Telefonkonferenzen: Kostengünstige Alternative zu Präsenz-Meetings

Morgens um sieben Uhr an einem Flughafen in Deutschland. Müde Geschäftsleute hetzen zu den Schaltern und durch die langen Gänge. Ihr Ziel: Ein Meeting in London, Paris oder auch New York. Endlich in der Luft arbeiten sie noch schnell an den letzten Folien der Präsentation. Am Zielort angekommen, geht es mit dem Taxi direkt in den Konferenzraum. Nach dem Meeting schnell ins Hotel oder zurück zum Flughafen, an die Schlange vor den Schaltern, in den Flieger Richtung Heimatstadt. Die damit verbundenen Kosten sind enorm. Zahlen des Verbandes Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) von 2013 belegen, dass eine Geschäftsreise im Schnitt doppelt so teuer ist wie ein durchschnittlicher Urlaub. Der Großteil davon fließt in die Übernachtung und in den Flug, jeweils knapp 25 Prozent. Hinzu kommen Personalkosten, die sich bei Fachkräften und Managern schnell zu vierstelligen Beträgen pro Reise addieren.

Telefonkonferenzen: flexibel, kostengünstig und effizient

Kostengünstiger und effektiver geht es mit Telefonkonferenzen von Qualitätsanbietern. Diese haben den Vorteil, dass Mitarbeiter ausgeschlafen in ein (Telefon-)Meeting gehen können – Abflugzeiten um sieben Uhr morgens sind dadurch immer seltener notwendig. Denn ein Großteil der Präsenzmeetings lässt sich problemlos durch Telefonkonferenzen ersetzen. Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) belegt, dass Audiomeetings sogar schneller und effizienter zu Ergebnissen führen. Und auch im Vergleich mit sogenannten Social Collaboration Lösungen haben telefonische Sofortkonferenzen die Nase vorn: Denn hierfür braucht ein Teilnehmer weder einen Internetanschluss noch muss er eine komplizierte Software installieren – er benötigt lediglich ein Mobiltelefon oder einen Festnetzanschluss.

So finden Sie den passenden Anbieter

Das Angebot an Dienstleistern für Telefonkonferenzen ist groß. Auf welche Punkte sollten Unternehmen also bei der Auswahl achten? Wie lässt sich die Spreu vom Weizen trennen? Für Unternehmen ist es nicht einfach, sich in der Masse der Telefonkonferenzanbieter zurechtzufinden. Gerade Festnetz-Provider erheben für ihre Konferenzangebote teilweise erhebliche Grundgebühren und binden Kunden mit langfristigen Verträgen. Auch viele auf dem Internet-Protokoll (IP) basierende Web- und Videokonferenzangebote ziehen Anwender mit trickreichen Gebühren- und Vertragsbedingungen über den Tisch. Und bei so manchem scheinbar günstigen Nischenanbieter muss der Nutzer Einbußen in Sprachqualität, Funktionsumfang und Verfügbarkeit akzeptieren.

Diese Einschränkungen sind ebenso lästig, wie aufwändige Vorbereitungen. Etwa, dass jeder Konferenzteilnehmer eine Software installieren oder sogar einen eigenen Account anlegen muss. In Zeiten der Datenspionage schreckt das viele Nutzer zu Recht ab. Und bevor es dann endlich losgehen kann, folgt häufig ein weiterer Schritt: die gegenseitige Autorisierung der Gesprächsteilnehmer über Kontaktanfragen und -bestätigungen. Dieser mitunter sehr aufwändige Prozess blockiert nicht nur den spontanen Austausch über Unternehmensgrenzen hinweg. Häufig verstößt die Installation von Drittsoftware auch gegen die Regeln der IT-Sicherheit und Compliance eines Unternehmens. So wird die vermeintlich effiziente Zusammenarbeit schnell zum verwaltungsintensiven Selbstzweck.

Um das zu vermeiden, sollten Unternehmen bei der Auswahl des Anbieters einige Kriterien beachten:

1. Vorbereitung: Anmeldung und Registrierung sollten möglichst einfach und schnell abgeschlossen sein. Meiden Sie Anbieter, die Ihre Anschrift und möglicherweise gleich die Bankverbindung verlangen. In den meisten Fällen sollte eine gültige E-Mail-Adresse ausreichen.

2. Tonqualität: Recherchieren Sie, über welche Leitung die Telefonkonferenzen abgehalten werden. Idealerweise nutzt der Anbieter die gleichen Leitungen wie die Ihres Festnetzanschlusses. So können Sie Sofortkonferenzen in Festnetzqualität organisieren.

3. Vertragsbindung und Mindestabnahme: Wählen Sie einen Telefonkonferenzdienst ohne Vertragsbindung aus. Achten Sie zudem darauf, dass Sie lediglich die Minuten bezahlen, die Sie wirklich vertelefonieren. Auf Mindestabnahme-Angebote sollten Sie sich nicht einlassen.

4. Minutenpreise: Die Preise für Telefonkonferenzen variieren stark. Meist können Sie das bereits an der Einwahlnummer erkennen. Wenn diese mit der Vorwahl 01803 startet, kostet der Konferenzanruf für jeden Teilnehmer nur 9 Cent pro Minute. Teurer sind hingegen Vorwahlen mit Endziffern höher als 3: So kostet die Verbindung zu 01805- und 01807-Nummern schon 14 Cent die Minute.

5. Extrakosten: Bei einigen Anbietern verursacht bereits die Anmeldung für den Service Gebühren. Daher sollten Sie bei der Auswahl gezielt auf versteckte Extrakosten achten. Setzen Sie lieber auf einen Anbieter mit kostenfreier Registrierung und PIN-Zuteilung.

6. Abrechnung: Eine Extrarechnung bedeutet zusätzlichen Aufwand. Daher ist es praktisch, wenn der Anbieter über die normale Telefonrechnung abrechnet. So müssen Sie zudem Ihre Bankdaten nicht bei einer weiteren Firma hinterlegen.

7. Technik: Wählen Sie gezielt einen Anbieter, bei dem Sie gleich von Ihrem Festnetzanschluss oder Mobiltelefon lostelefonieren können – ohne lange Wartezeit und ohne komplizierte Software-Installation. Dafür werden Ihnen auch die weiteren Teilnehmer der Telefonkonferenz dankbar sein.

8. Zusatzfunktionen: Achten Sie auf praktische Zusatzfunktionen, die kostenlos auch mit einem Basiszugang verfügbar sein sollten: beispielsweis das Stummschalten von anderen Teilnehmern oder sich selbst, die Ansage der Teilnehmernamen oder auch das Aufzeichnen der Gespräche. Weitere kostenfreie Funktionen wie zusätzlich Webkonferenzen können auch von Vorteil sein.

In den meisten Fällen reicht eine Audiokonferenz aus – eine Video- oder Chatfunktion ist bei einem Großteil der Meetings überflüssig. Vielmehr sollten Telefonkonferenzen möglichst unkompliziert durchzuführen sein – ohne langwierige Vorbereitungen. Auch auf Zuverlässigkeit und Qualität sollten Sie achten.

Ein Telefonkonferenz-Service ohne Vertragsbindung und feste Grundkosten eignet sich für jedes professionelle Umfeld, für Unternehmen jeder Größe und Branche: Sie verfügen damit über professionelle Konferenzschaltungen, die kaum teurer sind als gewöhnliche Telefongespräche.