Steuervereinfachungsgesetz bringt nicht nur Erleichterungen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on xing
Share on whatsapp
Share on email
Share on print

Steuervereinfachungsgesetz bringt nicht nur Erleichterungen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on xing
Share on whatsapp
Share on email
Share on print
steuern

Seit dem 1. Juli 2011 können Unternehmen ihre Rechnungen ohne qualifizierte digitale Signatur elektronisch versenden. Das sieht das Steuervereinfachungsgesetz vor. Eine einfache Word-Datei ohne Unterschrift per E-Mail versendet ist demnach ausreichend. „Was auf den ersten Blick nach Vereinfachung aussieht, birgt zahlreiche organisatorische Herausforderungen und rechtliche Fragen“, sagt Achim Kauffmann Geschäftsführer First Businesspost (1stbp), ein Dienstleister im Bereich e-Invoicing.

Unternehmen steht ab sofort – neben dem EDI-Verfahren und qualifizierten signierten Rechnungen – eine dritte Möglichkeit zur Verfügung, Rechnungen elektronisch zu übermitteln: Der einfache Versand via E-Mail, vorausgesetzt, der Empfänger ist damit einverstanden. Die Zustimmung ist entweder explizit aktiv einzuholen oder gilt implizit per Duldung, also Annahme und Bezahlung. Der Empfänger muss jedoch, um den Vorsteuerabzug der Rechnung geltend machen zu können, mittels eines Kontrollsystems die Integrität und Authentizität der Rechnung sicherstellen. Wie das konkret auszusehen hat, hat der Gesetzgeber jedoch nicht definiert.

Hier wäre in jedem Fall eine Verfahrensdokumentation sinnvoll. Stellt ein Betriebsprüfer aber fest, dass die Verfahrensdokumentation nach seiner Meinung unzureichend ist, kann er den Vorsteuerabzug für alle elektronischen nicht signierten Rechnungen streichen. Schließlich sind dann Authentizität und Integrität aller über diesen Kanal empfangenen Belege in Frage gestellt.

Elektronisch empfangene Rechnungen müssen nach dem Gesetz  für zehn Jahre elektronisch archiviert werden. Damit die Lesbarkeit über diesen langen Zeitraum gewährleistet ist, müssen sie in ein langzeitstabiles Format konvertiert werden, was bei Dateien z.B. mit Word / Excel oder PDF Dateien mit aktiven Java-Inhalten, zu Schwierigkeiten führen kann.

Eine weitere Herausforderung ist die Datenerfassung  beim Empfänger.  Im Vergleich zum papierbasierten Pendant entfällt zwar die Digitalisierung; eine automatische Übernahme der Daten und deren Verarbeitung wie beim EDI-Verfahren ist nach wie vor jedoch nicht gegeben.

Darüber hinaus muss der Empfänger die Rechnungen auf Viren etc. scannen. Bei öffentlich kommunizierten E-Mail-Adressen für den Rechnungseingang ist mit hohem  Spamaufkommen und manueller Überprüfung der E-Mails zu rechnen. Hinzu kommt, dass  die Übertragung von E-Mails als Übertragungsprotokoll nach wie vor mit der Unsicherheit behaftet ist, dass der Empfang nicht oder nur bedingt nachgewiesen werden kann.

Schließlich muss der Empfänger für den elektronischen Rechnungsempfang zunächst organisatorische Rahmenbedingungen schaffen, die u.a. folgende Fragen beantworten: „Über welche E-Mail-Postfächer werden Rechnungen angenommen?“ „Wie wird sichergestellt, dass nicht im E-Mail-Postfach eines Mitarbeiters während dessen Abwesenheit Rechnungen schlummern, die dann als bereits zugestellt gelten?“ „Wie werden doppelt versendete Rechnungen, z.B. an rechnungseingang(at)kunde.de und mitarbeiter(at)kunde.de verarbeitet?“.

Achim Kauffmann fasst zusammen: „Für kleine und mittelständische Unternehmen kann der Rechnungsversand ohne qualifizierte elektronische Signatur eine unbürokratische, praktikable Lösung darstellen. Die bis dato noch nicht vorhandene Definition der Ausgestaltung von Kontrollsystemen ist allerdings ein nicht zu unterschätzender Faktor. Großunternehmen bietet er keinen Mehrwert, da die Datenerfassung – quasi analog Papier – weiterhin geleistet werden muss. Für diese Unternehmen sind Lösungen, die auf EDI basieren, weitaus zielführender, da sie die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format erhalten, die sie automatisch verarbeiten können.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on xing
XING
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
E-Mail
Share on print
Drucken

Ihre Meinung zum Artikel

Abonnieren
Benachrichtige mich bei
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Andere Leser haben sich auch für die folgenden Artikel interessiert

Eine IT-Infrastruktur mit vielen Schnittstellen, in die Jahre gekommene Bestandssysteme, hoher Zeitaufwand bei der Anbindung neuer Online-Vertriebskanäle und die Datenflut: CIOs und IT-Leiter stehen heute vor großen Herausforderungen, zugleich werden ihre Rollen durch die digitale Transformation immer wichtiger.

Redaktionsbrief

Tragen Sie sich zu unserem Redaktionsbrief ein, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Wir wollen immer besser werden!

Deshalb fragen wir SIE, was Sie wollen!

Nehmen Sie an unserer Umfrage teil, und helfen Sie uns noch besser zu werden!

zur Umfrage

Aktuelle Ausgabe

Topthema: Fashion commerce

Wann jetzt handeln gefragt ist

Mehr erfahren

Tragen Sie sich jetzt kostenlos und unverbindlich ein, um keinen Artikel mehr zu verpassen!

    * Jederzeit kündbar

    Entdecken Sie weitere Magazine

    Schön, dass Sie sich auch für weitere Fachmagazine unseres Verlages interessieren.

    Unsere Fachtitel beleuchten viele Aspekte der Digitalen Transformation entlang der Wertschöpfungskette und sprechen damit unterschiedliche Leserzielgruppen an.