Umsatzsteuer Wie Tax Engines Onlinehändler bei der Steuerfindung unterstützen

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Kontinuierliche Änderungen bei der Umsatzsteuer und die Digitalisierung im Finanzwesen – zwei Entwicklungen, die von Handelsunternehmen einen prüfenden Blick auf ihre internen Prozesse für die Ermittlung der Umsatzsteuer fordern. Je internationaler und komplexer das Geschäftsfeld ist, umso wichtiger wird systemgestützte Automatisierung – nicht zuletzt im Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung.

Internationaler E-Commerce und indirekte Steuern sind ein herausforderndes Thema. Das liegt sowohl an rechtlichen als auch an technischen Fallstricken. Relevant ist hier zunächst die EU-Umsatzsteuer-Reform „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA. Unter anderem wird ViDA mit der Einführung von E-Invoicing Handelspartner verpflichten, in nahezu Echtzeit ihre Umsatzsteuer-Rechnungsdaten elektronisch an die Steuerbehörden zu übermitteln. Das heißt: Steuerliche Daten müssen von Anfang an den rechtlichen Regelungen entsprechen. Fehler im Nachhinein zu korrigieren ist nicht mehr möglich. Schwierig werden auch manuelle Eingriffe, wenn interne Systeme eine spezifische Steuerfindung nicht unterstützen.

Hinzu kommt: Neben länderspezifischen Besonderheiten zu Umsatzsteuern bei Marktplatz-Transaktionen haben viele Länder die indirekte Steuerschuld auf das Land verlagert, in dem der Verbraucher ansässig ist. Daher kann ein elektronischer Warenkorb mit mehreren Artikeln zu einer Umsatzsteuerpflicht für den Verkäufer, den Marktplatz und sogar den Verbraucher führen. Damit wird es komplex: Je nach Standort des Käufers und der Artikelkategorie ist der richtige Steuersatz zu finden, zudem muss die Rechnungsstellung länderspezifische Vorschriften erfüllen.

Händler benötigen Hilfe bei der Umsatzsteuer-Ermittlung

Diese Anforderungen sind nicht zu unterschätzen, wie eine aktuelle Studie von Vertex zeigt: Auch wenn die überwiegende Mehrheit der befragten Händler vom Umsatzpotenzial elektronischer Marktplätze überzeugt sind, wünschen sich 64 Prozent viel mehr oder sehr viel mehr Unterstützung bei der Umsatzsteuer-Ermittlung sowie bei der Rechnungsstellung (63 Prozent). Sieben von zehn der Befragten gaben sogar an, dass die Herausforderungen bei den indirekten Steuern sie in Zukunft davon abhalten könnten, Marktplätze zu nutzen.

SAP S/4HANA erfordert neue Steuerfunktionen

Aus technischer Sicht wirft die Digitalisierung der Finanzprozesse, insbesondere die Umstellung auf SAP S/4HANA, neue Fragen auf: Die Ermittlung der Umsatzsteuer – Teil jeder geschäftlichen Transaktion – steht auf dem Prüfstand. SAP S/4HANA bietet hierfür nur Basisfunktionen. Bestehende Eigenlösungen, Konfigurationen und Anpassungen für komplexere Anforderungen können nicht einfach per Copy & Paste aus Bestandssystemen übertragen werden. Gleichzeitig muss global durchgängig Steuer-Compliance gewährleistet werden, immer öfter auch in nahezu Echtzeit. Zu entscheiden ist daher: Sollen Umsatzsteuer-Funktionen nativ in SAP S/4HANA und anderen relevanten Transaktionssystemen neu programmiert und auf Dauer gepflegt werden? Oder macht eine zentral integrierte Tax Engine Sinn?

Konsistente Umsatzsteuer für heterogene Systemlandschaften

Bei der Frage nach der Wirtschaftlichkeit der beiden Optionen sind drei Anforderungen zu bewerten. Als erstes ist es aus steuerlicher und technischer Sicht herausfordernd, wenn mehrere ERP- bzw. Transaktionssysteme für Finanzen und Beschaffung im Einsatz sind. Sie alle müssen mit dem gleichen steuerlichen Regelwerk versorgt werden.

Den Aufwand, dies über native Funktionen abzubilden kann erheblich sein. Dies gilt es zu vergleichen mit einer zertifizierten Tax Engine eines Drittanbieters, die als zentrale Einheit an verschiedenste bestehende ERP-Systeme und E-Commerce-Plattformen angebunden werden kann – skalierbar und länderübergreifend. Die nötigen globalen Steuervorschriften stellt der Tax-Engine-Anbieter als Single-Source-of-Truth zur Verfügung und hält sie auf dem neuesten Stand. Damit stehen konsistent unternehmensweit alle Regeln für die Steuerfindung zur Verfügung. Dies führt direkt zur zweiten Anforderung.

Regelwerk für Tausende von Steuergerichtsbarkeiten

In der weltweiten Umsatzsteuergesetzgebung gibt es beinahe täglich Änderungen. Dies gilt vor allem für grenzüberschreitenden E-Commerce, digitale Dienstleistungen und Umsatzsteuersätze. Häufig erfolgen die Änderungen kurzfristig und teils nur für einen bestimmten Zeitraum. Insbesondere Handelsunternehmen mit komplexen Lieferketten und Produktionsprozessen kommen diesen Änderungen kaum hinterher. Hier gilt es zu kalkulieren, ob eine externe Tax Engine nicht sinnvoll ist, statt eigene Steuer-Recherchen und entsprechende IT-Anpassungen umzusetzen. Schließlich gibt es mehr als 12.000 Steuergerichtsbarkeiten weltweit, für die Tax-Engine-Anbieter laufend das gesamte steuerliche Regelwerk aktualisieren und darüber auch vorab informieren.

Richtige Dokumentation der Steuer-Compliance

Der dritte Aspekt ist die Steuer-Compliance, für deren Nachvollziehbarkeit verlässliche Lösungen erforderlich sind. Denn wie eine weitere internationale Studie von Vertex zeigt, scheint die Ermittlung der indirekten Steuern bei vielen Unternehmen unzureichend. In der DACH-Region gab die Hälfte der Befragten an, dass sie mit Beanstandungen durch die Steuerbehörden zu tun hatten, bei einem Viertel war dies sehr oft der Fall. Interne Audits brachten bei 67 Prozent Fehler zutage, ein gutes Drittel war damit vielfach konfrontiert. Finanzielle Konsequenzen durch Nicht-Einhaltung von indirekten Steuervorschriften mussten 56 Prozent der DACH-Unternehmen hinnehmen. Laut der Studie sind sich generell zwei Drittel der befragten Führungskräfte bewusst, dass ihre Organisation Risiken eingeht, wenn es um indirekte Steuern geht. Angesichts ihres derzeitigen Stands der indirekten Steuer-Compliance im Unternehmen sehen sich ganze 84 Prozent persönlichen Risiken ausgesetzt. Dabei schätzen 31 Prozent der Führungskräfte aus DACH diese persönlichen Risiken als erheblich an.

Nachlässigkeit oder sogar Vorsatz? Diesem möglichen Vorwurf können Unternehmen mit einem Tax Compliance Management System (TCMS) vorbeugen Es umfasst in der Regel Funktionen zur Automatisierung von steuerlichen Prozessen sowie zur Überwachung der Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften. Hier kann eine Tax Engine effizient unterstützen anhand einer validen Dokumentation, dass alle notwendigen Maßnahmen und Kontrollen zur Sicherstellung der Compliance implementiert wurden.

Management der Umsatzsteuer mit Tax Engines

Mit den kommenden Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung und der Digitalisierung im Finanzwesen braucht es rechtzeitige Entscheidungen dazu, wie das Umsatzsteuer-Management gestaltet werden soll. Native Steuer-Funktionen im ERP- bzw. SAP-System oder eine integrierte Tax Engine: Diese Frage muss geklärt werden, um insgesamt durchgehend digitale Finanzprozesse schaffen zu können. Tax Engines unterstützen hier durch hohe Automatisierung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei umsatzsteuerlichen Herausforderungen gerade im internationalen Online-Handel.

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