Disposition Bestandsmanagement: Wie die PBS Holding AG die Verfügbarkeit erhöhte

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Rund 250.000 im System abgebildete Artikel in fünf Ländern für Großhandel, B2B und B2C von Bürobedarf bilden das Sortiment der PBS Holding AG. Der Dispositionsaufwand ist dementsprechend groß. Der Anbieter setzt daher auf die KI-basierte Software für Bestandsmanagement von Remira.

Vom Start als Druckerei im Jahr 1788 bis einem der führenden Handelsunternehmen im Bereich Papier, Büro- und Schreibwaren: Die PBS Holding AG hat eine beeindruckende Entwicklung hinter sich. Heute gehören mehr als 20 Unternehmen in über zehn Ländern zur Unternehmensgruppe. Rund 1.500 Mitarbeiter sorgen dafür, dass die Produkte der PBS Holding AG jederzeit und über jeden Kanal verfügbar sind – sowohl für Groß- und Einzelhändler als auch für gewerbliche Endkunden. Damit einher geht eine anspruchsvolle und umfangreiche Disposition einschließlich Bestandsmanagement, die in jedem Land eine eigene Logistik vorhält.

Künstliche Intelligenz löst Marke Eigenbau ab

Früher nutzte die PBS Holding AG ein im ERP-System integriertes Dispo-Modul. Diese war jedoch in die Jahre gekommen und bot nicht mehr die benötigten Funktionen für die steigenden Anforderungen. Daher entschied sich das Unternehmen für den Einsatz einer spezialisierten Software für Bestandsmanagement. In einem Auswahlverfahren setzte sich die KI-basierte Software von Remira durch. 2014 erfolgte die Implementierung am Standort Wels durch den österreichischen Remira-Partner Arbor Management Consulting GmbH. Danach folgten sukzessive die Roll-outs der Software in Deutschland, Tschechien, Italien und schließlich in der Slowakei. Weitere Länder stehen auf der Agenda.

Michael Schuch, Head of Supply Chain Management der PBS Holding AG, erklärt: „Wir waren von Anfang an von der Software von Remira überzeugt. Vor der Einführung war ein bisschen Überzeugungsarbeit nötig – schließlich mussten bekannte und vertraute Prozesse geändert werden. Wir sind in Österreich mit fünf Pilotlieferanten gestartet und nur wenige Wochen später haben wir bereits alle Lieferanten in Österreich umgestellt, weil die zuständigen Disponenten so begeistert von der Softwarelösung waren”, erzählt

Simulationen für optimiertes Bestandsmanagement

Mit der Bestandsmanagement-Software wird in den jeweiligen Ländern von einem Zentrallager aus disponiert. Dafür wird die Software mit den Stamm- und Bewegungsdaten des ERP-Systems gespeist. Mittels KI-gestützten Forecasts werden dann Bestellvorschläge für insgesamt rund 700 Lieferanten berechnet. Basierend erfolgt der Warenzugang in die jeweiligen Lager beziehungsweise die Auslieferung an die Kunden direkt aus dem Zentrallager. Die positiven Auswirkungen durch den Einsatz der Software fasst Michael Schuch so zusammen: „Schon kurz nach der Einführung haben wir eine deutliche Bestandsreduktion verzeichnen können. Fast gleichzeitig ist die Verfügbarkeit der Artikel merklich gestiegen. Zudem können wir durch die Forecasts Bestellungen simulieren und dadurch in die Zukunft schauen, was insbesondere für Saisonalitäten und Saisonspitzen eine hervorragende Unterstützung ist.“

Die beiden aus Dispositionssicht besonders kritischen Zeiträume sind der Schulbeginn im Sommer und der Jahreswechsel. Der Bestandsaufbau erfolgt hier durchdacht und präzise – berechnet auf Basis von Simulationen und den gegebenen Lagerkapazitäten. Die Berücksichtigung und Abbildung der Saisonalitäten in der Software von Remira ist auch für das sehr große modische Sortiment der PBS Holding AG in Österreich und Deutschland ein wesentlicher Faktor. So sind auch hier eine sehr stark systemgestützte Disposition und damit eine erhebliche Zeitersparnis sichergestellt.

Hoher Automatisierungsgrad beim Bestandsmanagement

Insgesamt wurde aber nicht nur die Arbeitsqualität der Disponenten gesteigert, wie Michael Schuch erklärt: „Die Übernahme der vom System gerechneten Bestellvorschläge liegt im Standardbereich im Durchschnitt bei rund 70 Prozent. Dieser hohe Automatisierungsgrad sorgt dafür, dass wir bei diesen Bestellungen eigentlich nur noch auf den Knopf drücken müssen, um die Bestellung rauszuschicken. Wenn ein Kollege krank oder urlaubsbedingt ausfällt, können die Kollegen also ganz einfach übernehmen. Auch die Warenverfügbarkeit in den Sortimenten ist gestiegen; sie liegt quer über die Sortimente und Vertriebskanäle bei rund 98 Prozent.“

In Summe gesehen hat die PBS Holding AG seit dem Einsatz der intelligenten Bestandsmanagement-Software eine viel höhere Effizienz, Flexibilität und Zeitersparnis erzielt. Dadurch ist sie in der Lage, Zeit für andere Tätigkeiten aufzubringen, wie beispielsweise die Verbesserung der Datenqualität in Abstimmung mit dem Einkauf und Sortimentsmanagement, was wiederum einen positiven Effekt auf die Qualität in der Disposition hat. Ein weiterer Vorteil: Michael Schuch kann bei Bedarf sämtliche Dispositionsvorgänge in allen Ländern zentral verfolgen. Dadurch kann die Abstimmung mit den jeweiligen Verantwortlichen stets auf einer soliden Datenbasis und anhand von Zahlen in Echtzeit erfolgen.

All das lässt Michael Schuch ein durchweg positives Fazit ziehen: „Die Zusammenarbeit mit Remira und insbesondere mit Arbor würde ich aufgrund der langjährigen Betreuung fast schon als freundschaftlich bezeichnen. Wenn wir neue Anforderungen haben, zusätzliche Reportings oder ein Add-on benötigen, geht es immer schnell. Keine großen Projekte, nicht viel Aufwand – Arbor und Remira wissen, was wir brauchen und setzen es zügig um.“

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