Digital Asset Management: Content-Prozesse effizient optimieren

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Content ist das digitale Gold der Online-Vermarktung. Mehr digitale Inhalte bedeuten jedoch auch größeren Aufwand für Management, Bearbeitung und Freigaben. Was also gilt es beim Digital Asset Management zu beachten, um den Überblick zu behalten und Content-Prozesse zu optimieren?

Videos, Fotos, Whitepaper, Broschüren und Co.: Content ist ein entscheidender Faktor bei der erfolgreichen Vermarktung von Produkten und Services. Und spätestens seit digitale, personalisierte Omnichannel-Kundenerlebnisse immer wichtiger werden, nimmt die Vielfalt und Menge der Inhalte massiv zu. So gaben in einer IDC-Studie 85 Prozent der Marketingexperten an, dass sie unter dem Druck stehen, mehr Inhalte zu erstellen und ihr Digital Asset Management zu optimieren.

Digital Asset Management: Ein zentrales System für alles

Trotz dieser Content-Fülle fehlt Abteilungs- und Kreativteams häufig der Zugang zu Marketingmaterialien. Ein Beispiel: Laut einer Studie sucht mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden ihr eigenes ­Unternehmemslogo über Google – das ist nicht nur im Sinne der Markenkonsistenz alles andere als optimal, sondern führt auch zu ineffizienten Prozessen. Was es braucht, ist ein zentrales System zum Management der digitalen Assets.

Kampf den Silos

Unternehmen können mittlerweile aus einem breiten Angebot von Digital Asset Management Software wählen. Diese „Out-of-the-box-Lösungen“ decken die gängigsten Anwendungsfälle ab und bieten Basisfunktionen rund um die Spei­cherung von Mediendateien. In der Regel sind sie für den Einsatz in einem separaten Funktionsbereich konzipiert, z. B. für die Ver­waltung von Marketing-Assets oder Bildern als integrierter Bestandteil eines Web-Content-Management-Systems (CMS).

Diese Beschränkung auf einen Funktionsbereich kann jedoch zur Herausforderung werden. Wenn z. B. ein Marketingteam zur Einführung neuer Produkte entsprechendes Material produziert, kann es passieren, dass am Ende nur dieses Team weiß, wo die Inhalte gespeichert sind bzw. dass sie überhaupt existieren. Solche Daten- und Content-Silos erschweren nicht nur das effiziente Arbeiten von Produkt-, Vertriebs- und Marketing-Teams und verursachen Kosten durch unnötiges Mehrfacherstellen. Sie bremsen auch Mitarbeitende, die selbst zum „Creator“ werden wollen. Als wertvolles Sprachrohr für das Unternehmen und seine Produkte und Services erstellen sie Inhalte und posten diese z. B. über Social Media.

Von der Software zum Digital Asset Management System

Damit Content-Prozesse effizient und damit zu Gold werden, sollte Digital Asset Management (DAM) als System gedacht werden: Das bedeutet, dass die Lösung nicht nur die erwartete Grundfunktiona­lität bietet, sondern auch in ein größeres System integriert ist, in dem sie mit anderen Anwendungen interagiert. So können Medienbestände bei Bedarf unternehmensweit abgerufen oder Informationen aus anderen Anwendungen eingesehen werden, um die Asset-Bestände weiter anzureichern. Einige DAM-Systeme arbeiten als Plattform. Diese ermöglichen den Aufbau mehrerer Produkte, Anwendungen oder integrierter Ansätze innerhalb desselben technischen Rahmens, was eine schnellere und umfassendere In­tegration von Prozessen und Anwendungen ermöglicht. Low-Code-Plattformen ermöglichen zudem ein flexibles Customizing und eine leichte Anpassung der Lösung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens.

Es geht um mehr als Logos und Bilder

Vom Text, zum Bild, zum Video – so könnte man die Evolution der Mediennutzung der letzten Jahrzehnte beschreiben. Während noch bis vor ein paar Jahren Bild und Text dominierten, hat sich mittlerweile das ­Video zum Medium schlechthin für die Vermittlung von Inhalten entwickelt – von der schnellen Insta-Story über die Produkt­demo bis hin zum Customer Testimonial. Klassische Brand Management Systeme eigenen sich gut für die Verwaltung von Logos und Bildern, sind jedoch völlig über­fordert, wenn es um die Ver­arbeitung von Videodateien in großem Umfang geht. Die Diversifizierung des Content-Mix verlangt entsprechend nach Lösungen, die eine Vielzahl von Medienformaten übersichtlich managen können.

Content ist ein Prozess

So schnell wie sich Trends verändern, müssen sich auch Produkte und die Kommunikation anpassen. Content wird neu erstellt, aktualisiert und irgendwann „ausrangiert“. DAM-Workflows können dabei Aufgaben entlang des gesamten As­­set-Lebenszyklus und abteilungsübergreifend automatisieren – von der Erstellung über die Bearbeitung und Freigabe bis hin zur User-Benachrichtigung, wenn neue Assets verfügbar sind.

Integration ist Key

Einfachere Auffindbarkeit von Assets und effizientere Zusammenarbeit, höhere Sicherheitsstandards und bessere Markenkonsistenz – all das sind Vorteile moderner Digital Asset Management-Lösungen. Sie bieten Funktionalitäten zur Erstellung und Indexierung von Inhalten sowie Tools für das Workflow-Management und Access Control. Dabei ist jedoch eines entscheidend: Dass die Lösung durchgehend mit bestehenden Anwendungen und Systemen integriert ist. Nur dann lassen sich Medieninhalte jederzeit unternehmensweit abrufen, effizient nutzen und zu Umsatz vergolden.

Die Autorin Fredi Hein ist Senior Sales Specialist Content Services and Digital Asset Management Platforms EMEA bei Hyland.

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