurz: SLA).

4. Serialisierung: Überprüfen Sie etwaige Prozessoptimierungen

Damit die geforderte Serialisierung so effizient wie möglich vonstattengeht, ist es ratsam, Prozesse durchgängig zu betrachten. Es stellt sich zum Beispiel die Frage, in welchem Zustand Produkte idealerweise zu kennzeichnen sind: als Einzelteil? Oder aggregiert zu einem größeren Gebinde wie einer Sammelverpackung oder Palette? Es ist oftmals effizienter, zu kennzeichnende Produkte zu größeren Einheiten zusammenzufassen.

5. Orientieren Sie sich an bewährten Standards bei der Serialisierung

Damit die geforderte Produktserialisierung so effizient wie möglich gelingt, können Sie gängige Standards nutzen. EPCIS (Electronic Product Code Information Services) zum Beispiel ist ein bewährter Standard, der Schnittstellen für die Erfassung und Abfrage nicht nur von Dokumenten wie Rechnungen oder Lieferavis spezifiziert, sondern auch für einzelne, aggregierte oder kommissionierte Objekte.

6. Stellen Sie herstellerunabhängige Erfassungsgeräte bereit

Hardware ist ein Faktor, den Sie nicht unterschätzen sollten. Damit ein modernes Warehouse das Maximum an Effizienz stiftet, muss die verwendete Hardware einwandfrei funktionieren. Sorgen Sie dafür, dass herstellerunabhängige Geräte wie Scanner, Smartphones und Tablets über die gesamte Supply Chain hinweg vorhanden und mit aktuellen Software-Versionen ausgestattet sind.

7. Serialisierung: Gehen Sie sorgfältig mit kennzeichnungsrelevanten Daten um

Um die geforderte Kennzeichnung auf der Verpackung anzubringen, gibt es verschiedene Optionen – was sich unter Umständen negativ auf das Verpackungsdesign auswirken kann. Darum sollten Sie für jedes einzelne Produkt definieren, wie es zu kennzeichnen ist, um die regulativen Anforderungen heute und in Zukunft optimal zu erfüllen. Dazu gehört auch, dafür Sorge zu tragen, dass sich das Erkennungsmerkmal nicht einfach entfernen lässt.

8. Integrieren Sie die Track & Trace-Lösung mit relevanten Drittsystemen

Um Warenflüsse über die gesamte Lieferkette End-to-End dokumentieren zu können, ist es erforderlich, die Track & Trace-Lösung nicht nur mit anderen Software-Lösungen, wie etwa ERP-, WMS-, Line-Management- und Produktionssteuerungssystemen, zu integrieren, sondern sie auch an die IT-Infrastruktur Ihrer Geschäftspartner anzubinden.

9. Stellen Sie Standard-Schnittstellen für die Serialisierung bereit

Am einfachsten bewerkstelligen Sie die notwendige Systemintegration über standardisierte Schnittstellen. So verknüpfen Sie nicht nur Ihre eigenen Systeme mit der Track & Trace-Lösung, sondern auch die Ihrer externen Partner.

10. Nutzen Sie die Serialisierung zur Kundenbindung

Serialisierung lässt sich unter anderem auch für die Kundenbindung einsetzen. Sie ermöglicht, ein erworbenes Produkt und dessen Käufer direkt miteinander zu verknüpfen. Diese Informationen lassen sich in Kundenbindungsprogrammen zum Beispiel für kundenindividuelle Just-in-Time-Promotions nutzen.

Die vorgestellten zehn Tipps zeigen, dass Projekte der Serialisierung äußerst vielschichtig sind. Es braucht neben der richtigen Soft- und Hardware auch weitreichendes Fachwissen, große Erfahrung und langjährige Kontakte zu den Regulierungsbehörden. Erfahrungsgemäß sind derart komplexe Projekte zur Serialisierung mit eigenen Bordmitteln kaum zu stemmen. Darum ist es ratsam, mit einem spezialisierten Dienstleister zusammenzuarbeiten, der Unternehmen ganzheitlich berät – auch im Hinblick auf technologische sowie regulatorische Aspekte – und die Einführung einer Serialisierungslösung durchgängig begleitet.

Weitere Informationen zu Serialisierungslösungen bietet das Whitepaper „Produktserialisierung schützt vor Fälschungen“ von Arvato Systems.

Über den Autor: Carl-Rainer Stetter ist Experte für Fälschungssicherheit bei Arvato Systems.

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