S/4HANA-Migration: Wie Coop die End-to-End-Prozesse optimiert hat

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Mit der S/4HANA-Migration wollte der Einzelhandelskonzern Coop in Dänemark eine resiliente und nachhaltige Lieferkette umsetzen. Zudem wurde eine hohe Produktverfügbarkeit durch technischen Wandel erreicht.

In Zusammenarbeit mit KPS hat der dänische Einzelhandelskonzern Coop Danmark eine umfassende SAP S/4HANA-Migration seiner End-to-End-Prozesslandschaft abgeschlossen. Diese reicht von der Beschaffung über die Lieferkette bis hin zu Vertrieb und Finanzwesen. Die Transformation ist Teil der Unternehmensinitiative „Coop One“, die eine weitreichende Umgestaltung des Geschäfts ermöglicht.

Mit dem letzten Meilenstein, der Überführung des Finanz- und Rechnungswesens in die neue SAP-Umgebung, betreibt das Handelsunternehmen nun eine S/4HANA-basierte IT-Infrastruktur. Diese bietet eine durchgängige Transparenz über die gesamte Wertschöpfungskette. So kann Coop in seinen 1.000 Filialen eine höhere Regalverfügbarkeit sicherstellen, datengesteuert mit Lieferanten verhandeln und in einer sich ständig verändernden Einzelhandelslandschaft eine schnellere Markteinführung erreichen. Alles zum Vorteil seiner Kunden in Dänemark und Grönland.

S/4HANA-Migration: Coop setzt auf Greenfield-Ansatz

Der Einzelhandelskonzern setzte bei der S/4HANA-Migration auf einen Greenfield-Ansatz. Ziel war es, in enger Zusammenarbeit mit KPS die End-to-End-Prozesse zu verbessern und nahtlos in die Customer Journey zu integrieren. Dieser Ansatz birgt ein großes Optimierungs- und Standardisierungspotenzial. Eine Gelegenheit, die das über 150 Jahre alte Unternehmen genutzt hat, um seine Prozesse zu überprüfen und die Organisation ins 21. Jahrhundert zu führen. Dazu gehörte auch ein unternehmensweiter Kulturwandel. Dieser bezog sowohl die Mitarbeiter der Verwaltung, des zentralen Einkaufs und der Kategorie-Teams mit ein. Als auch Tausende von Filial- und Lagerangestellte sowie selbstständige Ladenbesitzer, die die neue Arbeitsweise kennengelernt haben.

Um dies zu erreichen, brachten die KPS-Berater nicht nur ihr fundiertes SAP-Fachwissen ein, sondern auch eine auf Change-Management basierende Strategie. Mit dem Ansatz „Seeing Is Believing“ ermöglichte KPS gleich zu Beginn des Projekts eine Reihe so genannter Structured Walk Throughs, bei denen Hunderte von wichtigen Anwender bei Coop, das Management und andere Beteiligte aus dem gesamten Unternehmen ihre neue Plattform aus erster Hand kennenlernten, sich schrittweise auf die neuen Arbeitsweisen vorbereiteten und mehr über deren Auswirkungen erfuhren.

Balance zwischen Tempo und reduziertem Risiko

Das Projekt startete 2018 mit einem agilen Ansatz und wurde in mehrere Go-Live-Phasen unterteilt. Um die neue Lösung mit einer für das Geschäft passenden Balance zwischen Tempo und reduziertem Risiko zu implementieren. Durch den Instant Platform-Ansatz von KPS konnte Coop bereits im Jahr 2021 den End-to-End-Flow von 52 Prozent der Artikelkategorien in der neuen Lösung verwalten. Der nächste Meilenstein folgte im März 2022, als 73 Prozent des Gesamtumsatzes über SAP S/4HANA liefen.

Als nächstes erreichte Coop im Oktober 2022 das Ziel, sein gesamtes Artikelsortiment über die von KPS gelieferte S/4HANA Retail-Lösung zu betreiben. Dazu gehörte die Migration von rund 250.000 Artikeln auf das neue SAP-System in den Kategorien Non-Food, Brot, Tiefkühlkost und Fleisch. Mit der erfolgreichen Übertragung des verbleibenden Finanz- und Rechnungswesens im September 2023 nutzt Coop nun ein hoch standardisiertes SAP-System auf dem neuesten Stand der Technik, das eine schnellere Markteinführung von IT-Innovationen ermöglicht.

Erfolg der S/4HANA-Migration mit KPS Instant Platform

Durch die Implementierung der KPS Instant Platform war Coop in der Lage, vom ersten Tag an mit einer einsatzbereiten und vollständig kompatiblen Lösung zu arbeiten. Coop profitiert von einer schnelleren Markteinführung innerhalb weniger Tage und der Möglichkeit, Kundenanforderungen während der Migration zu integrieren. Der Ansatz erlaubt durch seine Flexibilität im Laufe des Prozesses Ad-Hoc-Verbesserungen hinzuzufügen. Daneben ermöglicht er die Integration weiterer Systeme, die auf den Best Practices von KPS basieren, wie dem KPS Delivery Calendar.

„Wir haben die Wertschöpfungskette von Coop aus einer End-to-End-Perspektive heraus digitalisiert, mit allen damit verbundenen Vorteilen. Alle erforderlichen Module wie SAP Customer Activity Repository (CAR), SAP Extended Warehouse Management (EWM) sowie unsere integrierten KPS-Lösungen arbeiten Hand in Hand, um den gesamten Lieferprozess effektiver, transparenter und kosteneffizienter zu gestalten“, erklärt Casper Hovard, Managing Partner bei KPS. „Wir sind stolz darauf, Teil eines der größten Projekte einer S/4HANA-Migration in den nordischen Ländern zu sein. Bei dieser Transformation standen sowohl die Mitarbeiter als auch die Kunden im Mittelpunkt. Diese profitieren in erster Linie von diesem erfolgreichen Business-Transformationsprogramm.“

S4/HANA-Migration verbessert Lieferantenmanagement

Dank der schrittweisen Einführung während der Umstellung konnte Coop die integrierten Systeme während des laufenden Betriebs ohne Ausfallzeiten optimieren und kann bereits jetzt erhebliche Vorteile verzeichnen. Das neue System steigert die allgemeine Effizienz der Coop-Prozesse durch verbesserte Datenqualität und gestraffte Arbeitsabläufe. Coop profitiert auch von einem optimierten Lieferantenmanagement durch bessere Kontrolle der Lieferantenbeziehungen, der Liefergenauigkeit und der Produktqualität. Der Lieferservice wurde verbessert, was zu einer jederzeit hohen Verfügbarkeit und weniger Out-of-Stock-Situationen führt.

Die IT-Teams von Coop berichten von einer kürzeren Implementierungszeit für IT-Innovationen durch die Verwendung einer hoch standardisierten SAP-Lösung mit einem so genannten „Clean Core“. Darüber hinaus ermöglicht die verbesserte Transparenz der Lieferkette und die Überwachung der Umweltauswirkungen dem Unternehmen, insgesamt nachhaltiger zu handeln. Ein höheres Maß an Transparenz und Automatisierung wirkt sich auch positiv auf die Finanzen aus, da das Umlaufvermögen reduziert, die Margen verbessert und die Kosten für Finanzdienstleistungen von Dritten eliminiert werden.

Echtzeit-Transparenz unterstützt Lieferkette

„KPS hat sich als der ideale Partner für dieses anspruchsvolle Projekt erwiesen. Mit der Branchenexpertise, der Instant Platform und dem umfassenden Wissen hat KPS wesentlich zur Transformation beigetragen. Sowohl in Bezug auf die technische Implementierung als auch auf die Unterstützung unserer Change-Management-Aktivitäten. Durch die zusätzliche Echtzeit-Transparenz haben wir jetzt ein klareres Verständnis unserer Lieferkette, die dadurch robuster gegen Verzögerungen und Engpässe geworden ist. Wir freuen uns auf die Zukunft und all die Möglichkeiten, die sie mit sich bringen wird. Und auch darauf, wie wir unsere Prozesse gemeinsam mit KPS weiter verbessern können“, sagt Freddie Sachmann, Program Director bei Coop One.

Die KPS AG bietet für ihren Kunden Best-Practice-Prozesse und herausragende Customer Experience entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Dies reicht von der individuellen Kundeninteraktion über die Supply Chain und das operative Kerngeschäft bis zu den Finanzen. Das Beratungshaus ist Partner für Handels- und Konsumgüterunternehmen in der Strategie-, Prozess- und Technologieberatung. Es setzt in der Implementierung auf das Prinzip der Composable Architecture im Zusammenspiel mit Best-of-Breed-Lösungen. (sg)

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