Beschaffung und Lagerhaltung Warenwirtschaftssystem: So gelingt die Anbindung an den Webshop

Anbieter zum Thema

Klinkhammer Intralogistics GmbH

FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

Descartes Systems (Germany) GmbH

Mittel- bis langfristig ist es empfehlenswert, das Warenwirtschaftssystem an den Webshop anzubinden. Denn dies ermöglicht die effiziente Verwaltung von Beständen, Bestellungen und Lieferungen. Zudem spart die Anbindung nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessert auch die Kundenzufriedenheit durch aktuelle Bestandsanzeigen und schnelle Lieferzeiten.

Folgender Beitrag zeigt auf, warum es so wichtig ist, das Warenwirtschaftssystem und den Webshops miteinander zu verbinden, welche Schritte nötig sind und welche Fehler bei der Integration vermieden werden sollten. Wozu benötigen Onlineshops eine Software für die Warenwirtschaft? Eine professionelle Software für Warenwirtschaft deckt alle Prozesse ab, die mit dem Warenfluss zusammenhängen – von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis zum Verkauf. Zu den grundlegenden Funktionen eines Warenwirtschaftsprogramms gehören: 

• Überwachung und Kontrolle der Lagerbestände

• Automatisierung der Bestellprozesse, einschließlich Bedarfsanalyse und Bestellauslösung bei Lieferanten

• Erfassung und Nachverfolgung von Warenbewegungen, Wareneingangsprüfung und Versand

• Verwaltung von Produktdaten wie Preisen, Beschreibungen und Lieferanteninformationen

• Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen und Gutschriften

• Generierung von Reports zur Unterstützung von Geschäftsentscheidungen

Die Integration all dieser Funktionen in einem einzigen System sorgt für eine effiziente Steuerung der gesamten Lieferkette bis hin zum Webshop.. 

Warenwirtschaftssystem an den Webshop anbinden

Das Warenwirtschaftssystem an den Webshop anzubinden bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Durch die automatisierte Synchronisation von Artikeldaten, Bestellungen, Lagerbeständen und Kundendaten zwischen dem Warenwirtschaftssystem und dem Webshop entfällt unter anderem der doppelte Pflegeaufwand. Shop-Betreiber müssen die Daten nur einmal eingeben, was Zeit spart und die Gefahr von Erfassungsfehlern deutlich minimiert. 

Die Schnittstelle zwischen den beiden Systemen sorgt außerdem dafür, dass die Lagerbestände in Echtzeit im Webshop angezeigt werden. Da die Verfügbarkeit von Produkten immer aktuell ersichtlich ist, können Überverkäufe und Lagerengpässe verhindert werden. Potenzielle Kunden sehen sofort, ob und in welcher Menge ein Artikel verfügbar ist.

Die Anbindung der Warenwirtschaft an den eigenen Onlineshop ist zudem Teil einer effektiven Kundenbindungsstrategie. Mit den zuverlässigen Informationen über die Verfügbarkeit und die voraussichtliche Lieferzeit der Produkte wird schließlich das Risiko frustrierender Erlebnisse aufgrund von Fehlbeständen vermieden und das Vertrauen der Kunden in den Onlineshop entsprechend gestärkt.

Die wichtigsten Schritte zur Anbindung der Warenwirtschaft

Warenwirtschaftssystem an den Webshop anbinden – die wichtigsten SchritteDas Warenwirtschaftssystem an einen Webshop anzubinden ist zwar keine Raketenwissenschaft, erfordert aber dennoch eine sorgfältige Vorbereitung und eine ebenso gewissenhafte Umsetzung. Der erste Schritt besteht darin, die bestehenden Systeme im Unternehmen und deren Anforderungen genau zu analysieren. Dabei sollten vorrangig die Funktionalitäten, die das Warenwirtschaftssystem und der Webshop bieten sowie die Datenflüsse und die Schnittstellenmöglichkeiten geprüft werden. Wenn sich herausstellt, dass das aktuelle Warenwirtschaftssystem die Erwartungen an die Integration nicht erfüllen kann, ist das der letztmögliche Zeitpunkt, um auf ein anderes System umzustellen. 

Nach der eingehenden Analyse folgt die Auswahl einer passenden Schnittstelle oder einer neuen Softwarelösung. Dabei bieten sich je nach Ausgangslage verschiedene Möglichkeiten an – von standardisierten Schnittstellen, die von vielen Warenwirtschaftssystemen und Webshops angeboten werden, bis zu maßgeschneiderten Lösungen. Bei der Auswahl sollte primär darauf geachtet werden, dass die gewählte Lösung flexibel genug ist, um auch zukünftige Erweiterungen zu unterstützen.

Die Implementierung beginnt mit der Einrichtung der ausgewählten Schnittstelle. Für die reibungslose Integration erfordert dieser Schritt oftmals die Zusammenarbeit zwischen IT-Spezialisten im Unternehmen und den künftigen Nutzern der Systeme. In diesem Arbeitsschritt wird sichergestellt, dass künftig alle Daten korrekt übertragen werden. Nach der Implementierung folgt eine umfassende Testphase, bei der alle Funktionen der Schnittstelle von mehreren Personen gecheckt werden, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und vollständig synchronisiert werden. Gleichzeitig ist es wichtig, die Mitarbeiter zu schulen, die mit den neuen Systemen arbeiten werden. Sie müssen schließlich die neuen Prozesse verstehen und künftig in der Lage sein, mit dem System zu arbeiten.  

Mögliche Stolpersteine, das Warenwirtschaftssystem anzubinden

Die Anbindung eines Warenwirtschaftssystems an einen Webshop birgt einige Stolpersteine, die jedoch mit der richtigen Vorgehensweise vermieden werden können. So können unter anderem unterschiedliche Systeme inkompatibel sein und dadurch die Datenübertragung unmöglich machen. Deshalb sollte bereits bei der Auswahl der Softwarelösungen auf die Kompatibilität geachtet werden. 

Unzureichende Ressourcen führen oftmals ebenfalls zu Problemen bei der Implementierung. Eine frühzeitige Einbindung aller relevanten Abteilungen und die Erstellung eines transparenten Projektplans fördern die reibungslose Umsetzung. Ohne regelmäßige Updates und Wartung veralten Systeme schnell und weisen Sicherheitsrisiken auf. Deshalb sollten schon bei der Anbindung kontinuierliche Updates und eine regelmäßige Wartung fest eingeplant werden.