Warenwirtschaftssystem im Onlinehandel: Eine Rarität

Durch ein Warenwirtschaftssystem können die Prozesse eines Online-Shops erheblich verbessert werden. Auch deshalb setzen schon sechs von zehn Online-Händlern ein Warenwirtschaftssystem ein, weitere 18  Prozent planen den Einsatz. Dies sind Ergebnisse der Studie „Shop-Systeme, Warenwirtschaft und Versand – So verkaufen Online-Händler“, die ibi research an der Universität Regensburg zusammen mit dem Partnerkonsortium des ECommerce-Leitfadens durchgeführt hat.

Die Gründe für den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems sind vielfältig. 66  Prozent der Händler nennen die Vereinheitlichung der Datenbestände für den Verkauf über alle Vertriebskanäle, 62  Prozent die Prozessautomatisierung bzw. Reduktion der manuellen Prozesse als Grund. Knapp die Hälfte der Internet-Händler setzt auch auf ein Warenwirtschaftssystem, um die Transparenz zu erhöhen, und vier von zehn Händlern versprechen sich bessere Auswertungsmöglichkeiten.

Die Ergebnisse kann auch Benjamin Bruno, Geschäftsführer von cateno (www.cateno.de), bestätigen: „Ein Shop-System unterstützt vor allem den Verkauf, also sämtliche Prozesse bis zum Abschluss einer Online-Bestellung durch den Kunden. Die Aufgaben eines Online-Händlers reichen jedoch viel weiter. Dazu gehören beispielsweise auch das Einpflegen von Artikellisten der Lieferanten, die Ermittlung von Lagerbeständen, die Durchführung von Nachbestellungen oder die Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen. Diese Aufgaben lassen sich mit einem Warenwirtschaftssystem IT-gestützt durchführen und dadurch oftmals Zeit und Geld sparen sowie der Kundenservice verbessern. Das Warenwirtschaftssystem bildet sozusagen die Schaltzentrale des Händlers, in der möglichst alle Informationen aus den unterschiedlichen Vertriebskanälen sowie von Lieferanten, Kunden und angeschlossenen Dienstleistern zusammenlaufen.“

Außerdem können Warenwirtschaftssysteme – vor allem bei einer engen Verzahnung mit Shop- und weiteren Systemen – die internen Prozesse, die bei der Abarbeitung einer Bestellung ablaufen, steuern und automatisieren. Dabei werden Medienbrüche und Fehlerquellen sowie manuelle Tätigkeiten reduziert, was zu optimierten Prozessen führt. Wie die Studie zeigt, werden immer noch bei fast jedem fünften Händler die Datenbestände manuell abgeglichen. 

Auch ein Blick auf einzelne Online-Shops zeigt, welche Vorteile Warenwirtschaftssysteme haben können. Der Whiskyversender „The Whisky Store“ (www.whisky.de) berichtet beispielsweise über eine deutlich schnellere Auftragsabwicklung durch die vollautomatische Synchronisierung der Daten von Online-Shop und Warenwirtschaft und eine daraus resultierende Entlastung der Mitarbeiter, als auch eine erhöhte Kundenzufriedenheit.

„Unsere Mitarbeiter sind durch die Bank begeistert, weil sie von manuellen Arbeiten im Bestell- und Rechnungswesen weitgehend befreit sind“, sagt Theresia Lüning, Geschäftsführerin von The Whisky Store, über ihr Warenwirtschaftssystem. Die Zufriedenheit der Online-Shops mit den eingesetzten Warenwirtschaftssystemen zeigt sich auch in der Studie. 56  Prozent der befragten Internet-Händler sind mit ihrem Warenwirtschaftssystem sehr zufrieden oder zufrieden. Lediglich 2  Prozent sind sehr unzufrieden.