Enterprise Content Management (ECM)

Unternehmensweites Management von Informationen strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Provenienz. Alle Unternehmensinformationen sollen auf einer einheitlichen Plattform genutzt werden können. Hauptaufgabe eines ECM-Systems ist das systematische Management der geschäftlichen Informationen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die zentrale Verwaltung von Dokumenten, medienneutrale Datenhaltung, nahtlose Integration in Prozesse und die Unterstützung relevanter Ausgabemedien gehören zu den wesentlichen Aspekten.

Eine der wichtigsten Fragen bei der Digitalisierung: Wie schütze ich meine Daten? Immer mehr Prozesse sind digital, Mitarbeiter erhalten immer wieder neue Nutzerkonten und Zugangsdaten für neue Programme. Unternehmen setzen dabei häufig auf Passwörter, um die Sicherheit zu gewährleisten. Welche alternativen Möglichkeiten es gibt, erklärt der IT-Experte Marco Föllmer in seinem Gastbeitrag.
Fehlende Unterschriften bringen Geschäftsprozesse ins Stocken. Durch Einführung digitaler Signaturen können langwierige Vertriebsprozesse beschleunigt und die Anzahl von Geschäftsabschlüssen erhöht werden. Doch bisher kommen sie wenig in deutschen Unternehmen zum Einsatz. Warum es höchste Zeit ist, das zu ändern, erklärt Stephan Vanberg von FP Sign.

Neue Technologien mit künstlicher Intelligenz stoßen nun auf verstärktes Interesse im HR-Bereich. So wird unter anderem diskutiert, wie intelligente Tools das Recruiting unterstützen können. In der Praxis ist jedoch der Großteil der Personalabteilungen noch nicht darauf vorbereitet. Viel Zeit wird nach wie vor für administrative Aufgaben aufgewendet, wie das Suchen, Bearbeiten und Ablegen von Papierdokumenten. Wichtige Aufgaben, zum Beispiel eine Recruiting-Strategie umsetzen, kommen dabei zu kurz.

Mit seinen manuellen, ineffizienten und kostenintensiven Prozessen ist die Kreditorenbuchhaltung ein idealer Ausgangspunkt für die digitale Transformation durch Enterprise Content Management. Mit einer ECM-Lösung können Finanzprozesse wie Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsverwaltung optimiert werden. Zugleich werden auch andere Bereiche wie Vertragsmanagement, Personalwesen und Auftragsabwicklung unterstützt.

Die Digitalisierung hat als wesentlicher Bestandteil des täglichen Lebens auch eine digitale Transformation der Geschäftswelt hervorgerufen: Prozesse werden automatisiert, der Datenaustausch und das Datenmanagement erheblich erleichtert und Unternehmen profitieren von Zeiteinsparung und Rentabilitätssteigerungen. Insbesondere für die Kundenbeziehungen ist die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung.

Unter dem Motto "ELO makes the difference" wird sich ELO Digital Office auf der ECM World in Düsseldorf vom 15. bis 16. September 2015 präsentieren. Der Schwerpunkt der Konferenz lautet in diesem Jahr "Digitale Arbeitswelt – Mit ECM die digitale Zukunft erfolgreich gestalten". ELO wird am Stand D07 neben der ELO ECM-Suite 9 auch Tools zu Big Data, Collaboration und Mobility zeigen.
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