E-Procurement-Management Beschaffungswesen – in guten wie in schlechten Zeiten

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Warum nachhaltige, starke Lieferantenbeziehungen für Einkäufer gerade in Krisen so wichtig sind.

Der Beschaffungsprozess ist ein riesiges, verflochtenes Netz aus verschiedenen Playern, die alle am Wertschöpfungsprozess beteiligt sind und die reibungslose Beschaffung sicherstellen wollen. Für dieses Netzwerk gilt dasselbe wie für jede gute Ehe: Es heißt, in guten wie in schlechten Zeiten zusammenzustehen! Mit einigen Grundregeln lassen sich die Beziehungen im Beschaffungswesen, das Verhältnis zwischen Einkauf und Lieferanten gerade in Krisensituationen antizyklisch festigen und weiter ausbauen. 

Kopierpapier ist heute heißbegehrte Ware, da es in den Büros landauf, landab mittlerweile knapp geworden oder ausge­gangen ist, als Folge des Holzmangels und Einfuhrengpässen aus Corona- oder Kriegsländern. Doch im Beschaffungsprozess ist Papier weiterhin sehr wichtig, da – egal wie digital Bestellprozesse aufgestellt sind – die Lieferscheine zumeist noch in Papierform beiliegen. Stehen Einkauf und Lieferant in einer nachhaltig partnerschaftlichen, zwischenmenschlich-ehrlichen Beziehung, hat schon mancher Beschaffungsprozess eine Krise unbeschadet überstanden. Gerade in Mangelsitua­tionen reservieren Händler gerne ihren treuen Stammeinkäufern die ein oder andere Charge an begehrten Produkten. 

Und gerade in Krisen bewähren sich Händler im Beschaffungswesen, die heiße Ware nur in angemessenen Mengen und weiterhin zu fairen Preisen abgeben. Einkäufer dagegen, die nur auf Cherry Picking aus sind, also das günstigste Preis-Leistungs-Verhältnis aus jeder Kategorie der einzelnen Komponenten heraussuchen und Lieferanten in Preis und Konditionen drücken oder teilweise auch regelrecht ausquetschen, dürfen sich nicht wundern, wenn sie in Zeiten von Lieferengpässen keine Ware mehr erhalten. Auch Maverick Buyer, also Einkäufer außerhalb standardisierter Beschaffungsvorgänge, können leicht identifiziert und in Mangelsituationen benachteiligt werden. Am Beispiel der FFP2-Masken, die im ersten Lockdown für Mitarbeiter in notwendig weiterlaufenden Produktionen dringend erforderlich waren, traten die Vorteile langjähriger, guter Vertrauensverhältnisse zwischen Einkäufern und Lieferanten schnell und deutlich zutage: Lieferanten verkauften nämlich FFP2-Masken bevorzugt an Bestandseinkäufer.

Treue zahlt sich aus! Ein Alleinstellungsmerkmal der E-Procurement-Plattform Simple System ist ihre Neutralität. Es ist eiserne Regel, dass sich der Plattformbetreiber in keiner Weise zwischen die Einkäufer-Lieferantenbeziehung drängt. Dazu zählt insbesondere, dass Simple System nicht als Händler auftritt. Die zu allen Seiten hin offene und faire Kommunikation, die auf guter Beratung, Empfehlungen und Unterstützung basiert, stärkt die Beziehungen zwischen Schlüssellieferanten und Einkäufern enorm.

4 Grundregeln im Beschaffungswesen

Neben einer fairen Plattform für Handelsgeschäfte sollte man vier Grundregeln befolgen, die die Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten auch in schweren Zeiten stärkt, sodass sich Herausforderungen und Risiken gemeinsam bewältigen lassen:

Vertrauen, Ehrlichkeit und Transparenz: Es ist von entscheidender Wichtigkeit, dass sich beide Seiten darauf verlassen können, dass verhandelte Bedingungen eingehalten werden. Eine faire, transparente Preisgestaltung des Lieferanten ist ebenso wichtig wie Offenheit in Sachen strategischer Einkaufsplanung.

Hohe Datenqualität und digitale Regeln: Die Datenqualität der bereitgestellten Kataloge (nicht erst während der Pandemie bewiesen sich elektrische Kataloge einmal wieder) muss korrekt, das heißt, die angebotenen Daten müssen verlässlich sein. Ein weiterer bestechender Vorteil einer di­gitalen Plattform ist, dass die verantwortliche Beschaffungsabteilung die Kataloge so auf Mitarbeiteraccounts anlegen kann, dass bestimmte Mitarbeiter überhaupt nur Zugriff auf bestimmte Produktsortimente haben. So erhält der Einkauf die Möglichkeit, seine Strategie gezielt zu steuern, sodass auch Maverick Buying per se ausgeschlossen werden kann. 

Schnelle Reaktion: Sobald Unklarheiten oder Veränderungen aufkommen, sollten diese durch einen schnellen Austausch geklärt werden. Kurze Reaktionszeiten sind das A und O guter Einkäufer-Lieferantenbeziehungen.

Faktor Mensch: Die zwischenmenschliche Ebene darf im Beschaffungswesen nie in den Hintergrund geraten. Es kommt alles auf eine mensch­liche Kommunikation auf Augenhöhe an, die auf Wertschätzung und gegenseitigem Respekt basiert. 

Mein Fazit:

Langfristig starke Einkäufer-Lieferantenbeziehungen sind entscheidend, um in Krisen resilient, also vorausschauend und sicher aufgestellt zu sein. Denn wenn Lieferketten erst einmal reißen, ist es zu spät zum Handeln! Setzen Sie frühzeitig auf gute Beziehungen und gemeinsame Grundlagen und Plattformen, auf deren Basis Sie zusammen digital stark sein und weiter wachsen können. 

Die Plattform bündelt ein Gesamtsortiment von 80 Millionen Artikeln führender Lieferanten und vereinfacht damit Beschaffungs- und Vertriebsprozesse entscheidend.

Seit zweieinhalb Jahren ist Josefina Hannappel als Senior eProcurement Consultant bei der Simple System GmbH & Co. KG. Dank ihrer langjährigen Berufspraxis als Key Accounterin kennt sie den Markt lange und tief – sowohl die Seite der Lieferanten wie auch die des Einkaufs. Die exzellent vernetzte Branchenexpertin ist zudem Mitglied im Vorstand Region Koblenz des Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik e.V. Als Expertin für digitale Beschaffung arbeitet Josefina Hannappel seit Jahren erfolgreich remote aus ihrem Homeoffice in Vallendar bei Koblenz.

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