Retourenmanagement: 10 Kriterien für die richtige Wahl von Dienstleistern

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Retourenmanagement und Restposten sind für viele Anbieter und Händler ein ungeliebtes Thema. Besonders, da der bisher häufig gewählte Weg, Rücksendungen gesammelt an Großabnehmer zu verkaufen, nicht nur wenig lukrativ, sondern auch wegen der Warenvernichtung in Verruf geraten ist. Zehn Tipps, wie Händler mit Partnern ihre Prozesse modernisieren können.

Umweltverbände und Politik fordern, dass die sogenannte „Obhutspflicht für Händler“ als Bestandteil des Kreislaufwirtschaftsgesetzes (KrWG) stärker gesetzlich verankert wird. Dazu zählt unter anderem das Verbot, Elektro- und Elektronikgeräte vor oder nach der Rücksendung an den Händler durch eine Entsorgung dem Markt zu entziehen, wenn diese nach einer Instandsetzung oder Wiederaufbereitung noch nutzbar wären. Vertreiber sollen zukünftig Verzeichnisse über alle Retouren und deren Verbleib führen und könnten auch gesetzlich belangt werden, wenn sie gegen entsprechende Vorgaben verstoßen. Wie sollen nun Anbieter und Händler ein effizientes Retourenmanagement umsetzen?

Große Unternehmen können ihre internen Waren-Prozesse teilweise mithilfe von Softwarelösungen modernisieren. Bei vielen Firmen fehlen aber die Ressourcen, um alle Prozesse intern abzubilden und dabei auch die geforderte Transparenz sicherzustellen. Sie entscheiden sich daher für die Zusammenarbeit mit Partnern für das Retourenmanagement. Aber welche Partner passen zum Unternehmen? BuyBay, spezialisiert auf Lösugnen für Retourenmanagement, hat eine Checkliste für wichtige Kriterien zusammengestellt, die bei der „Partnerwahl“ geprüft werden sollten.

Augen auf bei der Partnerwahl: Checkliste für Retourenmanagement

Nicht nur bei der Überlegung, ob das gesamte Retourenmanagement intern umgesetzt werden kann, sondern auch wenn man sich entschieden hat mit Partnern zu arbeiten, empfiehlt sich zunächst ein Blick auf die internen Ressourcen. Wo sind sie Schnittstellen des internen Teams zu den externen Partnern? Stehen genügend personelle und zeitliche Ressourcen zur Verfügung, um mit verschiedenen Partnern für unterschiedliche Bereiche des Retourenmanagements zu arbeiten oder sollte ein Partner alle Bereiche abdecken? Nach dieser ersten Überlegung gilt zu prüfen, welche der abzudeckenden Schritte und Services im Retourenmanagement der oder die Partner erfüllen können.

1. Wie granular ist die Überprüfung und Sortierung?

Sendet ein Kunde ein Produkt zurück, sollte möglichst gleich abgefragt werden, ob dieses überhaupt geöffnet wurde. Ist der Artikel komplett neuwertig, dann kann er zurück zum Anbieter und sofort wieder in das normale Sortiment zum Wiederverkauf aufgenommen werden. Die anderen Rücksendungen umfassen Produkte mit beschädigter oder geöffneter Verpackung, Artikel, die eindeutig benutzt oder verschmutzt sind sowie nicht funktionsfähige Produkte. Diese Produkte können direkt an einen Retourenpartner gesendet werden der sie erfasst und in den sogenannten „Grading“-Prozess zur Bewertung und Einstufung überführt. Das Sortieren und Grading von Retouren deckt im Idealfall eine individuelle Prüfung jedes einzelnen Artikels im  Retourenmanagement ab. Kann der Partner dies leisten?

2. Auf welcher Basis erfolgt die Rentabilitätsbewertung?

Für die Weiterverwertung der Waren erfolgt dabei eine Bewertung, ob sich eine Reparatur oder Wiederaufbereitung rentiert. Bei hochwertigen Produkten ist eine Aufbereitung fast immer sinnvoll. Ein zuverlässiges, datengesteuertes System, welches den voraussichtlichen Wiederverkaufswert eines Produktes sowie die damit verbundenen Wiederherstellungskosten berücksichtigt, kann dabei die Profitabilität des Retourenmanagements erheblich steigern. Es empfiehlt sich also zu prüfen, auf welcher Basis die Bewertung beim Partner durchgeführt wird.

3. Retourenmanagement: Welche Warensegmente werden abgedeckt?

Spätestens wenn man die Überprüfung der Produkte betrachtet, stellt sich auch die Frage, welche Produktsegmente, auch in Bezug auf den Preis des Produkts, abgedeckt werden. Je nach Warensortiment können bis zu 100 verschiedene Inspektionsarten erforderlich sein. Von einer einfachen visuellen Inspektion über den Test-Waschgang bei einer Waschmaschine bis zu Pixeltest auf 4K-Bildschirmen oder einer professionellen Datenlöschung bei Elektronik- und Mobilgeräten. Genau wie bei den Herstellern oder Verkaufsplattformen gibt es daher Retouren-Dienstleister, die sich auf bestimmte Segmente spezialisiert haben. Hat ein Anbieter jedoch ein breit aufgestelltes Sortiment, muss dies auch bei der Auswahl der Partner berücksichtigt werden.

4. Welche Ressourcen stehen für Tests und Aufbereitung zur Verfügung?

Die Warenüberprüfung sollte mindestens eine Funktionsprüfung, eine Funktionsbeschreibung, die Reinigung sowie eine professionelle Entfernung aller persönlichen, identifizierbaren Informationen (PII) gemäß EU-Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO beinhalten. Eine intelligente und automatisierte Zuordnung notwendiger Tests und Verfahren sowie die schrittweise Unterstützung der Prüfer durch entsprechende Lösungen können den Prozess vereinfachen und den Wiederverkaufswert erheblich steigern. Ebenso wichtig ist das Erstellen detaillierter Fotos und einer genauen Dokumentation von Mängeln. Die Produkte sind vielleicht nicht neuwertig, aber solange der nächste Kunde eine klare Vorstellung vom Zustand des Produktes hat, ist das auch kein Problem. Idealerweise verfügt ein Partner auch über Ressourcen für die professionelle Reparatur aller oder zumindest besonders wichtiger Produktsegmente.

5. Retourenmanagement: Wie hoch ist die Flexibilität und Skalierbarkeit?

Ein weiteres offensichtliches Auswahlkriterium ist die Größe der Warenlager, Testzentren und Reparaturservices, die der Partner zur Verfügung stellen kann. Diese müssen das erwartete Retouren-Volumen bewältigen können und idealerweise auch den Abverkauf von Restposten oder Warenüberhängen abdecken. Dabei sollte auch betrachtet werden, ob der Partner flexible Lösungen, wie die Option für eine Skalierung der Warenmengen bietet. Neben saisonalen Spitzen, wie dem Weihnachtsgeschäft und der Cyberweek rund um den „Back Friday“, haben Händler und Hersteller individuelle Bedarfsspitzen – z.B. rund um Sonderaktionen oder Ferienangebote etc.

6. Wie werden Kanäle und Preise für den Wiederverkauf festgelegt?

Sobald die Produkte die Qualitätsprüfung und das Grading durchlaufen haben und neu verpackt wurden, sind sie bereit für den nächsten Käufer. Hierzu sollte geprüft werden, welche Kanäle der Retouren-Partner für den Wiederverkauf nutzt. Wenn möglich sollten alle drei gängigen Kanäle abgedeckt sein: öffentliche Marktplätze, mindestens eine Aktionsplattform sowie die Option, die Waren in einem Shop oder Bereich für B-Ware auf der eigenen Website verkaufen zu können.

In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich zu prüfen, wie der Dienstleister den am besten geeigneten Kanal auswählt und ob er dies für einzelne Produkt oder für ganze Chargen ermittelt. Darüber hinaus gilt es eine optimale Preisgestaltung für das Gleichgewicht zwischen Wertsteigerung und dem richtigen Verkaufsvolumen zu finden. Der Einsatz eines automatisierten, datengesteuerten und selbstlernenden Systems kann den Gewinn aus diesen Retouren signifikant erhöhen.

7. Retourenmanagement: Gibt es einen Kundenservice für den Wiederverkauf?

Ein guter Service und das “Einkaufserlebnis” sind Schlüsselfaktoren für die Kundengewinnung und -bindung. Das gilt auch für den Wiederverkauf von Retouren oder Restposten. Verfügt der Partner über ein Service-Team, das Fragen der Käufer zu den Produkten und ggf. deren Mängel beantworten kann – vor und nach dem Kauf?

8. Wie transparent ist das Retourenmanagement?

Zu wissen, was mit jedem einzelnen Produkt geschieht, wird auch im Zuge der eingangs genannten „Obhutspflicht“ als Bestandteil des Kreislaufwirtschaftsgesetzes immer relevanter. Bei Großabnehmern hatten Händler bisher keinen Einblick darüber, was nach dem Abverkauf mit den Produkten passiert. Bei der Wahl eines Partners ist es daher umso relevanter zu prüfen, in wieweit und auf welche Weise man den Weg der Produkte nachverfolgen kann. Dazu gehört auch, was mit nicht mehr verwendbaren defekten Produkten geschieht – ob diese beispielsweise fachgerecht entsorgt oder recycelt werden. Idealerweise sollte man jederzeit die Option haben, online Einsicht zu nehmen und zu sehen, was genau mit jedem einzelnen Produkt passiert.

9. Welche Regionen werden beim Retourenmanagement abgedeckt?

Sowohl aus Kostengründen als auch aus Umweltaspekten ist es hilfreich, wenn lange Transportwege bei der Zusammenarbeit vermieden werden können und der Retouren-Partner Niederlassungen hat, die nicht zu weit vom eigenen Standort entfernt sind. Weitere Vorteile ergeben sich, wenn der Partner mehrere Regionen abdeckt und beispielsweise in verschiedene Länder der EU verkauft. So kann man als Verkäufer festlegen, in welchen Ländern Retouren und Restposten angeboten werden sollen, und für die Käufer können sich Preisvorteile ergeben, wenn sie beispielsweise Retouren aus anderen Ländern einkaufen – wo teilweise ein höheres Preisniveau herrscht.

10. Passen die Firmenkulturen zusammen und stimmt die Chemie

Neben den technischen, logistischen und wirtschaftlichen Aspekten gibt es auch weiche Faktoren, die nicht zu unterschätzen sind. Dazu gehört die Frage, ob die ‚Chemie‘ zwischen den Ansprechpartnern, aber auch ob die Firmenkulturen zusammenpassen. Schließlich repräsentiert das Service Team des Partners auch immer ein Stück weit die eigene Marke. Findet man hier Gemeinsamkeiten beim Umgang oder bei der Motivation – beispielsweise das Thema Nachhaltigkeit im Handel, dann fühlt man sich durch den Partner auch gut repräsentiert.

„Die Checkliste zeigt, wie viele Kriterien es rund um das Thema Retourenmanagement zu bedenken gibt. Aber selbst nach Prüfung der genannten Gesichtspunkte zeigt sich erst beim Praxistest, wie gut die Zusammenarbeit im Alltag funktioniert“, erklärt Oliver Lauterwein, CCO bei BuyBay. „Wir empfehlen daher immer einen Testlauf - am besten mit einer großen Menge an Rücksendungen. So kann man beobachten, wie ein potenzieller Partner mit den Waren verfährt, welche Preise erzielt werden und wie gut die Zusammenarbeit allgemein abläuft. Auch ein Benchmarking gegenüber den bisher eingesetzten Rücksendeprozessen ist auf diese Weise möglich.“ (sg)

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