Enterprise Content Management (ECM)

Unternehmensweites Management von Informationen strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Provenienz. Alle Unternehmensinformationen sollen auf einer einheitlichen Plattform genutzt werden können. Hauptaufgabe eines ECM-Systems ist das systematische Management der geschäftlichen Informationen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die zentrale Verwaltung von Dokumenten, medienneutrale Datenhaltung, nahtlose Integration in Prozesse und die Unterstützung relevanter Ausgabemedien gehören zu den wesentlichen Aspekten.

Wer Digital Asset Management einführen möchte, muss viele Interessen zusammenführen. Für ein erfolgreiches DAM-Projekt ist es nicht nur wichtig, das richtige Tool in Zusammenarbeit mit dem Partner auszuwählen, auch die Qualität der Assets und die Akzeptanz der User sind entscheidend.
Eine der wichtigsten Fragen bei der Digitalisierung: Wie schütze ich meine Daten? Immer mehr Prozesse sind digital, Mitarbeiter erhalten immer wieder neue Nutzerkonten und Zugangsdaten für neue Programme. Unternehmen setzen dabei häufig auf Passwörter, um die Sicherheit zu gewährleisten. Welche alternativen Möglichkeiten es gibt, erklärt der IT-Experte Marco Föllmer in seinem Gastbeitrag.
Fehlende Unterschriften bringen Geschäftsprozesse ins Stocken. Durch Einführung digitaler Signaturen können langwierige Vertriebsprozesse beschleunigt und die Anzahl von Geschäftsabschlüssen erhöht werden. Doch bisher kommen sie wenig in deutschen Unternehmen zum Einsatz. Warum es höchste Zeit ist, das zu ändern, erklärt Stephan Vanberg von FP Sign.

Neue Technologien mit künstlicher Intelligenz stoßen nun auf verstärktes Interesse im HR-Bereich. So wird unter anderem diskutiert, wie intelligente Tools das Recruiting unterstützen können. In der Praxis ist jedoch der Großteil der Personalabteilungen noch nicht darauf vorbereitet. Viel Zeit wird nach wie vor für administrative Aufgaben aufgewendet, wie das Suchen, Bearbeiten und Ablegen von Papierdokumenten. Wichtige Aufgaben, zum Beispiel eine Recruiting-Strategie umsetzen, kommen dabei zu kurz.

Mit seinen manuellen, ineffizienten und kostenintensiven Prozessen ist die Kreditorenbuchhaltung ein idealer Ausgangspunkt für die digitale Transformation durch Enterprise Content Management. Mit einer ECM-Lösung können Finanzprozesse wie Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsverwaltung optimiert werden. Zugleich werden auch andere Bereiche wie Vertragsmanagement, Personalwesen und Auftragsabwicklung unterstützt.

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