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Elektronische Rechnungsstellung E-Invoicing: Wie Unternehmen die Vorgabe umsetzen können

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Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung, also E-Invoicing, im B2B-Bereich für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtend sein. Deutsche Unternehmen müssen ab dann ausschließlich elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format übermitteln und empfangen.

(Bild: Duncan Andison/Adobe Stock)
(Bild: Duncan Andison/Adobe Stock)

Ab 1. Januar 2025 ist der Empfang einer E-Rechnung nach EN 16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte vorgeschrieben. Zulässige Formate sind CII und UBL (XML) sowie Factur-X/ZUGFeRD (hybrid). Papierrechnungen dürfen weiterhin bis zum 31. Dezember 2026 ausgetauscht werden. Ein weiteres Jahr bis 31. Dezember 2027 gilt die Übergangsregelung dann noch für rechnungsstellende Firmen mit weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr. Bestehende EDI-Verbindungen, über die nicht EN-16931-konforme E-Rechnungen laufen, bleiben bis dahin erlaubt. 

Jedoch muss der Rechnungsempfänger schon während der Übergangsfristen beim Erhalt „sonstiger“ elektronischer Formate, wie zum Beispiel PDF, ausdrücklich zustimmen. Da der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Umstellung je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft erheblich sein kann, ist es empfehlenswert, entsprechende Projektstrukturen zeitnah zu implementieren. Dies erleichtert eine fristgerechte Umsetzung.

Digitale Rechnungsstellung mit E-Invoicing-Lösung von Retarus

Jedes gängige ERP-System lässt sich über EDI und APIs an Retarus E-Invoicing anbinden.(Bild: Retarus)
Jedes gängige ERP-System lässt sich über EDI und APIs an Retarus E-Invoicing anbinden.
(Bild: Retarus)

Darüber hinaus ermöglicht eine effiziente Prozessautomatisierung Zeit- und Kostenersparnisse. Mit „Retarus E-Invoicing“ digitalisieren Unternehmen den Versand sowie den Empfang ihrer Rechnungen. Dank spezifischer Leistungskennzahlen für elektronische Rechnungen und einer hohen Datengenauigkeit optimieren sie dabei auch ihren Cashflow sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Die Lösungen von Retarus sind zudem skalierbar und lassen sich schnell integrieren, so dass Unternehmen binnen kurzer Zeit auf internationale E-Invoicing-Netzwerke wie PEPPOL zugreifen können. 

Jedes gängige ERP-System lässt sich dabei problemlos über EDI und APIs anbinden. Auch die Implementierung von Hybridformaten, die PDF und strukturierte Rechnungsdaten kombinieren, wie ZUGFeRD 2.0, ist möglich. Retarus E-Invoicing strukturiert und digitalisiert in diesem Fall die unstrukturierten, analogen Rechnungen. Als zertifizierter PEPPOL-Access-Point und Mitglied in lokalen E-Invoicing-Verbänden betreibt Retarus für seine Kunden rechtlich konformes E-Invoicing für B2G, B2B und B2C in Europa und der Welt, immer unter der Einhaltung internationaler Standards. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform in europäischen Rechenzentren. 

Retarus ist Anbieter von Cloud-Lösungen für die Modernisierung und Absicherung der digitalen Kommunikation und des Datenaustauschs von Unternehmen und Behörden. Zum Lösungsportfolio gehören digitales Cloud Fax, SMS, Transactional Email, Email Security, Supply Chain Integration und Intelligent Document Processing. Retarus betreibt weltweit verteilte Rechenzentren, die diese Lösungen mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz bereitstellen.

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