Business-Continuity-Plan: So bereiten sich Unternehmen auf den Krisenfall vor

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Der technische Fortschritt hat eine hochgradig vernetzte Welt geschaffen, in der sich Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten überall aufhalten können. In der aktuellen Corona-Pandemie sollten Unternehmen einen Business-Continuity-Plan für Krisenfälle erarbeiten.

Mit großer Wahrscheinlichkeit erleben Sie in Ihrem Unternehmen regelmäßig Veränderungen – ob in Form unerwarteter Herausforderungen oder neuer Arbeitstrends. Aus dieser Tatsache ergibt sich für jedes Unternehmen eine Notwendigkeit, die gleichzeitig eine Chance ist: einen soliden Business-Continuity-Plan für den Krisenfall zu erarbeiten.

Wie dieser Plan auszusehen hat, lässt sich nicht pauschal sagen. Für die Entwicklung eines Business-Continuity-Plan (BCP) gibt es ebenso wenig eine Einheitslösung wie für das Wachstum Ihres Unternehmens. Eine wahre Flut an Veröffentlichungen – von Büchern über Blogposts bis hin zu Podcasts – beschäftigt sich mit allen Aspekten des Unternehmensaufbaus und der Unternehmensverwaltung. Doch eines zieht sich wie ein roter Faden durch alle Ratschläge zur Aufrechterhaltung der Kontinuität: Sie können gar nicht genug Vorsorge treffen. Rechnen Sie immer mit dem Unerwarteten.

Business-Continuity-Plan im Wandel der Umgebungsbedingungen

Wirtschaftliche und umweltbedingte Prozesse, neue Gesetze und Regelungen, Veränderungen in der Gesellschaft, in der Einstellung zur Work-Life-Balance und zur Technologie: All das kann sich schnell auf die betriebliche Kontinuität auswirken. Wie Führungskräfte mit solchen Änderungen umgehen, ist entscheidend für die Beständigkeit, also die Fähigkeit eines Unternehmens, auf einen Wandel der Umgebungsbedingungen und auf Bedrohungen angemessen zu reagieren.

Eine Organisation, die kontinuierlich Prozesse zum Umgang mit Veränderungen entwickelt und nicht versucht, jeden Wandel spontan zu bewältigen, hat die Nase vorn: Sie hat einen Vorsprung gegenüber den Unternehmen, die nicht darauf ausgerichtet sind, sich an eine dynamische Umgebung anzupassen. Gelegentlich führen Veränderungen auch zu einer Krise. In diesem Fall besteht ein wichtiger Teil Ihrer Führungsrolle darin, den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten. Die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten und gleichzeitig Ihre Kunden zufriedenzustellen, ist im Krisenfall die Feuerprobe für Ihre Führungsqualitäten.

Business-Continuity-Plan mit Prozessen und Technologien sicherstellen

Selbst im Zeitalter der Hyperautomatisierung sind Ihre Angestellten das Herzstück Ihres Unternehmens: Sie sorgen dafür, dass der Betrieb läuft und die Kunden optimal betreut werden. Deshalb muss der Mensch im Zentrum der Kontinuitätsplanung stehen – sowohl der Mitarbeiter als auch der Kunde. Zu diesem Zweck sollten Ihre Mitarbeiter mit geeigneten Hilfsmitteln, Prozessen und Richtlinien ausgestattet werden, um die Kunden auch im Notfall bedienen zu können. Am besten fahren Ihre Mitarbeiter mit klar definierten und zuvor erprobten Abläufen, die ihnen Alternativen bieten, ihre Arbeit zu erledigen.

Einer der wichtigsten Aspekte in diesem Zusammenhang ist die Möglichkeit, auf verschiedenen Kanälen und in beide Richtungen mit Ihren Kunden zu kommunizieren. Das bedeutet: Der Kunde sollte in der Lage sein, Ihren Mitarbeitern Anfragen und Wünsche über seinen bevorzugten Kommunikationsweg zu übermitteln. Dazu gehört auch, dass Ihre Mitarbeiter über verschiedene Länder und Zeitzonen hinweg geräteunabhängig miteinander kommunizieren können. Möglich ist das am ehesten mit Cloud-basierten Kommunikations- und Collaboration-Tools, die immer und überall per Voice, Video oder Messaging zugänglich sind.

Auch ohne Krise ist das Homeoffice bereits weit verbreitet

Ganz gleich, ob Probleme mit der Website oder größere, allgemeine Krisen auftreten – cloudbasierte Kommunikationslösungen sorgen dafür, dass Ihr Geschäftsbetrieb reibungslos weiterläuft. Mit ihnen bleiben Teams miteinander in Verbindung, ohne den Kontakt zum Kunden zu verlieren. Die Cloud-Technologie sorgt außerdem dafür, dass Daten und Ressourcen auch im Katastrophenfall verfügbar sind. So bleibt ein Unternehmen selbst dann handlungsfähig, wenn etwas Unerwartetes eintritt.

Auch wenn es keine Krise gibt, wird sich Ihr Unternehmen bereits auf andere Weise verändert haben. So ist wahrscheinlich auch in Ihrem Betrieb die Zahl der Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, angestiegen – ein Trend, der sich zu beschleunigen scheint. Laut der von International Workplace Group, einem Anbieter flexibler Arbeitsplatzlösungen, veröffentlichten Studie „Global Workplace Survey“ arbeitet die Hälfte der Geschäftsleute weltweit an zwei oder mehr Tagen pro Woche nicht an einem ihrer Hauptstandorte. Außerdem gelten in 62 Prozent der Unternehmen weltweit flexible Arbeitsplatzregelungen.

Business-Continuity-Plan: Tendenz zu einer dezentraleren Arbeitsweise

Zwar treiben Katastrophen die Verbreitung des mobilen Arbeitsplatzes deutlich voran, doch die Tendenz zu einer dezentraleren Arbeitsweise steigt auch ohne Krise. Denn Studien lassen vermuten, dass Menschen im Homeoffice effektiver arbeiten und produktiver sind.

Statt diese Entwicklung aufhalten zu wollen, sollten sich die Unternehmer die Möglichkeit, das Büro überallhin mitzunehmen, zunutze machen. Auf die veränderten Bedingungen können sie sich vorbereiten: mit Technologien, die speziell das produktive, effiziente und unproblematische mobile Arbeiten ermöglichen, und damit einen Pfeiler der Kontinuität darstellen.

Kommunikationsplattform aus der Cloud

Eine Cloud-basierte, mobile Office-Lösung gestattet den Unternehmen beispielsweise, Telefonsysteme aus der Ferne zu steuern, an unterschiedlichen Standorten sitzende Mitarbeiter zu verbinden und Informationen einfach und problemlos zugänglich zu machen. Darüber hinaus gibt es auch Kommunikationsplattformen, die den Mitarbeitern die gewohnten Voice-, Video- und Messagingfunktionen stets in der gleichen Qualität zur Verfügung stellen. Ganz gleich, ob sie sich im Café, in der Küche oder einem anderen Büro befinden.

An Technologien, mit denen die Unternehmen mobiles Arbeiten unterstützen können, besteht jedenfalls kein Mangel. Allerdings sollte im Mittelpunkt jedes Technologie-Stacks ein Kommunikationssystem stehen, das den Mitarbeitern ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht. Damit kann die betriebliche Kontinuität gewährleistet werden, egal, wie weit die Mitglieder eines Teams voneinander entfernt sind.

Über den Autor: Sanjay Macwan ist seit 2018 Senior Vice President Enterprise Engineering and Networks bei Vonage. Als Leiter des Enterprise-Plattformen- und Entwicklungsteams hat er die Aufgabe, die Innovations- und Entwicklungstätigkeit für die Enterprise-Lösungen des Unternehmens voranzutreiben. 2019 wurde Sanjay Macwan außerdem zum Chief Information Security Officer ernannt, womit er für die Sicherheit der globalen Serviceinfrastruktur zuständig ist. Außerdem verantwortet er die Informationssicherheits- und Risikomanagementprogramme des Unternehmens und dessen Portfolio an Compliance-Zertifizierungen. Im Laufe seiner Karriere entwickelte und leitete Macwan technologische Innovationsprogramme in verschiedenen Branchen, mit denen die digitale Transformation, effizientere Betriebsabläufe und eine nachhaltige Innovationskultur etabliert werden konnten. Darüber hinaus ist er Lehrbeauftragter der University of Pennsylvania und Erfinder beziehungsweise Miterfinder von 41 US-amerikanischen Patenten aus den Bereichen mobile Technologien, Multimedia, Content, IT-Sicherheit und Cloud.

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