Enterprise Content Management ECM: Mit Amagno.AI wird das System zum Dialogpartner 

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Ein Kollege, der jedes Dokument im Unternehmen auswendig kennt und immer verfügbar ist, alle Fragen zu beantworten – welcher Mitarbeiter hätte den nicht gern? Mit der KI-Funktion Amagno.AI für ein Conversational ECM kommt jetzt genau ein solcher „Kollege“ ins Büro.

Amagno hat auf der Amagno.Connect am 24. Oktober in Frankfurt das erste Conversational Enterprise Content Management (CECM) vorgestellt: Das bewährte Amagno ECM wird durch die KI-Erweiterung Amagno.AI zum Amagno CECM. Dieses ermöglicht es Mitarbeitenden, sich per Chat mit Unternehmensdokumenten zu unterhalten. Amagno.AI steht ab dem 11. November 2024 als zusätzliche Funktion in der Version 7.1 des Amagno ECM zur Verfügung. Kunden, die die Zusatzfunktion aktivieren, wandeln ihr Amagno ECM automatisch in das Conversational ECM um. Sie profitieren von drei wichtigen Funktionen, auf die sich das Amagno CECM zum Start fokussiert:

• Amagno.AI Chat ermöglicht die Unterhaltung mit Dokumenten des CECM.

• Amagno.AI Autopilot automatisiert die strukturierte Erkennung von Dokumenten und deren Daten.

• Amagno.AI Automate erlaubt es, eigene Prompts zu hinterlegen, um Unternehmensdaten individuell mit internen oder externen Informationen anzureichern.

Conversational ECM unterstützt Mitarbeiter im Arbeitsalltag

Statt Suchergebnissen in Form einzelner Dateien liefert das Conversational ECM von Amagno Antworten und Kontext. Es ermöglicht es Mitarbeitenden, sich mit den Dokumenten ihres Unternehmens in natürlicher Sprache zu unterhalten. Die Unterhaltung läuft ähnlich wie ein Chat mit einem Kollegen – nur dass dieser „Kollege“ alle Dokumente des Unternehmens bis ins letzte Detail kennt, Zugriff auf breitestes Wissen hat und zudem genau weiß, welche Zugriffsrechte die Fragen stellende Person hat. Das Conversational ECM bedeutet daher eine wesentliche Unterstützung der Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag. Über den Chat lässt sich beispielsweise in kürzester Zeit herausfinden,

• inwiefern sich neue Vertragsversionen von älteren unterscheiden,

• ob alle Artikel einer Bestellung geliefert wurden,

• welche Schritte bei einem technischen Notfall einzuleiten sind,

• wie sich ein Kundenvorgang chronologisch zusammenfassen lässt,
   

• wie Mitarbeitende verfahren sollen, wenn sie krankgeschrieben sind.

Integration von generativer KI in das ECM

„Während klassische ECM den Fokus auf die strukturierte Verwaltung und Speicherung von Unternehmensinhalten legen, erweitert das Amagno Conversational ECM dieses Konzept durch die Integration von generativer KI und natürlicher Sprache“, erklärt Jens Büscher, Gründer und CEO von Amagno. „Diese Integration gestaltet den Zugriff auf und die Verwaltung von Inhalten deutlich benutzerfreundlicher und effizienter.“

Bei traditionellen ECM-Systemen müssen die Nutzerinnen und Nutzer wissen, wie sie nach Inhalten suchen können. Die Navigation durch Ordnerstrukturen, Metadatenfilter oder lange Listen von Volltext-Suchergebnissen entfällt im Amagno CECM. Dank der natürlichsprachlichen Schnittstelle reicht es aus, eine Frage einzugeben, um Antworten zu erhalten. Denn das Amagno CECM versteht den Kontext vieler Dokumente – auch ohne Klassifizierung. Dadurch kann es dokumentenübergreifend kontextbezogene Informationen liefern, Inhalte proaktiv zusammenfassen, vergleichen oder übersetzen und komplexe Abfragen beantworten. All das funktioniert in fast jeder Sprache.

Hosting der Amagno Business Cloud bei Microsoft Azure

Amagno CECM ist in die Amagno Business Cloud integriert. Diese wird in Microsoft Azure in Deutschland ausgeführt. Die Daten der Nutzerinnen und Nutzer werden durch hohe Sicherheitsstandards geschützt und von anderen Daten abgegrenzt (also auch nicht zum Training weiterer Sprachmodelle verwendet). Durch Retrieval Augmented Generation (RAG) und weitere spezialisierte Algorithmen und Funktionen erreicht das Amagno CECM zudem eine hohe Treffsicherheit der Antworten.

„Stellen Sie sich eine Arbeitswelt vor, in der ein digitales Tool Mitarbeitende von der Suche nach Inhalten und Informationen aus dem Unternehmen befreit und ihnen Zeit schenkt, ihre Talente für echte Produktivität einzusetzen“, sagt Jens Büscher. „Genau das erreichen wir mit dem ersten intuitiven, dialogbasierten Amagno Conversational Enterprise Content Management.“ Die 2010 in Oldenburg gegründete Amagno GmbH unterstützt mit ihrer DMS- und ECM-Lösung Anwender dabei, leicht mit Dokumenten und Informationen umzugehen, sodass effiziente Workflows entwickelt werden können.