Fax-Infrastruktur Kommunikationsprozess: Coop setzt auf Retarus Cloud Fax

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Dank der Lösung Cloud Fax von Retarus konnte Coop den geschäftskritischen Kommunikationsprozess optimieren, die Ausfallsicherheit erhöhen und den Betriebsaufwand nachhaltig reduzieren.

Das Handelsunternehmen Coop aus der Schweiz hat gemeinsam mit Bechtle und Retarus, Anbieter von Cloud-basierten Lösungen für den sicheren Business-Kommunikation, den Fax-Kommunikationsprozess modernisiert. Ziel war es, die komplexe, veraltete Systemlandschaft durch eine zukunftssichere Cloud-Lösung zu ersetzen. Die neue Fax-Infrastruktur basiert auf Retarus Cloud Fax und ermöglicht hohe Ausfallsicherheit, durchgängige Prozessintegration, maximale Transparenz und geringere Betriebskosten.

Fax-Technologie spielt für Coop zum Beispiel im Rahmen der Lieferantenkommunikation oder bei zeitkritischen Produktrückrufen eine zentrale Rolle. Die bisherige Infrastruktur basierte auf mehreren Windows-Servern, war hardwaregebunden, fehleranfällig und kostenintensiv im Betrieb. Ihre zunehmende Komplexität machte die Instandhaltung zudem sehr aufwendig, sodass sie nicht mehr zeitgemäß und wirtschaftlich vertretbar war.

Cloud-basierte Fax-Lösung für den Kommunikationsprozess

Retarus Cloud Fax bietet Coop ein hohes Maß an Flexibilität und Effizienz. Die Lösung ermöglicht die fehlerfreie, nachvollziehbare Zustellung von Faxen direkt in Microsoft 365 und SAP, ohne zusätzliche Hardware oder Wartungsaufwand. Ein zentrales Management-Portal sorgt für eine transparente Übersicht über sämtliche Faxvorgänge inklusive automatischer Zustellbestätigungen und detaillierter Berichte. Dank eines zuverlässigen Failover-Managements ist die Cloud-Fax-Lösung zudem nahezu ausfallfrei, was eine deutliche Verbesserung gegenüber der bisherigen On-Prem-Infrastruktur darstellt.

„Wir sind mit der Lösung, die Bechtle und Retarus uns zur Verfügung gestellt haben, sehr zufrieden. Sie hat unsere veraltete Infrastruktur abgelöst, die Zuverlässigkeit deutlich erhöht und den Betriebsaufwand spürbar reduziert“, erklärt Christoph Egloff, Leiter M365 Competence Center bei Coop.

Enge Zusammenarbeit als Schlüssel zum Erfolg

Die Umsetzung erfolgte in enger Partnerschaft zwischen Coop, Bechtle und Retarus – von der Konzeption über den Proof of Concept bis hin zur schrittweisen Migration in den Live-Betrieb. Besonders hervorzuheben ist die reibungslose Integration in die bestehende SAP-Systemlandschaft sowie Microsoft 365, ohne dass der laufende Betrieb unterbrochen wurde. Auch Anforderungen an Datenschutz und Compliance konnten durch die optional mögliche Datenverarbeitung innerhalb der Schweiz umfassend erfüllt werden.

Kommunikationsprozess: Nachhaltiger Mehrwert für Coop

Seit der Inbetriebnahme überzeugt die Lösung durch eine außergewöhnliche Stabilität: Es kam zu keinen nennenswerten Übertragungsfehlern oder Wiederholungen. Die Supportaufwände wurden auf ein Minimum reduziert, was einen klaren Effizienzgewinn für die IT-Abteilung von Coop bedeutet. Darüber hinaus profitieren die Fachbereiche von planbaren Betriebskosten und hoher Transparenz der Kommunikationsprozess bei gleichzeitiger Einhaltung der Datenschutzanforderungen.

Benjamin Storbeck, Head of Partner Sales Central Europe bei Retarus, erklärt: „Die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Bechtle, Coop und Retarus war entscheidend für den Projekterfolg. Gemeinsam konnten wir eine Lösung bereitstellen, die nicht nur technologisch überzeugt, sondern sich auch reibungslos in komplexe Systemlandschaften integrieren lässt. Solche Partnerschaften sind für uns essenziell, um den hohen Anforderungen unserer Kunden an Stabilität, Transparenz und Sicherheit gerecht zu werden.“