Automatisierte Beschaffungsprozesse: So steigern Betriebe ihre Effizienz im Einkauf

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Optimierte, automatisierte Kommunikationsprozesse, eine Integration der IT-Systeme über Unternehmensgrenzen hinweg und gute Lieferantenbeziehungen sind im Einkauf elementar, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit den Retarus E-Procurement-Services digitalisieren Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse und entlasten den operativen Einkauf spürbar.

Einkaufsabteilungen sind in der Regel mit zahlreichen Lieferanten, verschiedenen Lieferantentypen und Unmengen an Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen konfrontiert. Häufig werden solche Dokumente noch manuell bearbeitet. Dabei ist insbesondere das Nachfassen fehlender oder fehlerhafter Auftragsbestätigungen ist zeit- und kostenintensiv und stellt das Einkaufsteam oft vor große Herausforderungen.

Dies führt zu weniger Planungssicherheit und konterkariert die Ziele einer zuverlässigen, termingerechten internen Versorgung mit Waren, Material und Betriebsmitteln. Mögliche Erfassungsfehler sind ein Ärgernis in der Geschäftsbeziehung mit Partnern. Es gilt daher, bestehende Kommunikationsprozesse zwischen Einkauf und Lieferanten zu prüfen und sie mit innovativer Technologie zu automatisieren und zu optimieren. Die Umstellung auf E-Procurement beschleunigt das Bestellverfahren erheblich.

Neue Möglichkeiten mit Lieferanten und Geschäftspartnern nutzen

Neben reibungslosen technischen Prozessen trägt auch die Lieferantenbeziehung dazu bei, dass Beschaffungsprozesse effizient abgewickelt werden können. Laut einer aktuellen McKinsey-Studie spielen gute Geschäftsbeziehungen und gemeinsame Innovationen eine wichtige Rolle, um Digitalisierungsmöglichkeiten zu erschließen und neue, effiziente Betriebsmodelle einzuführen. Eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten bietet dabei beiden Parteien die Möglichkeit, Umsatz und Gewinn zu steigern.

Die Stärkung der Lieferantenbeziehung, die Integration der Systeme über Unternehmensgrenzen hinweg und die Digitalisierung der zugehörigen Prozesse bilden daher wichtige Eckpfeiler für die Zukunft des Einkaufs. Eine optimale E-Procurement-Lösung vereint diese Faktoren und integriert Lieferanten jeglicher Priorität und Größe auf einer Plattform – auch dann, wenn diese Lieferanten selbst über keine vollständige EDI-Anbindung verfügen oder sich diese aufgrund geringer Bestellvolumina nicht rechnet. Gleichzeitig sollte die eigene IT-Infrastruktur im Unternehmen nicht belastet und in ihrer Komplexität reduziert werden.

Flexible Automatisierung via Cloud-Lösungen

Dabei leisten hoch performante EDI-Lösungen aus der Cloud wertvolle Unterstützung. Für eine optimierte Lieferkette bietet etwa der Enterprise-Cloud-Anbieter Retarus, der auf Business-Kommunikation spezialisiert ist und über langjährige Erfahrung in diesem Bereich verfügt, innovative Cloud-Services an, mit denen Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse ohne großen Aufwand digitalisieren. Die Retarus E-Procurement Solutions integrieren beliebig viele Lieferanten unabhängig von Größe und Typ. Die wichtigsten Lieferanten werden über die Retarus Managed EDI Services an das eigene ERP-System angebunden. Dafür suchen die erfahrenen EDI-Spezialisten von Retarus gemeinsam mit dem Kunden eine auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnittene Lösung und sorgen mit professioneller Beratung und Betreuung für eine reibungslose Integration.

Prozessuale Integration von B- und C-Lieferanten

Kleinere B- und C-Lieferanten, bei denen sich eine direkte Anbindung aufgrund eines geringen Bestellaufkommens nicht lohnt oder mit denen die Kommunikation im Beschaffungsprozess nur unstrukturiert erfolgt, lassen sich mit Retarus WebConnect for Suppliers zum Festpreis an das eigene Warenwirtschaftssystem anschließen. Bestellungen werden als interaktive E-Mail versendet. Über diese erhält der Lieferant Zugriff auf das WebConnect-Portal, wo er die Order einfach per Mausklick bearbeitet.

Die Rückmeldung stellt Retarus als standardisierte EDI-Nachricht in das ERP-System des Kunden zu. Über ein automatisiertes Monitoring kann das Einkaufsteam die termingerechte Reaktion der Lieferanten kontrollieren. Nachweislich bis zu 75 Prozent mehr Auftragsbestätigungen sind die Folge. Durch E-Procurement werden Beschaffungsprozesse effizienter, Mitarbeiter entlastet und wertvolle Ressourcen für wichtige Prozesse frei, etwa für die persönliche Pflege von Lieferantenbeziehungen.

Datenschutz und Compliance erfüllt

Retarus-Kunden sind auch in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite. Denn Retarus setzt gezielt auf Local Processing und verarbeitet alle Daten in selbstbetriebenen, auditierbaren Rechenzentren, unter anderem nach ISO 27001 zertifiziert. Zudem erfüllen die Retarus-Dienste neben branchenspezifischen Standards und DSGVO-Vorgaben auch höchste Compliance-Anforderungen und sind nach SOC 1 und SOC 2 Type II examiniert.

>> Hier erhalten Sie weitere Informationen darüber, wie Sie mit den Retarus E-Procurement Solutions Ihre Beschaffungsprozesse erfolgreich digitalisieren.