Wie Sie mit Ausgabenmanagement die GoBD Richtlinie erfüllen

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Laut der GoBD Richtlinie müssen Finanzdaten zugänglich, unverändert und sicher sein. Lesen Sie hier, wie ein Ausgabenmanagement Sie bei der Umsetzung der GoBD unterstützen kann.

Hinter der GoBD Richtlinie verstecken sich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Kurz gesagt müssen Finanzdaten zugänglich, unverändert und sicher sein. Das heißt:

• Zugänglich: vom Finanzamt auf Anfrage abrufbar

• Unverändert: keine nachträglichen Änderungen möglich

• Sicher: Kein Zugriff von unzulässigen Dritten

Es bedeutet auch, dass jede Zahlung bzw. jede Ausgabe mit einem Beleg gepaart werden muss. Jeder, der gewinnbringende Umsätze macht, also Unternehmen jeder Größe und Art, sowie Selbstständige und Freelancer in Deutschland müssen sich an die Richtlinie halten.

Die Säulen der GoBD

Die GoBD ist auf verschiedenen Prinzipien aufgebaut: Die Sicherheit und Integrität von Daten, auf Anfrage Ein- und Überblick dieser Daten, Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten, und eine fristgerechte Aufzeichnung. Zusätzlich muss jedes Unternehmen genau dokumentieren, wie die Unternehmensprozesse die GoBD Richtlinie unterstützen und müssen in der Lage sein dieses Dokument jederzeit vorzeigen zu können. Dazu zählen das Vorhandensein (digitaler) Belege, eine sichere digitale Speicherung und digitale Archive.

Wie Ausgabenmanagement Sie bei der Umsetzung der GoBD unterstützt

Umfassendes Ausgabenmanagement, also die strukturierte und fristgemäße Erfassung von jeglichen Unternehmensausgaben, hilft die verschiedenen Anforderungen der GoBD zu erfüllen:

• Zeitgerechte Erfassung aller Zahlungsdaten

• Sichere Speicherung und Archivierung von Zahlungsbelegen

• Ortsunabhängiger Zugriff auf Zahlungsinformationen möglich, wenn notwendig

Was ist Ausgabenmanagement?

Ausgabenmanagement hilft aber nicht nur die GoBD zu erfüllen – die Digitalisierung von Finanzen hat viele weitere Vorteile für Unternehmen:

• Einsparungen und Effizienzsteigerungen: Prozesse werden optimiert und digitalisiert und Sie sparen somit Zeit und Geld gegenüber bisher manuellen Ausgaben- und Spesenabrechnungen.
  

• Echtzeitansicht aller ausgehenden Zahlungsströme: Dank Echtzeit-Daten aller Ausgaben von unterwegs können Unternehmen sowohl den Datenzugriff als die Datenanalyse optimieren. Daraus werden neue Einblicke ins Unternehmen gewonnen. Eine genaue Echtzeitansicht der Ausgaben kann Ihnen dabei helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen, angefangen bei Budgets bis hin zu Prozessen und Richtlinien.
  

• Weniger manuelle Arbeit: monatliche Ausgabenabrechnungen von Mitarbeitern führen zu Demotivation und dem Potential von Fehlern. Durch die Automatisierung von Abrechnungsvorgängen werden diese Prozesse verbessert, Mitarbeiter sowie Finanzabteilung können sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.
  

• Reisen und Unterhaltung: Gerade bei Geschäftsreisen können Ausgaben schnell große Beträge erreichen. Eine große Auslage für junge Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit privaten Finanzverpflichtungen. Mit Prepaidkarten behalten Sie die Kontrolle über die Höhe und Art der Ausgaben, erleichtern Ihren Mitarbeitern aber ihre Finanzsituation. Statt einer Abrechnung am Monatsende werden Ausgaben gleich von unterwegs mit Rechnungen verbunden.
  

• Flexible Mitarbeiterbudgets: Budget können je nach Bedarf von vorneherein festgelegt werden, nachträglich flexibel erhöht werden und bestimmte Kategorien oder internationale Währungen können akzeptiert oder abgelehnt werden. Je nach Projekt, Ort und Anforderungen können so Regeln pro Karte und Mitarbeiter oder Team flexibel festgelegt werden. Die spezifischen Ausgaben können je nach Aufgaben des Mitarbeiters rollenbasiert festgelegt werden.

Wussten Sie, dass noch immer 35 Prozent aller Unternehmen von ihren Mitarbeitern verlangen, dass diese zumindest teilweise Spesen und Reisekosten auslegen, die dann gegen Belege später zurückerstattet werden? Auch eine geteilte Firmenkarte (39 Prozent), bezahlen auf Rechnung (31 Prozent) und Bargeld aus der Portokasse (20 Prozent) sind nach wie vor nicht ungewöhnlich (Quelle: 2021 Umfrage von Soldo unter 100 deutschen KMU Betrieben; Mehrfachnennungen waren möglich).

Soldo bietet hierzu eine Lösung – eine Kombination aus Prepaid-Kreditkarten, ausgestellt pro Mitarbeiter, Team oder Projekt, gekoppelt mit einer Plattform zum digitalen Ausgabenmanagement. Ausgaben werden direkt beim Kauf in einer App festgehalten und stehen dem Finanzteam so in Echtzeit zur Verfügung.

Warum digitales Ausgabenmanagement Ihre Finanzfunktion entlastet

Digitales Ausgabenmanagement bringt viele allgemeine Vorteile für die Art und Weise wie Spesen und Ausgaben gehandhabt werden, nicht nur in Bezug auf die GoBD. Sie optimiert, wie Mitarbeiter notwendige Ausgaben tätigen und abrechnen, und demonstriert so Vertrauen des Unternehmens in seine Mitarbeiter. Gleichzeitig behält die Finanzabteilung Kontrolle über die Höhe und Art von Ausgaben. Das führt zu weniger Arbeit, nutzt weniger Ressourcen und fördert die Motivation.

Aber nicht nur die Ausgabenverwaltung an sich wird verbessert. Auch das Reporting fällt deutlich leichter, wenn detaillierte und fristgerechte Informationen zu allen Arten von Ausgaben bereitstehen. Ohne zeitnahen Zugriff auf Daten tappen die Führungspersonen der Finanzabteilung teilweise wochenlang im Dunkeln. Mit verlässlichen und regelmäßigen Finanzdaten können dank einer Datenanalyse frühzeitig Entscheidungen herangeführt werden. So können Verbesserungsmöglichkeiten, Finanzlücken und Einsparungspotential schneller und leichter aufgezeigt werden und die Richtlinien nachjustiert werden. Bei Nachfragen und Anfragen des Finanzamts hilft umfassendes Ausgabenmanagement alle notwendigen Informationen stets zur Hand zu haben und der GoBD zu entsprechen.

Um Sie bei der Digitalisierung Ihrer Finanzfunktion zu unterstützen, bieten wir Ihnen ein kostenloses eBook an: Laden Sie jetzt das eBook „Die Bausteine einer digitalen Finanzfunktion“ herunter, um zu erfahren, wie die Digitalisierung die Finanzabteilung verändert und eine Checkliste, welche Tools und Schritte Sie in einer digitalen Finanzfunktion unterstützen.

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