Workforce Management Wie der Handel die Mitarbeiterbindung durch KI stärken kann

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Der stationäre Handel steckt in einer Krise. Zahlreiche Geschäfte mussten infolge der Pandemie und Inflation wie auch wegen boomenden Onlinehandels schließen. Zeitgleich kämpft der Einzelhandel mit dem Arbeitskräftemangel. Durch Digitalisierung und Einsatz von KI im Workforce Management können Arbeitgeber die Mitarbeiterbindung stärken.

In zahlreichen Einkaufspassagen in Deutschland ist eine deutliche Leere spürbar: Dort, wo einst die neuesten Waren zur Schau gestellt wurden, finden sich heute leerstehende Verkaufsräume, deren Fenster „Zu vermieten"-Schilder zieren. Die Geschäfte, die Pandemie und Inflation gut gemeistert haben, stehen indes vor ganz anderen Herausforderungen, wie dem Arbeitskräftemangel.

Dabei sind es gerade die Verkäuferinnen und Verkäufer, die dem Ladensterben entgegenwirken könnten. Schließlich machen sie den Unterschied zum Onlineshop aus und sind ein wichtiger Teil des Einkaufserlebnisses. Damit dieses positiv ausfällt, müssen qualifizierte Mitarbeiter angeworben und auch gehalten werden. Aber wie kann der stationäre Handel neue Mitarbeiter anwerben und die Mitarbeiterbindung stärken, wenn mehr Gehalt in der aktuellen Lage keine Option ist? Die Lösung ist eigentlich so naheliegend wie einfach: Es gilt, den Bedürfnissen der Mitarbeitenden durch ein effizientes Workforce Management gerecht zu werden.

Jeder zweite Mitarbeiter im Handel denkt über Kündigung nach

Rund 52 Prozent der Angestellten im Handel haben im vergangenen Jahr darüber nachgedacht zu kündigen. Das ergab die aktuelle Studie „State of the Frontline Workforce 2023“ von Quinyx. Etwa 40 Prozent geben dabei als Grund zu viel Stress an, der aus mangelnder Flexibilität in der Dienstplanung (55 Prozent) und zu vielen Arbeitsstunden (48 Prozent) resultiert. Kein Wunder, denn 51 Prozent haben im vergangenen Jahr Unterbesetzungen wahrgenommen, während 39 Prozent über eine fehlende Work-Life-Balance klagen. Daraus ergeben sich zwei große Aufgaben für Unternehmen: Die Flexibilisierung der Dienstplanung beziehungsweise das Einbeziehen der Mitarbeitenden und das Vermeiden von Unter- und Überbesetzungen.

Workforce Management: So helfen Digitalisierung und KI

Das Zauberwort, mit dem sich diese Aufgaben bewältigen lassen, heißt: Digitalisierung. Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter im Bereich Workforce Management, die sich genau auf diese Problemstellungen spezialisiert haben und eine digitale Personaleinsatzplanung, häufig auch unter Einsatz von Algorithmen oder künstlicher Intelligenz, ermöglichen. Dennoch setzen laut der Studie von Quinyx immer noch 33 Prozent auf ausgedruckte Dienstpläne und 24 Prozent müssen auf einen Computer zugreifen, um zu erfahren, wann sie arbeiten müssen.

Dass dies auch anders geht, zeigt die Klier Hair Group. In über 800 Salons und Filialen für den Friseurbedarf setzt das Unternehmen auf eine App für das Workforce Management. Die Angestellten können so Arbeitseinsätze für die kommenden Wochen, Änderungen im Dienstplan und die neuesten Unternehmensinformationen direkt über das Smartphone einsehen, was die Mitarbeiterbindung stärkt.

Mitarbeiter erhalten Mitspracherecht und Planungssicherheit

Durch den Einsatz einer solchen App haben Mitarbeitende zusätzlich die Möglichkeit, eigenständig Schichten zu tauschen. Darüber hinaus können sie ihre Verfügbarkeiten angeben und sehen, wann eine Schicht noch nicht besetzt ist und sich für diese bewerben. Diese gewonnene Flexibilität bietet Angestellten mehr Mitspracherecht und Planungssicherheit, was private Termine und Freizeit angeht.

Das wiederum führt zu mehr Zufriedenheit in der Belegschaft und einer höheren Mitarbeiterbindung, wie die Supermarktkette Coop in Nordeuropa zeigt. Sie hat nach der Einführung einer digitalen Lösung eine Studie durchgeführt, um deren Auswirkungen zu messen. Das Ergebnis: Die Mitarbeiterfluktuation wurde deutlich reduziert und die über 1.000 Angestellten gaben an, dass sie durch die neu gewonnene Flexibilität und Transparenz bei den Dienstplänen ihr Leben und ihre Arbeit viel besser in Einklang bringen können.

Durch Workforce Management bessere Planbarkeit für den Handel

Neben dem generellen Einsatz digitaler Lösungen für das Workforce Management bietet KI weitere Vorteile auf diesem Gebiet. Dazu gehören die Steigerung der Effizienz sowie die Vermeidung von Unter- und Überbesetzungen im stationären Handel. Anhand historischer Daten (sowohl interner als auch externer) können Prognosen erstellt werden, die die Planenden unterstützen können, genau die richtige Anzahl an Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Die Daten, die dabei zum Tragen kommen, können beispielsweise der saisonale Kundenandrang sein, der über einen Zähler an der Tür gemessen wurde, wie am Black Friday oder in der Vorweihnachtszeit. Aber auch Zahlen wie die Umsätze zu einer bestimmten Tageszeit können in die Personalbedarfsprognose einbezogen werden.

Workforce Management ermöglicht die automatisierte Dienstplanung

Die automatisierte Dienstplanung greift auf alle zur Verfügung gestellten Informationen zurück und spart den Personalplanern dabei sowohl Zeit als auch Ressourcen. Denn die Algorithmen erstellen auf Knopfdruck den idealen Dienstplan, bei dem zusätzlich die Qualifikationen der Mitarbeitenden, Schichtwünsche sowie gesetzliche und vertragliche Regelungen berücksichtigt werden. Die planende Person hat anschließend die Möglichkeit, bei Bedarf noch manuelle Änderungen vorzunehmen.

Ein Unternehmen, das neben dem digitalen Workforce Management KI-Optimierung einsetzt, um die Effizienz in seinen über 400 Filialen zu verbessern, ist Elkjøp (auch bekannt als Elgiganten), der größte Einzelhändler für Unterhaltungselektronik in Skandinavien. Vor dem Einsatz einer Workforce-Management.Software gab es beim Unternehmen Zeiten, in denen es 20 Prozent Übersetzung oder 30 Prozent Unterbesetzung gab. Die KI kann dabei helfen, dass genauere Prognosen abgegeben werden. Auf Basis dieser Vorhersagen können anschließend mit Hilfe von Algorithmen automatisiert neue Schicht-Vakanzen im Dienstplan erstellt werden. So soll sichergestellt werden, dass immer genug Personal vor Ort ist.

Digitalisierung und KI – die Schlüssel für Mitarbeiterbindung

Im stationären Handel herrschte schon immer viel Konkurrenz – nicht nur in Sachen Umsatz, sondern auch um die besten Mitarbeitenden. Denn viele haben begriffen, dass die Angestellten maßgeblich für die Kunden-Experience und den Erfolg des Unternehmens sind.

Um die geeigneten Beschäftigten zu gewinnen und zu halten, gilt es zum einen, auf ihre Bedürfnisse einzugehen und ihnen mehr Mitspracherecht einzuräumen. Zum anderen müssen Unternehmen in Zeiten des Arbeitskräftemangels jedoch auch beginnen, ihre Ressourcen besser zu planen. Denn je mehr Zeit die Filialmanager durch Workforce Management bei der Personaleinsatzplanung einsparen, desto mehr Kapazitäten haben sie für die Mitarbeiterentwicklung und weitere Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen.

Gestresste und missgestimmte Mitarbeiter sind nicht nur kontraproduktiv für das Einkaufserlebnis, sondern neigen auch dazu, früher oder später zum nächsten Arbeitgeber zu wechseln – in der Hoffnung, hier bessere Bedingungen vorzufinden. Digitalisierung und der Einsatz von KI sind hierbei die Schlüssel zu mehr Mitarbeiter- und letztendlich zu mehr Kundenzufriedenheit.

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