Content Management Redaktionssystem: Digitalisierung der Arbeitsprozesse mit Xpublisher

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Printmagazine, E-Books oder Webseiten: Verlagshäuser wie auch Unternehmen versorgen zahlreiche Kanäle mit ihren Inhalten in verschiedenen Medienformaten – ein Prozess, der Ressourcen bindet. Mit dem Redaktionssystem Xpublisher lässt sich dieser Prozess digitalisieren.

Die Redaktions- und Publishing-Software von Fabasoft Xpublisher basiert auf einer hochsicheren Cloud-Technologie und deckt die gesamte Content-Wertschöpfungskette ab. Das Redaktionssystem verwaltet alle Inhalte in einer Datenbank, passt diese an die einzelnen Formate an und publiziert sie mit einem Klick in jeden beliebigen Medienkanal – Print und Digital. 

Matthias Kraus, Geschäftsführer der Fabasoft Xpublisher GmbH, erläutert: „Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Inhalte profitabel zu vermarkten. Damit sie die Rentabilität sichern und wettbewerbsfähig bleiben, kombinieren insbesondere Verlage schon lange ihr Print- und Digitalangebot: Sie veröffentlichen E-Books oder E-Paper, pflegen Webseiten oder entwickeln eigene Apps.“ Zu den klassischen Text-, Grafik- und Bildbeiträgen kommen Audio- und Videoformate hinzu. Gleichzeitig gelten für jede Publikation und jeden Kanal strenge Design- und Formulierungsvorgaben. Prozesse, die ohne ein Redaktionssystem zeitaufwendig, fehleranfällig und teuer sind.

Sicheres Redaktionssystem für Print- und Onlineprodukte

Das Cloud-basierte Redaktionssystem von Fabasoft Xpublisher ermöglicht es Medienhäuser und Unternehmen, ihre Arbeitsprozesse zu digitalisieren: Es verwaltet und steuert die gesamte Produktion, egal ob Print oder Online. Für Printproduktionen bedeutet der Einsatz der Software eine Zeitersparnis von bis zu 40 Prozent. „Xpublisher unterstützt Verlage entlang der gesamten Wertschöpfungskette – von der Entwicklung von Inhalten über interne Abstimmungs- und Freigabeprozesse bis hin zur finalen Druckdatenübermittlung. 

Das sichert die Rentabilität des Printgeschäfts trotz höherer Papier-, Druck- und Vertriebskosten bei gleichzeitig rückläufigen Verkäufen“, betont Kraus. Die Redaktions- und Publishingsoftware von Fabasoft Xpublisher lässt sich an nahezu jedes beliebige Drittsystem über Schnittstellen anbinden. Die Möglichkeit, neben Online- auch Printpublikationen zu erstellen, ist ein Alleinstellungsmerkmal des Münchener Unternehmens.

Redaktionssystem erfüllt Anforderungen der genutzten Kanäle 

Auch bei Online-Publikationen berücksichtigt das Redaktionssystem eigenständig die spezifischen Anforderungen aller genutzten Kommunikationskanäle – mithilfe von künstlicher Intelligenz: „Die für Print entwickelten Texte adaptiert das System mittels eigener KI für Social-Media-Teaser, Webseiten oder Newsletter“, ergänzt Kraus. „Die Veröffentlichung erfolgt automatisiert – mit einem Klick in alle Kanäle.“ Die Software passt dabei die Tonalität an den jeweiligen Medienkanal an und berücksichtigt beispielsweise bestehende SEO-Anforderungen.

Zudem enthält sie einen eigenen Online-XML-Editor zur Erstellung strukturierter medienneutraler Inhalte, welche die Basis für effizientes Multichannel-Publishing bilden. Der Guided-Authoring-Ansatz stellt die Einhaltung diverser Formatvorgaben wie Zeilenlängen oder Zeichenzahlen direkt im Redaktionsprozess sicher. Außerdem bietet der Editor Vorlagen für verschiedene journalistische Darstellungsformen – etwa Interview, Nachricht, Bericht und Reportage – und ermöglicht auf diese Weise einen hohen Standardisierungs- und Automatisierungsgrad. Die erstellten Inhalte sind darüber hinaus barrierefrei und etwa durch klare Strukturen, alternative Bildbeschreibungen oder die Unterstützung von Screenreadern allen Usern zugänglich.

Digitale Inhalte effizient und sicher verwalten

Für effiziente Prozesse ist es entscheidend, dass alle Autoren den Überblick über jeden Arbeitsschritt behalten. Das macht das integrierte Digital Asset Management (DAM) von Xpublisher möglich. Das DAM ist eine Plattform für die Verwaltung von allen für den Redaktionsprozess relevanten Daten – von klassischen Textbeiträgen bis hin zu Audio-, Bild-, Grafik- und Videoassets. User hinterlegen die notwendigen Informationen in Form von Metadaten. Mithilfe des Metadatenmanagements und der integrierten Volltextsuche sind diese Daten für die verantwortlichen Personen mit wenigen Mausklicks zugänglich und lassen sich schnell weiterverarbeiten. Die smarte Suche spart somit Zeit und erleichtert Arbeitsprozesse. „Ein DAM löst das Silodenken auf und steigert die Effizienz in der Zusammenarbeit erheblich. Gleichzeitig gibt es weder zusätzlichen Aufwand noch Einschränkungen, da jeder User mit seinen gewohnten Desktop-Standardapplikationen arbeiten kann“, so Kraus.

Redaktionssystem unterstützt Business Process Model and Notation

Im DAM können Autoren gemeinsam an Textbeiträgen arbeiten und auf einen Blick erkennen, welche Version eines Textes die aktuellste ist. Die „Zeitreise“-Funktion erlaubt das Aufrufen und Wiederherstellen älterer Versionen und sorgt für maximale Transparenz. Das Redaktionssystem informiert auch über Aufgaben, auslaufende Bildlizenzen und aktuelle Verantwortlichkeiten – mithilfe der international etablierten grafischen Darstellungsmethode für Arbeitsprozesse „Business Process Model and Notation“ (BPMN). Zuständigkeiten für Texterstellung, Lektorat oder Freigaben sind klar geregelt und machen langwierige Freigabeschleifen oder Formatkorrekturen obsolet.

Alle mit dem Xpublisher verwalteten Inhalte sind sicher in der bewährten Fabasoft Cloud gespeichert. Diese ist in Bezug auf Daten- und Rechenzentrumssicherheit sowie Barrierefreiheit vielfach international zertifiziert und ausgezeichnet. Matthias Kraus erklärt: „In vielen Verlagen gelten strenge Compliance-Vorgaben, um sich vor Urheberrechtsverletzungen zu schützen und gleichzeitig Datenschutzbestimmungen und verlagsspezifische IT-Sicherheitsbestimmungen zu erfüllen. Der Einsatz moderner Cloud-Technologien ermöglicht es, diese Vorgaben einzuhalten und reduziert gleichzeitig den internen IT-Aufwand um ein Vielfaches.“

Die Fabasoft Xpublisher GmbH gehört zur Fabasoft-Gruppe als Anbieter von Redaktions- und Publishing-Systemen im deutschsprachigen Raum. Mit Fabasoft Xpublisher erstellen und verwalten zahlreiche Unternehmen ihre Inhalte in einem Content-Pool und publizieren sie in jeden gewünschten Medienkanal. Dies ermöglichen zwei integrierte Softwaresysteme: Das Digital Asset Management (DAM) speichert und verwaltet digitale Medieninhalte sicher und transparent. Das Publishing-System verbreitet Inhalte zielgruppengerecht über alle geeigneten Kanäle (Print und Digital).