E-Invoicing Was sich demnächst für Unternehmen ändert

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Die Bundesregierung plant die obligatorische Einführung des elektronischen Versands und Empfangs von Rechnungen für Unternehmen. E-Invoicing wird also eine immer wichtigere Rolle einnehmen. Warum sich Unternehmen schon heute damit auseinandersetzen sollten, erklärt Gastautor André von de Finn von OpenText.

Aus einer aktuellen Umfrage von IDG und OpenText geht hervor: 64 Prozent der Unternehmen bevorzugen immer noch papierbasierte Rechnungen für ihre Kunden. Das ist nicht nur ineffizient, sondern treibt das Risiko von Fehlern und Mehrwertsteuerbetrug in die Höhe. Die EU wirkt diesem Problem entgegen, indem sie Unternehmen ab 2028 zur elektronischen Rechnungstellung verpflichtet (Initiative VAT in the Digital Age (ViDA)). Auch das Bundesfinanzministerium hat, als Teil des Wachstumschancengesetzes, eine Gesetzesänderung ins Rollen gebracht, die E-Invoicing in Deutschland ab Anfang 2025 einführen soll. 

Ab dem Jahr 2025 muss jedes Deutsche Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnung zu empfangen. Zwei Jahre später soll dann der verpflichtende Versand einer elektronischen Rechnung für alle Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 800 Millionen Euro gelten. Wieder ein Jahr später, also ab Anfang 2028, wird dies dann auch für klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) eingeführt.

E-Invoicing: Der gesetzliche Hintergrund

Beim E-Invoicing handelt es sich um die elektronische Rechnungsstellung, bei der die Dokumente automatisch erstellt, versendet und in das Buchhaltungssystem der Empfänger eingepflegt sowie verarbeitet werden. Die Dateien basieren auf einem strukturierten, von Computern einfach zu lesenden Format. Im Rahmen der bevorstehenden Verpflichtung zur elektronischen Rechnung in Deutschland muss das Format dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.

Laut der Umfrage von IDG und OpenText automatisieren nur 40 Prozent der weltweit befragten Unternehmen ihre elektronische Rechnungsstellung vollständig. Die Mehrheit hält weiterhin eisern an PDF-Dateien (86 Prozent) oder sogar Papierrechnungen (64 Prozent) fest. Das Einscannen, Lesen und Verarbeiten von Papierdokumenten sowie PDF- oder auch docx-Dateien erweist sich jedoch als schwieriger, zeitaufwendiger und fehleranfälliger und bedarf manueller Eingriffe. Deshalb ist die EU- und bundesweite Standardisierung des Rechnungstellungsprozesses ein Schritt in die richtige Richtung.

Verpflichtung, über Transaktionen zu informieren

Das bedeutet allerdings auch, dass Unternehmen zukünftig dazu verpflichtet sein werden, den Gesetzgeber über aus- und eingehende Rechnungen und Transaktionen zu informieren. Italien hat dafür einen Freigabeprozess durch Finanzbehörden eingeführt, auf den die Bundesregierung verzichten möchten. Trotzdem müssen Unternehmen in Zukunft bestimmte Rechnungsdaten im Rahmen eines Meldesystems zur Verfügung stellen. Dies ist für frühestens 2028 geplant. Dass in jedem Land andere Anforderungen an die Meldedaten und die Datenübertragung gelten, erschwert diesen Prozess zusätzlich. Demnach müssen sich Unternehmen, die grenzüberschreitend aktiv sind, laufend über Änderungen informieren und diese zeitnah umsetzen – selbst, wenn diese kurzfristig und lediglich in der Landessprache angekündigt werden. Andernfalls müssen sie bei Verstößen mit Bußgeldern rechnen.

Der Mehrwert einer automatisierten Rechnungstellung

Die Gewährleistung der Bereitstellung aller geforderten Daten im gewünschten Format bei der zuständigen Behörde, und gleichzeitig immer über die neusten Gesetzesänderungen informiert sein – das ist eine Herausforderung. Deshalb gehört eine zentralisierte E-Invoicing-Plattform, die diese Aufgaben ganzheitlich und automatisiert übernimmt, in Zukunft zur IT-Strategie eines jeden Unternehmen.

Bei Rechnungseingang extrahiert eine solche Lösung alle relevanten Informationen wie Rechnungsdatum, -nummer und -betrag aus dem standardisierten, strukturierten Rechnungsformat und überträgt sie in das System, das die Rechnung weiterverarbeitet. Anders als bei PDF- oder Papierdokumenten braucht es dazu keine weiteren Handgriffe eines Mitarbeiters. Gleichzeitig gleicht die Lösung Bestellung, Wareneingangsdaten und Rechnung ab und bucht – sofern gewünscht – den Rechnungseingang one manuellen Eingriff.

Beim Rechnungsausgang hingegen prüft sie, ob alle meldepflichtigen Informationen in der Rechnung enthalten sind, konvertiert sie in das erwartete Format und übermittelt sie der verantwortlichen Behörde oder Kunden. Darüber informieren und unterstützen Full-Service Anbieter Ihre Kunden dabei neue, gesetzliche Anforderungen umzusetzen, sobald eine Gesetzesänderung – unabhängig vom Markt – in Kraft tritt. Unternehmen müssen somit nicht für alle Länder, in denen sie aktiv sind, separate Lösungen und Prozesse im Einsatz haben.

Unternehmen sollten sich auf E-Invoicing vorbereiten

Das Wachstumschancen-Gesetz der Bundesregierung sowie die EU-Direktive versprechen einen standardisierten Rechnungsstellungsprozess zur Verhinderung von Betrugsversuchen. Sobald E-Invoicing hierzulande zur Pflicht wird, müssen Unternehmen bereit für die elektronische Rechnung im strukturierten Format sein. Papier- und PDF-Dokumente haben aufgrund des hohen Fehlerrisikos ab diesem Zeitpunkt keine Gültigkeit mehr. Deshalb ist es höchste Zeit für Unternehmen, sich mit Thema eingehend zu beschäftigen und in eine dedizierte E-Invoicing-Lösung zu investieren. Diese speist nicht nur alle wichtigen Informationen in das System, das Rechnungen verarbeitet, sondern übernimmt auch den Versand meldepflichtiger Rechnungsdaten an die zuständige Behörde und hält Unternehmen in gesetzlicher Hinsicht auf dem Laufenden. (sg)

E-Invoicing: Neue Lösung für die automatisierte Rechnungsstellung