Reklamationsmanagement Neues Modul von Jaggaer automatisiert die Prozesse

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Defekte Waren, Materialfehler und Transportschäden durch mangelhafte Verpackungen: Der Erhalt von Lieferungen in minderwertiger Qualität ist für viele Unternehmen keine Seltenheit und zieht meist aufwendige Reklamationen beim Lieferanten nach sich. Mit dem neuen Modul „Supply Quality Notification“ von Jaggaer können Lieferanten das Reklamationsmanagement automatisieren.

Gerade bei einem geringen Digitalisierungsgrad mangelt es oft an Transparenz und die Prozesse werden durch Datensilos sowie manuelle Vorgänge erschwert. Das hat nicht nur Verzögerungen und Mehraufwand zur Folge, sondern auch verpasste Fristen und dadurch ausbleibende Erstattungen. Um Unternehmen davor zur bewahren, bietet der Source-to-Pay-Anbieter Jaggaer mit „Supply Quality Notification“ ab sofort eine Lösung, die das Reklamationsmanagement automatisiert, die Prozesse beschleunigt und die qualitätsbezogene Kommunikation mit den Zulieferern vereinfacht.

Alle Daten und Prozesse auf einer Plattform

Dank des neuen SQN-Moduls werden sämtliche Reklamationsprozesse standardisiert und für eine effiziente Zusammenarbeit auf einer Plattform vereint. So stehen sowohl den Unternehmen als auch Lieferanten alle Daten in Echtzeit zur Verfügung und die aufwendige Suche nach Dokumenten gehört beiderseits der Vergangenheit an. Denn die Plattform ist mit allen vor- und nachgelagerten Modulen verknüpft und führt Qualitätsberichte, Nachweise und sonstige Informationen automatisch zusammen.

Automatisierte Prozesse im Reklamationsmanagement

Im Falle eines Qualitätsproblems lässt sich die betroffene Lieferung direkt aus dem Portal von Jaggaer heraus beanstanden. Dazu stehen vordefinierte Templates zur Verfügung, die sicherstellen, dass alle notwendigen Angaben – wie die Artikelnummer, Anzahl der fehlerhaften Teile und Kundendaten – gemacht werden. Daraufhin wird die Reklamation je nach Bedarf nach dem 3D-, 5D- oder 8D-Prozess erstellt, an den verantwortlichen Qualitätsmanager geleitet und nach Freigabe inklusive aller Dokumente – wie Bilder, Fehlerbeschreibungen und Prüfberichte – an das Lieferantenportal übertragen. 

Alternativ können User auch auf das Qualitätsmanagement ihres integrierten ERP-Systems zugreifen und Reklamationen von dort an das Portal senden. Der Lieferant erhält derweil in Echtzeit eine Benachrichtigung und kann die Dokumente verzögerungsfrei einsehen und bearbeiten. Dabei führt ihn das Tool je nach Bericht durch die entsprechenden Prozessschritte, sodass Fehlerquellen identifiziert und die Probleme nachhaltig gelöst werden.

Reduzierung des Arbeitsaufwands mit Reklamationen

Zeitgleich sieht das Unternehmen alle Antworten des Lieferanten im Portal, kann diese prüfen und bearbeiten oder auf Basis der vorgeschlagenen Maßnahmen akzeptieren. Anschließend werden im Ergebnis alle Daten und Dokumente rund um eine Reklamation wieder in das angebundene ERP-System eingespeist. Dadurch reduziert sich nicht nur der manuelle Arbeitsaufwand enorm, sondern das Unternehmen profitiert auch von einer deutlich höheren Transparenz und Datenqualität. Des Weiteren wird unnötigen Verzögerungen im Reklamationsmanagement vorgebeugt, da das SQN-Modul von Jaggaer beide Parteien benachrichtigt, sobald eine Änderung des Vorgangs erfolgt.

Zusätzlich erinnert das Supply Quality Notification-Modul auf Wunsch automatisch an wichtige Fristen und bewahrt Unternehmen so davor, den entscheidenden Stichtag für Reklamationen zu verpassen. Darüber hinaus haben die User dank übersichtlicher Dashboards jederzeit den Status aktueller Reklamationen im Blick und können sämtliche Qualitätsmanagement-Daten transparent, im Sinne eines Single-Point-of-Truth, einsehen.

Autonomous-Commerce-Ansatz für Reklamationsmanagement

„Obwohl die Digitalisierung in vielen Unternehmen voranschreitet, wird das Reklamationsmanagement häufig noch manuell durchgeführt. Das kostet nicht nur wertvolle Ressourcen, da viel Zeit in die Suche von Dokumenten oder Datenübertragungen investiert wird. Vielmehr zieht es im Falle manueller Fehler oder verpasster Fristen auch ärgerliche Einbußen nach sich. Hinzu kommt, dass viele ERP-Systeme, wie auch SAP, keinen elektronischen Datenaustausch mit Lieferanten bieten und die Unternehmen dadurch auf eine Lösung angewiesen sind, die das ermöglicht. Da setzen wir mit unserer Autonomous Commerce-Strategie an und verhelfen sowohl den Unternehmen als auch Lieferanten zu einem automatisierten Reklamationsmanagement und damit deutlichen Effizienzsteigerungen“, sagt Jochen Krüger, Vice President Germany, Austria & Switzerland bei Jaggaer

Jaggaer bietet umfangreiche SaaS-basierte Beschaffungslösungen, die den gesamten Source-to-Settle-Prozess umfassen, einschließlich Spend Management, Category Management, Lieferantenmanagement, Sourcing, Vertragsmanagement, E-Procurement, Rechnungsabwicklung, Supply Chain Management und Bestandsmanagement. Diese Kernprozesse des Einkaufs sind auf der Plattform Jaggaer One angesiedelt. Mit Autonomous Commerce wird der gesamte Source-to-Pay-Prozess mit einem verbraucherähnlichen, autonomen Einkaufserlebnis verknüpft, das Einkäufer, Lieferanten sowie Partner einbezieht und dabei das Potenzial des Internet of Things ausschöpft.

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