E-Signature als Digitalisierungsturbo im E-Commerce

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Obwohl der Onlinehandel einen Boom erlebt, lassen sich manche Geschäfte noch immer nur schwierig online abschließen, besonders wenn es um rechtswirksame Verträge geht. E-Signatures erlauben es Unternehmen, in Krisen handlungsfähig zu bleiben und weitere Geschäftszweige für E-Commerce zu erschließen.

E-Signature bietet Potential für die Digitalisierung. Ein aktueller eCommerce-Studienbericht der bitkom belegt in Zahlen, was die Handelsbranche deutlich zu spüren bekam: Rund 55 Millionen Bundesbürger shoppen online, ein Drittel (34 Prozent) davon kauft mindestens einmal pro Woche im Internet ein.

E-Signature ist der nächste Schritt in der Digitalisierung

Zwei Drittel der befragten Handelsunternehmen geben an, bereits auf ein Hybridmodell zu setzen, um sowohl im Netz als auch vor Ort zu verkaufen. Trotz des sinkenden Konsums, der im Einzelhandel zu beobachten war, florierte das Online-Geschäft. Eine Studie von McKinsey belegt, dass es für verschiedene Verbrauchergruppen und -generationen eine Steigerung von 20 bis 60 Prozent bei der Bereitschaft zum Onlineshopping gab. Konnte sich hier das bargeldlose Bezahlen bereits behaupten, blieben flächendeckende Lösungen für digitale Vertragsabschlüsse bisher auf der Strecke. In vielen Fällen erfordern diese nach wie vor das Ausdrucken und handschriftliche Unterzeichnen der Dokumente. Eine E-Signature bietet großes Potential, auch diesen Aspekt unseres Wirtschaftslebens vollends zu digitalisieren.

Wie funktioniert der Signaturprozess?

Wenn jemand ein Dokument unterzeichnen soll, kann es über eine E-Signature-Lösung an die gewünschte Person verschickt werden, deren Signatur angefragt und anschließend eingeholt wird. Transparent wird der Vorgang durch die umfassende Dokumentation aller Transaktionen zwischen den Unterschriftsparteien. Dazu werden verschiedene Informationen, wie z.B. die IP-Adresse, ab dem Versand des Dokuments bis zur fertigen Unterzeichnung und Sicherung nachverfolgt und mit einem Zeitstempel versehen.

Um eventuellen Manipulationsversuchen vorzubeugen, werden die Transaktionsverläufe mit Hashing-Technologie verschlüsselt. Prüfprotokolle, die an alle ausgeführten Signaturanfragen angehängt werden, lassen sich mit einer ID des entsprechenden Transaktionsverlaufs in einer Datenbank kontrollieren. Damit verfügen mit E-Signature-Tools unterzeichnete Dokumente über eine Art Gültigkeitssiegel, das die Echtheit der Unterschriften verifiziert.

Juristische und technische Absicherung der E-Signature

Die Sicherheit von E-Signaturen wird auf mehreren Ebenen sichergestellt: Über die EU-Verordnung Nr. 910/2014, die Vorschriften zu elektronischen Transaktionen und Anerkennung von digitalen Identifizierungsmitteln im europäischen Raum für Einzelpersonen, Unternehmen und Behörden regelt. Die Möglichkeit, Daten in zertifizierten europäischen Rechenzentren zu speichern, garantiert die Einhaltung relevanter Verordnungen wie der DSGVO. Neben umfangreichen Firewalls schützen Industriestandards wie TLS (Transport Layer Security) und 256-Bit-AES-Verschlüsselung vor dem Zugriff unbefugter Dritter.

Selbst wenn es also jemand schaffen sollte, die physischen Schutzvorrichtungen zu umgehen und auf eine Festplatte zuzugreifen, könnte diese Person die Daten nicht entschlüsseln. Maßnahmen wie nicht bearbeitbare Prüfprotokolle stellen sicher, dass alle an den Dokumenten vorgenommenen Handlungen umfassend verfolgt und mit Zeitstempel versehen werden, um im Streitfall Nachweise über den Zugriff, die Prüfung und die Signatur erbringen zu können.

Durchbruch der elektronischen Dokumentverarbeitung

Eine Auswertung auf Basis von Google-Suchanfragen hat ergeben, dass das Interesse an eSignatur-Lösungen im Zeitraum vom Beginn der Pandemie bis in den Monat April um spektakuläre 511 Prozent anstieg. Das Unternehmen HelloSign, das seit 2019 zu Dropbox gehört, verzeichnete  im März und April das Dreifache an Signaturanfragen im Vergleich zu Januar und Februar. Auch eine aktuelle Studie des Fraunhofer-Instituts IAO bestätigt die Relevanz der E-Signature: 55 Prozent der befragten Entscheider sahen Nachbesserungsbedarf bei der Etablierung digitaler Unterschriften. Das Fazit lautet folgerichtig: Der Ausbau adäquater Kollaborationstechnologien muss in den Unternehmen weiter vorangetrieben werden.

Auch Whitney Bouck, COO HelloSign, stimmt diesen Prognosen zu: „Zusätzlich zu einer zuverlässigeren und schnelleren Unterzeichnung wichtiger Verträge kann eine durchschnittliche Organisation durch den papierlosen Betrieb rund 48 Bäume pro Jahr retten. Da es unwahrscheinlich ist, dass der Großteil der Mitarbeiter in nicht systemrelevanten Bereichen in unmittelbarer Zukunft vollständig in die Büros zurückkehrt, werden Unternehmen keine andere Wahl haben, als in digitale Werkzeuge für ein verteiltes Geschäftsmodell zu investieren.“

Der Blick nach vorne - Handeln im Einklang mit Industrie 4.0

Die Vorteile von E-Signatures bieten immenses Potential für den nächsten Schritt in der Digitalisierung unserer Wirtschaft, auch über die Corona-Krise hinaus. E-Signature-Tools ermöglichen es Unternehmen weltweit, ihre Digitalisierung voranzubringen und den Herausforderungen der Zeit mittels fortschrittlicher verteilter Arbeitsmodelle krisenresistent zu begegenen. E-Signatures sind ein wesentliches Werkzeug für Business Continuity. Sie ermöglichen es Unternehmen, traditionell papiergebundene Geschäfte durch eine effiziente Online-Lösung zu ersetzen und damit digital handlungsfähig zu sein. So lassen sich kritische Geschäftsvereinbarungen schnell, kontaktlos, einfach und sicher ausführen.

Gerade im E-Commerce können Unternehmen ihren Kunden so die Möglichkeit bieten, unabhängig von Öffnungszeiten rechtskräftig und komfortabel online Verträge zu unterzeichnen. Leicht anwendbare, in bestehende Workflows und IT-Lösungen zu integrierende E-Signature-Lösungen haben gute Aussichten, zu den wichtigsten Akteuren im Bereich der digitalen Transformations-Tools Europas zu werden. 

Über die Autorin: Andrea Trapp ist Director of Business EMEA bei Dropbox.

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