Stimmen die Zahlen? Beleg macht Bilanz

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100 000 Papierbelege pro Tag – Zur Kosteneinsparung testen viele Institute zur Zeit die besten Lösungen für eine automatisierte Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Der Überweisungsbeleg aus Papier stirbt so schnell nicht aus – trotz Online-Banking und der Möglichkeit, Überweisungsformulare direkt am Automaten elektronisch auszufüllen.

So suchen vorausschauende Bankmanager für die ungeliebten Papierbelege, darunter auch Lastschriften oder Schecks, eine innovative Lösung für die kommenden Jahre. Qualität in der Verarbeitung sämtlicher Belegarten wird zum Faktor im Wettbewerb um Kundenzufriedenheit einerseits und günstige Kostenstrukturen andererseits: Ein falsch verarbeiteter Beleg verärgert den Kunden nicht nur, der Vorfall bewirkt auch einen erheblichen Vertrauensverlust. Institutsintern beansprucht jede Reklamation eine beachtliche Bearbeitungszeit und kostet damit teure Ressourcen.

Zudem sollte das Zahlungsverkehrssystem einer modernen Bank langfristig auf sich verändernde Rahmenbedingungen (wie z. B. SEPA) flexibel reagieren können, denn auch dies ist eine Voraussetzung, um im permanenten Wettbewerb vorn zu bleiben. Unterstützung bieten hier vollautomatische Lösungen für die Massenverarbeitung von Zahlungsbelegen. So kann selbst ein Aufkommen von über 100 000 Belegen am Tag effizient bewältigt werden.

Gerade beim Zahlungsverkehr kommt es auf zeitnahe, tagesaktuelle Buchungen an. Die besondere Herausforderung dabei: eine durchsatzstarke und gleichzeitig fehlerfreie Belegverarbeitung zu gewährleisten. Deshalb setzen die Geldinstitute heute auf einen weitgehend automatisierten Workflow – vom Scannen und Interpretieren der Daten über die Korrektur und Prüfung bis hin zur Weiterleitung an nachgelagerte Buchungssysteme und elektronische Archive.

Dabei müssen die eingesetzten Lösungen die ganze Bandbreite an Formularen erkennen wie Sammel-, SEPA- und Standard-Überweisungen, Überweisungen mit prüfzifferngesichertem Verwendungszweck, Lastschriften, Spenden, Lose, Schecks (ISE-Eingang und ISE-Ausgang), Reiseschecks sowie Zahlungsaufträge für Auslandsüberweisungen (Z1).

Kosten sparen mit effizienter Lösung

Nach dem Scannen erfolgt die weitere Bearbeitung der Papierbelege anhand ihres digitalen Bildes. Mittels optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition – OCR) werden die verschiedensten Hand- und Maschinenschriften auf den Dokumenten erfasst. Entscheidend für eine zeitnahe und wirtschaftliche Bearbeitung ist dabei nicht zuletzt die Frage, wie viele Belege der Korrektur bedürfen. Dazu arbeiten aktuelle Lösungen mit einer stufenweisen Belegerkennung: Zunächst wird die Belegart selbst (Überweisung, Scheck, Los, etc.) identifiziert, im zweiten Schritt lassen sich die Einträge in den einzelnen Feldern ermitteln. Eine speziell für den Zahlungsverkehr optimierte Zeichenerkennungs-engine reduziert dabei Lesefehler (Substitutionen) und nicht lesbare Zeichen (Rejects) auf ein Minimum. Zudem verringern mehrfache Korrekturschleifen die Anzahl der Fehler deutlich, so dass auch die Zahl der zeitaufwändigen und arbeitsintensiven Reklamationen erheblich zurückgeht.

Nach der Datenerfassung wird anhand von Plausibilitätsprüfungen erst einmal validiert. Dazu werden z. B. die erfassten Daten mit vorhandenen Datenbeständen abgeglichen oder Empfänger-Kontonummern durch institutsspezifische Prüfzifferberechnungsmethoden auf ihre Richtigkeit geprüft. Mit Hilfe der Konsistenzprüfung lässt sich die korrekte Reihenfolge der Belege eines Stapels kontrollieren. Der Anwender kann bei Bedarf das ganze Paket oder einzelne Belege stornieren und so von der weiteren Verarbeitung ausschließ;en.

Die Korrektur der einzelnen Belege ist mit nur wenigen Handgriffen auf der Tastatur erledigt: So platziert sich der Cursor automatisch im jeweils zu korrigierenden Feld direkt an der fraglichen Stelle. Feld- und Belegwechsel erfolgen ergonomisch ohne zeitraubendes Wechseln von Tastatur zu Maus. Um Fehleingaben zu vermeiden, erfolgt bereits während der Korrektur eine erneute Prüfung auf Plausibilität. Auch Summendifferenzen zwischen Sammlerformularen und Belegen kann der Anwender über eine Korrekturmaske beseitigen. Das Workflow-System, das für eine gleichmäß;ige Auslastung der Korrekturarbeitsplätze sorgt und durch einen hohen Grad an Parallelisierung Leerlaufzeiten vermeidet, sorgt noch einmal für ein Mehr an Effizienz.

Weitere Einsparungsmöglichkeiten bietet die Einführung von Remote-Korrekturen, die ortsunabhängig an beliebigen, nicht auf Deutschland beschränkten Standorten durchgeführt werden. Dazu werden die entsprechenden Arbeitsplätze an den Hauptstandort angebunden. Über spezielle Korrekturdialoge bearbeiten die Mitarbeiter, die für diese Aufgaben keinerlei Bank-Fachkenntnisse und bei numerischen Feldern auch keine Deutschkenntnisse benötigen, lediglich einzelne Felder eines Belegs, was eine besonders schnelle Abwicklung und hohe Datensicherheit garantiert. Anschließ;end empfängt der Hauptstandort die Ergebnisse und ordnet die korrigierten Felder automatisch den Belegen zu. Am Hauptstandort müssen dann nur noch Belege mit logischen Fehlern die Korrektur durchlaufen.

Flexible Bearbeitung aller Belegarten garantiert

Am Ende des Korrektur- und Prüfprozesses stehen strukturierte ASCII-Dateien, die an das Buchungssystem abgegeben werden – je nach Bedarf mehrfach am Tag oder zu Verarbeitungsschluss. Im Archivsystem werden neben den reinen Textdaten auch die Bilddaten der Belege abgelegt. Den sicheren Datenzugriff regelt ein Rollensystem. Skalierbare Systeme unterstützen sowohl die Bearbeitung kleiner Belegaufkommen als auch solche von hunderttausenden Belegen pro Tag.

(Autor: Annette Schmidt, IT-Journalistin bei Wortfinder)

Info: www.epatos.de

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