Wie Online-Händler ihren Einkauf und Wareneingang optimieren

Kunden erwarten, dass gelistete Artikel im Shop eines Online-Händlers verfügbar sind und sie nicht lange auf Bestellungen warten müssen. Online-Händler stellt dies vor Herausforderungen: Einerseits sollen möglichst viele Artikel auf Lager sein, um Bestellungen schnell verschicken zu können, andererseits soll nicht viel Kapital durch bevorratete Waren gebunden werden. Alexander Durz, Head of Account Management bei pixi, einem Produkt der Descartes Systems Group, erklärt, was ein systemgestützter Einkauf und Wareneingang im E-Commerce ermöglicht.

Das bedarfsorientierte Einkaufen ist essenziell für optimale Verfügbarkeiten im Online-Shop und somit entscheidend für ein positives Einkaufserlebnis des Kunden. Gleichzeitig sollen aber auch die Gesamtkosten, bestehend aus Lager- und Bezugskosten, so gering wie möglich gehalten werden, um die Kapitalbindung zu minimieren. Faktoren wie verfügbare Lagerfläche und Lieferzeiten müssen hierbei in Betracht gezogen werden. Der Einsatz einer E-Commerce-Warenwirtschaft/ERP wie pixi ermöglicht es Online-Händlern ideale Bestellmengen anhand verschiedener Kennzahlen und Parameter zu ermitteln, ohne fehleranfälligen und zeitintensiven manuellen Aufwand.

Das ERP zeigt Einkäufern an, wenn Bestände einen im Vorfeld definierten Meldebestand unterschritten haben. Zudem berücksichtigt es Mindestbestellmengen sowie Verpackungseinheiten und prüft auch während des Bestellvorgangs alle noch offenen Kunden- und Lieferantenbestellungen im Hinblick auf die tatsächlich benötigten Artikelmengen. Auch führt das ERP eine verbrauchsorientierte Bedarfsermittlung auf Basis der Verkaufszahlen in einem konfigurierbaren Zeitraum durch. So können Verkaufs-Peaks und ruhigere Verkaufsphasen kosteneffizient geplant werden.

 
Systemgestütztes Einkaufen im E-Commerce: Descartes pixi ERP mit pixi Mobile. Bild: pixi – Descartes Systems

Bestmöglich Einkaufen

Um stets die optimale Anzahl an Waren zur Verfügung zu haben, erstellt das ERP-System Bestellvorschläge. Dabei kalkuliert es die zu bestellenden Artikelmengen und schlägt dann – je nach gewählter Priorität – den günstigsten Anbieter, den Anbieter mit der kürzesten Lieferzeit oder den zuletzt verwendeten Lieferanten vor.

Per Mausklick werden die benötigten Einkaufsdokumente für Lieferanten erstellt, die dann per EDI, E-Mail, Brief oder Fax versendet werden können. Die Intelligenz eines ERP-gestützten Einkaufs zeigt sich zudem auch in den Filtermethoden, die Händlern für einen bedarfsorientierten Einkauf zur Verfügung stehen:

• Einkauf nach On-Demand-Bedarf: Bei Verwendung dieses Filters werden Bestellvorschläge erstellt, die auf offenen Kundenbestellungen basieren. Dabei werden außerdem der physikalische Lagerbestand, sowie offene Kunden- und Lieferantenbestellungen berücksichtigt.
• Einkauf nach Sollbestand: Hierbei werden nur Artikel berücksichtigt, die den Meldebestand bereits unterschritten haben und deren Sollbestand aufgefüllt werden soll.
• Einkauf anhand der Lagerreichweite: Mit Hilfe dieses Filters wird der mittel- und langfristige Lagerbestand gesichert. Dies gilt insbesondere für Artikel, die kontinuierlich verkauft werden, sogenannte „Never out of stock-Artikel“. Für die Berechnung der Lagerreichweite werden die Artikelverkäufe eines ausgewählten Vergleichszeitraums als Berechnungsgrundlage genommen. Dabei kann zum Beispiel zwischen der Lagerreichweite auf Basis der letzten x Tage oder eines gewissen Zeitraums (beispielsweise der letzten Weihnachtssaison) gewählt werden.

Darstellung des Einkaufs nach Sollbestand. Bild: pixi – Descartes Systems

Einlagern in einer mobilen Welt

Werden die bestellten Artikel angeliefert, gilt es den Wareneingang durchzuführen. Hier können die Waren entweder dem Bestand zugeführt oder bei offenen Kundenbestellungen für den Versand berücksichtigt werden. Das Einlagern angelieferter Artikel ist mit viel körperlicher Dynamik verbunden und Mitarbeiter müssen sich frei bewegen können. Um diese Freiheit zu unterstützen bieten Unternehmen wie Descartes ihre Lösungen auch auf mobilen Endgeräten an. Das einfach zu bedienende Programm pixi Mobile ermöglicht es eine Vielzahl an pixi ERP-Modulen auch mobil zu verwenden. So kann das Einkaufsdokument direkt aus der Lieferantenbestellung für die Erfassung des Wareneingangs in pixi Mobile genutzt werden.

Mit pixi Mobile können pixi ERP-Module mobil genutzt werden. Bild: pixi – Descartes Systems

Barcodegestütztes Erfassen des Wareneingangs

Mit nur einem Scan gleicht das ERP-System die gelieferten Artikel mit dem Lieferschein bzw. der Rechnung des Lieferanten ab. In pixi Mobile werden dem Lagermitarbeiter zudem zusätzliche Artikelinformationen, beispielsweise ob es sich um Kühlware, FSK-18-Artikel oder schon vom Kunden bestellte Artikel handelt, angezeigt.

Cleveres Einlagern mit Versand-Klassifizierung

Die Cross Docking Methode mit pixi Mobile ermöglicht eine besonders effiziente Bearbeitung des Wareneingangs zur Klassifizierung der gelieferten Artikel. So kann unterschieden werden in:

• Artikel für bereits bestehende Kundenbestellungen mit nur einem Artikel, also 1-Scan-Shipping-Bestellungen: So können 1-Scan-Shipping-Bestellungen nach dem Barcodescan direkt vom Wareneingang zum Versandplatz gebracht und versendet werden. Ein zeitaufwendiges Einlagern wird bei diesem Verfahren umgangen.
• Artikel, die einer bereits bestehenden Mehr-Artikel-Kundenbestellung angehören: Diese Artikel werden auf einem gesonderten Lagerplatz in der Nähe der Versandstation zwischengelagert. Somit muss diese Bestellung lediglich durch die noch fehlenden Artikel ergänzt und kann dann umgehend versendet werden. Infolge kann der Cross-Docking-Prozess auch für Bestellungen genutzt werden, bei denen der Online-Händler die Ware noch nicht vorrätig hat, sondern erst nach Eingang der Bestellung beim Lieferanten bestellt. Diese On-Demand-Verkäufe oder „Leerverkäufe“ müssen beim Wareneingang nicht eingelagert werden: pixi Mobile zeigt unmittelbar an, dass dieser Artikel bereits für eine Kundenbestellung vorgesehen ist und kann somit in den Versand an den Kunden gehen.
• Artikel, die nicht für eine schon bestehende Kundenbestellung, sondern zum regulären Auffüllen des Bestands benötigt werden: Diese Artikel werden durch das System entsprechend einer chaotischen Lagerhaltung eingelagert. Diese Form der Lagerhaltung ermöglicht eine optimierte Nutzung der Lagerfläche und Laufwege. Das Warenwirtschaftssystem weiß, wo freie Flächen liegen und weist den Artikel via Barcode-Scan einem eindeutigen Lagerplatz zu. So wird der Raum im Lager optimal ausgenutzt. „Aufgrund der Mehrfachplatzbelegung mit bis zu sechs verschiedenen Produkten pro Lagerplatz und der bildunterstützten Kommissionierung, konnte 40 Prozent mehr freier Lagerplatz geschaffen werden. Gleichzeitig schaffte das bestehende Lagerpersonal ein Vielfaches an Picks und gepackten Paketen in gleicher Zeit.“ erklärt pixi ERP Kunde Rainer Wolf von Artkis.de

Fazit

Ein systemgesteuerter Einkaufs- und Wareneingangsprozess ist insbesondere im schnelllebigen E-Commerce ein essentielles Tool, um mit dem Markt Schritt zu halten und sich wirtschaftlich gut zu positionieren. Online-Händler können durch den Einsatz eines auf den E-Commerce spezialisierten ERP Systems wie Descartes pixi mit nur wenigen Klicks ihre Einkaufsprozesse effizient gestalten. Intelligente Berechnungen und Funktionen optimieren den Cash Flow des Unternehmens und sorgen für eine möglichst geringe Kapitalbindung im Lager.

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Über den Autor: Alexander Durz ist Head of Account Management bei pixi, einer Lösung der Descartes Systems Group. Er ist Betriebswirt in Logistik und Dozent für Handel und Logistik. Mehr Informationen zu pixi unter www.pixi.eu.