Buchhaltung und Jahresabschluss: Wichtige Tipps für Onlinehändler

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Der Onlinehandel boomt. Immer mehr Händler verlagern ihre Geschäftstätigkeit ins Internet oder starten direkt mit einem Onlineshop. Auch hier ist die Buchhaltung immer ein wichtiges Thema, dem Händler ausreichend Zeit widmen sollten, um böse Überraschungen zu vermeiden. Hier wichtige Tipps für die Buchhaltung im E-Commerce.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder doppelte Buchhaltung?

Die erste Entscheidung, die ein Unternehmer in Bezug auf seine Buchhaltung treffen muss, ist die Antwort auf die Frage: EÜR oder Doppik? Im E-Commerce ist die doppelte Buchhaltung ratsam, denn Onlineshops können schnell wachsen. Zudem ist sie übersichtlicher als die EÜR. Das bedeutet am Jahresende dann allerdings auch, dass das Unternehmen eine Bilanz erstellen muss.

Dennoch hilft die doppelte Buchhaltung. Sie lässt erkennen, wie sich ein Unternehmen entwickelt, liefert verschiedene Kennzahlen und hilft dabei, Risiken und Schwachpunkte leichter zu finden oder wo noch Potenzial brachliegt. Dabei handelt es sich um wichtige Erkenntnisse für ein Unternehmen.

Warum eine Software für Buchhaltung so hilfreich ist

Im E-Commerce ist es häufig so, dass die Abläufe sehr komplex sind. Einzelne Geschäftsfälle lösen viel mehr Prozesse aus, als das im stationären Offline-Handel der Fall ist. Zudem sind viel mehr Daten notwendig. Es kommt häufiger zu Rücksendungen, deren Gutschriften ordentlich zu verarbeiten sind. In kurzer Zeit entstehen mehr Geschäftsfälle und Buchungen als im traditionellen Handel.

Hierbei hilft eine leistungsfähige Software, die auch eine große Menge an Buchungen in kurzer Zeit zuverlässig verarbeiten kann. Empfehlenswert ist eine einfach zu bedienende Software, die auch Bilanzen erstellen kann und die noch Spielraum für Automatisierungen lässt. Damit können Unternehmen im weiteren Verlauf viel Zeit sparen.

Ein wichtiger Bereich ist die Verwaltung der offenen Posten mit dem Mahnwesen. Hier ist eine leistungsstarke Software gefragt. Sonst kann es bei vielen Buchungen sehr schnell chaotisch werden. Ist der Überblick einmal verloren gegangen, ist es sehr aufwendig, alles nachzuarbeiten und die verschiedenen Forderungen im Blick zu behalten.

Was ist außerdem sinnvoll?

Onlineshops, die sich selbst um den Versand der Waren kümmern, brauchen zwingend ein Warenwirtschaftssystem (WWS). Im Idealfall haben WWS und Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle, sodass sie direkt zusammenarbeiten können. So haben Unternehmen alles direkt im Blick, beispielsweise auch die Warenbestände.

Ein weiteres wichtiges Tool ist ein Banking-Modul, das in die Software integriert ist und im Idealfall über Online-Banking-Funktionalitäten verfügt. Auch die verschiedenen Bezahlsysteme, die im Shop im Einsatz sind, sollte die Buchhaltungssoftware verarbeiten können. Alles andere bedeutet einen unnötigen Mehraufwand. Weitere wichtige Schnittstellen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sind Datev, Elster und eine Schnittstelle für die Umsatzsteuervoranmeldung. Damit lässt sich in diesem Bereich viel Zeitaufwand einsparen und die Fristen sind einfacher einzuhalten.

Zu jeder Buchung braucht es Belege

Ein Merksatz aus der Buchhaltung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg.“ Dieser Satz brennt sich normalerweise jedem ins Gehirn, der irgendwann einmal mit Buchhaltung zu tun hatte. Selbst wenn im E-Commerce alles digitalisiert ist, gilt dieser Grundsatz auch hier. Unternehmern, die sich immer an diesen Grundsatz halten, ersparen sich eine Menge Stress. Das Finanzamt braucht eine nachvollziehbare Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben. Dafür sind Belege notwendig. Zu den wichtigen Belegen gehören:

• Eingangsrechnungen von Lieferanten

• Bewirtungsbelege für Geschäftsessen

• Quittungen beispielsweise für den Kauf von Büromaterial

• Interne Belege, wie die Gehaltsabrechnungen

• Ausgangsrechnungen an Kunden

Kommt tatsächlich einmal Belege abhanden, gibt es auch die Möglichkeit, einen Notbeleg zu erstellen.

Ordnung in der Buchhaltung erreichen

„Ordnung ist das halbe Leben“, dieser Spruch lässt sich direkt auch auf die Buchhaltung anwenden. Wer die Belege in einem Schuhkarton sammelt, hat spätestens zum Jahresende eine sehr unangenehme und zeitaufwendige Aufgabe. Oft kommen dann Belege abhanden oder müssen noch gesucht werden. Dann muss das Unternehmen dem Finanzamt eine lange Liste zukommen lassen, auf der die fehlenden Belege eingetragen sind. Die Belege zu beschaffen kostet viel Nerven und Zeit. Besser ist es daher, im täglichen Betrieb mit einem durchdachten Ablagesystem zu arbeiten, sodass es nicht notwendig ist, später die Rechnungen und Belege zu suchen. Auch ein Cloud-Speicher für alle digitalen oder digitalisierten Belege kann eine große Hilfe sein.

Ausreichend Zeit einplanen

Onlinehändler haben immer viel zu tun. Da fällt die Buchhaltung, eine der weniger beliebten Aufgaben, schnell unter den Tisch. Doch Buchführung und Organisation sind wichtige Teile der täglichen Arbeit. Wer dazu neigt, unliebsame Aufgaben regelmäßig vor sich herzuschieben, sollte regelmäßig Zeit einplanen und diese auch blocken, um sich um die Buchhaltung zu kümmern. Das genügt in der Regel einmal pro Woche oder alle zwei Wochen. Gerade am Anfang ist es sinnvoll, Zeit für die Buchhaltung einzuplanen und zu prüfen, ob auch wirklich alle Belege vorhanden sind und ob alles richtig geordnet und sortiert ist. Wenn erst einmal eine Grundordnung geschaffen ist, ist es einfacher sich alle zwei Wochen um die Belege und die Buchführung zu kümmern.

Einhaltung von steuerrechtlichen Fristen

Im Jahresverlauf gibt es verschiedene Steuertermine, die Händler einhalten müssen. Diese nicht einzuhalten, kann teilweise empfindliche Geldstrafen nach sich ziehen. Zu den wichtigen Terminen gehören beispielsweise die Fristen für:

• Gewerbesteuervorauszahlung

• Meldungen für Lohn- und Kirchensteuer

• Umsatzsteuervoranmeldung

Im Herbst veröffentlichen die Steuerbehörden immer eine Zusammenfassung der wichtigsten Steuertermine für das kommende Jahr. Es ist sinnvoll, diese Termine direkt zu notieren und dick im Kalender anzustreichen. In einem digitalen Kalender lassen sich entsprechende Erinnerungen einrichten, sodass kein Termin untergehen kann.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

GoBD ist eine geläufige Abkürzung für die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Dabei handelt es sich um Regeln, die größtenteils durch das Handelsgesetzbuch bestimmt sind. Für eine besseres Verständnis für die Buchführung ist es sinnvoll, diese Grundsätze zu kennen. Dabei gibt es Grundsätze für die Buchführung, für die Abgrenzung und für die Bilanzierung.