Unternehmen drohen Bußgelder bei grenzüberschreitenden Rechnungsprozessen

Sterling Commerce hat die Ergebnisse einer internationalen Studie vorgestellt. Die Untersuchung beschäftigt sich mit der Herangehensweise von Unternehmen bei der grenzüberschreitenden Rechnungsabwicklung.

Laut Umfrage können Kosten durch automatisierte Prozesse für länderspezifische Aufträge vor allem bei der Verarbeitung, der Archivierung und der Revision eingespart werden. Grund dafür sind vor allem die Eliminierung manueller Fehler bei der Rechnungsverarbeitung und die Verringerung der damit verbundenen Strafzahlungen.

Die Umfrage zeigt, dass im Durchschnitt

– jede Korrektur einer fehlerhaften Rechnung in Papierform Unternehmen 53,50 US-Dollar kostet.

– die Kreditorenbuchhaltung Rechnungen zu 35 Prozent in Papierform erhält.

– nur ein Viertel der Rechnungen automatisiert über elektronischen Wege versendet werden.

Die Studie wurde im Dezember 2009 von Forrester Consulting im Auftrag von Sterling Commerce durchgeführt und untersuchte Prozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie der Steuersysteme von Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 250 Millionen bis 5 Milliarden US-Dollar in den USA, Deutschland, Großbritannien Frankreich, Niederlande, Schweden, Spanien und Italien. Die untersuchten Unternehmen sind in den Branchen Herstellung, Handel, Kommunikation und Logistik tätig.

Bei fast der Hälfte der Unternehmen (49 Prozent) wurden in den vergangenen drei Jahren zwei oder mehr Wirtschaftsprüfungen durchgeführt. Von den befragten Unternehmen, bei denen eine Umsatzsteuerverprobung (VAT audit) erfolgte haben

– ein Drittel (34 Prozent) Strafen bei der Steuerbehörde zahlen müssen

– fast ein Viertel (24 Prozent) Bußgelder dafür zahlen müssen, weil sie sich nicht an die rechtlichen Vorgaben der Kunden gehalten zu haben.

Die Ergebnisse der Studie zeigen die Vorteile, die bei der Umstellung von einem manuellen und papierbasierten auf einen automatisierten elektronischen Rechnungsprozess entstehen:

– Kostenersparnis von 90 Prozent auf Kreditorenseite, weil manuell generierte Rechnungen im Durchschnitt 30 US-Dollar kosten, während vollautomatisierte durchschnittlich nur mit 3,50 US-Dollar pro Rechnungsprozess zu Buche schlagen

– Kostenersparnis von 44 Prozent auf Debitorenseite, wo die Bearbeitung manuell erstellter Rechnungen durchschnittlich 4 US-Dollar kostet im Vergleich zu vollautomatisierten mit nur 2,25 US-Dollar

– Fehlerreduktion von 37 Prozent im gesamten Rechnungsprozess

– Kostenersparnis bei der Archivierung: Mehr als 40 Prozent der Unternehmen behalten ihre Archive für bis zu zehn Jahre.

67 Prozent auf Kreditoren- und 32 Prozent auf Debitorenseite lassen sich bei Archivierungskosten durch die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse sparen. Bei elektronischen Rechnungen liegen die Kosten im Durchschnitt bei 1,30 US-Dollar, während die Archivierung papierbasierter Kreditorenrechnungen 3,90 US-Dollar und Debitorenrechnungen 1,90 US-Dollar kostet.

Auf Basis der Umfragedaten hat Sterling Commerce einen Kostenrechner entwickelt. Interessenten können damit ermitteln, was sie mit einer e-Invoicing-Lösung einsparen können. Der e-Invoicing Savings Calculator ist unter http://www.sterlingeinvoicingsavings.com zu finden.