Ungebrochen auf dem Vormarsch – e-Invoicing Netzwerke

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Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist auf dem Vormarsch – nicht nur, was den Standard der zugrunde liegenden Technologie betrifft, sondern mittlerweile auch in Sachen Akzeptanz auf Seite der Kunden.

Grund genug, sich die aktuellen Lösungen und das Potenzial, das e-Invoicing vor allem in der nahen Zukunft innewohnt, einmal näher anzusehen. e-Invoicing ist beileibe keine neue Technologie. In der einen oder anderen Form existiert sie bereits seit rund 20 Jahren. Electronic Data Interchange (EDI) war die erste e-Invoicing-Technologie, die von sich Reden machte, und sie existiert immer noch, vornehmlich jedoch nur im Einsatz zwischen groß;en Handelspartnern. Das liegt daran, dass sie vergleichsweise hohe Hard- und Softwarekosten verursacht und darüber hinaus keine direkte Kommunikation zwischen verschiedenen ERP-Systemen ermöglicht. EDI hat jedoch klar die Vorteile des papierlosen Rechnungsversands aufgezeigt und damit eine wichtige Grundlage für die Akzeptanz elektronischer Rechnungen geschaffen.

Wahres e-Invoicing sollte auch nicht verwechselt werden mit den Scanning und OCR (Optical Character Recognition) Technologien. Dabei werden nämlich Papierrechnungen nach Eingang für die interne Weiterverarbeitung einscannt. Billentis definiert in seiner Marktstudie von 2009 e-Invoicing wie folgt:

“Unter e-Invoicing versteht man den Versand, den Empfang und die Archivierung von Rechnungen im elektronischen Format ohne die Notwendigkeit von Papierrechnungen für die rechtliche Anerkennung und den Vorsteuerabzug. Das Einscannen eingehender Papierrechnungen oder aber der Austausch elektronischer Rechnungs-informationen bei gleichzeitigem Versand der papierbasierten Originale fällt hingegen nicht unter den Begriff ‚elektronischer Rechnungsversand'”.

Der springende Punkt bei wahrem e-Invoicing heutzutage besteht also darin, dass die Rechnung völlig ohne Papier auskommt, vom Versand durch den Rechnungssteller an über den gesamten Lauf bis zur Bezahlung. e-Invoicing-Lösungen der neuen Generation erlauben den Datenaustausch unabhängig von Systemen und Formaten und ermöglichen Unternehmen jeder Größ;enordnung, von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsverarbeitung zu profitieren. Wichtig ist dabei, dass die elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug sämtliche vom Gesetzgeber definierten Pflichtangaben enthält, und dass Echtheit der Herkunft (Authentizität) und Unversehrtheit (Integrität) der Daten anhand einer qualifizierten elektronischen Signatur nachgewiesen werden können.

Vorteile für Rechnungsempfänger

Rechnungsempfänger versprechen sich vom e-Invoicing also berechtigterweise eine ganze Reihe von Vorteilen, angefangen bei den optimierten Prozessen in der Kreditorenbuchhaltung, über mehr Effizienz, Kostenersparnis, höhere Prozesstransparenz bis hin zu besserer Cashflow-Kontrolle. Und in der Tat öffnen sich seit einigen Jahren mehr und mehr Rechnungsempfänger, von Dax-Unternehmen bis hin zu groß;en mittelständischen Firmen, gegenüber e-Invoicing. Damit sich die Umstellung rentiert, ermutigen sie ihre Lieferanten – oft bestehen sie auch darauf und fordern es – ihre Rechnungen elektronisch zu übermitteln.

Aus Sicht der Rechnungssteller ist die Frage gerechtfertigt, “Was springt für mich dabei raus?”. Es gibt messbare und zweifellos attraktive Vorteile für sie, obgleich viele Zulieferer-Unternehmen zunächst einmal sehr zurückhaltend auf e-Invoicing reagieren, da sie davon ausgehen, dass die Umstellung mit Abweichungen von ihren normalen Rechnungsprozessen verbunden ist. Und das um lediglich den Anforderungen von einem oder zwei Kunden zu entsprechen.

Diese Veränderungen im Prozess der Rechnungsstellung sind mit ein Grund, warum EDI, das zu seiner Zeit als die Technologie der Zukunft betrachtet wurde, niemals weitläufige Akzeptanz erfahren hat. Denn mit EDI und ähnlichen Herangehensweisen an e-Invoicing diktieren Rechnungsempfänger ein bestimmtes Rechnungsformat und verlangen von ihren Lieferanten, sich daran anzupassen. Ein Rechnungssteller muss damit für verschiedene Kunden unterschiedliche Formate bereitstellen. Das ist ein kostspieliges Unterfangen, das signifikante Ressourcen in den IT-Abteilungen bindet und fortlaufende Aufmerksamkeit des Personals in der Debitorenbuchhaltung erfordert.

e-Invoicing heute

Heutzutage gibt es weitaus flexiblere e-Invoicing-Lösungen. Die Einführung der e-Invoicing-Netzwerke, die es Rechnungsstellern erlaubt, ihre Rechnungen in jedem beliebigen elektronischen Format zu senden, machen den Übertragungsprozess praktisch völlig schmerzlos. Diese Netzwerke können Rechnungsdaten von SAP-Systemen genauso annehmen und verarbeiten wie die von kleineren Buchhaltungsprogrammen. Teilweise werden sogar Webformulare angeboten, in die Rechnungsbestandteile online eingegeben werden können.

Das läuft in der Regel so ab, dass die Daten des Rechungsstellers zunächst in das vom Rechnungsempfänger gewünschte Format konvertiert und um sämtliche – nicht buchungsrelevante – Daten ergänzt werden, die dem Rechnungsempfänger eine automatisierte Verbuchung in seinem System ermöglichen. Die Konfiguration für die Ergänzung erfolgt kundenspezifisch. Schließ;lich werden die Daten validiert um sicher zu stellen, dass sie vollständig und – entsprechend den hinterlegten Prüfkriterien – korrekt sind.

Die Systeme können im Idealfall so konfiguriert werden, dass bestimmte Felder auf Inhalte überprüft werden. Sollte beispielsweise das Feld für die Bestellnummer keine Angaben enthalten, obwohl es vom Rechnungsempfänger als Pflichtfeld definiert wurde, wird die Rechnung vom System zurück gewiesen und der Lieferant erhält eine Fehlermeldung. Bei Papierrechnungen wird ein solcher Fehler oft erst Tage später bemerkt, und die Nachfrage beim Lieferanten kostet nochmals unnötig Zeit und Ressourcen. Zahlen aus der Industrie belegen, das ungefähr jede vierte Rechnung unvollständig oder fehlerhaft ist und daher einer besonderen Behandlung bedarf.

Um die Umstellung auf e-Invoicing für Rechnungsempfänger so erfolgreich wie möglich und für Rechnungssteller so einfach wie möglich zu gestalten, bieten einige wenige Dienstleister ein so genanntes Lieferanten-Anbindungsprogramm an. Dabei werden Lieferanten von der Registrierung bis zum Versand der ersten elektronischen Rechnung über das Netzwerk betreut – oft sogar in deren Muttersprache.

Was also haben Lieferanten, deren Kunden auf e-Invoicing umstellen, zu erwarten? Zunächst einmal profitieren sie von einer zeitnahen und garantierten Rechnungszustellung innerhalb weniger Stunden. Vielleicht die wichtigste Änderung: In der Regel werden die Rechnungen durch die schnelle Übermittlung innerhalb weniger Stunden auch schneller bearbeitet und zur Zahlung freigegeben, was fristgerechte Bezahlungen begünstigt. Typischerweise wird die Bearbeitungszeit durch den Wegfall des Postweges und der Gefahr, dass die Rechnung die Kreditorenbuchhaltung erst auf unternehmensinternen Umwegen erreicht, um acht bis zehn Arbeitstage reduziert. Aufgrund des Netzwerkeffekts können Rechnungssteller jederzeit für den Versand an weitere Rechnungsempfänger frei geschaltet werden, sobald diese sich auf dem Netzwerk registriert haben.

“Grüne” Vorteile

In Zeiten des verstärkten Umweltbewusstseins ist vor allem auch der Verzicht auf Papier ein Aspekt, der beim e-Invoicing immer wichtiger wird. Ein Konzern, bei dem pro Jahr einige hunderttausend Rechnungen eingehen, hat mit einer enormen Menge Papier zu tun. Eine Verminderung oder gar völlige Vermeidung dieser Papierberge trägt nicht nur zum Erhalt von Bäumen bei, sondern spart auch Energie ein, die erforderlich ist, um das Papier herzustellen und zu transportieren.

Während Rechnungssteller diese “grünen” Vorteile nicht direkt auf der Gewinn-Seite verbuchen können, bleibt dennoch die Befriedigung, einen wertvollen Beitrag zum Erhalt von Natur und Umwelt geleistet zu haben.

Schlussfolgerung

Da e-Invoicing eine vom Rechnungsempfänger ausgehende Initiative ist, spielen die Rechnungssteller typischerweise eine eher passive Rolle. Einige Lieferanten, die positive Erfahrungen mit der Umstellung auf e-Invoicing bei einem bestimmten Kunden gemacht haben, werden oft bei ihren anderen Kunden geradezu missionarisch für den Einsatz dieser Technologie tätig.

(Autor: Markus Hornburg, OB10)

Info: http://www.ob10.com/

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