gesponsertE-Commerce-Praxis: ERP-Wechsel bei RAL Wie RAL seinen Webshop-Erfolg endlich nutzen konnte

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GEBRA-IT GmbH

Jahrelang wuchs der RAL-Webshop zweistellig, doch das ERP bremste jeden Fortschritt aus. Doppelte Dateneingaben, fehlendes Echtzeit-Inventar, frustrierte Teams: Ein Neustart mit einer Low-Code-ERP-Lösung veränderte alles.

Seit 100 Jahren sorgt das Deutsche Institut für Gütesicherung und Kennzeichnung (RAL) für Verlässlichkeit im Kennzeichnungswesen. Die 2008 gegründete Tochtergesellschaft RAL gGmbH verantwortet mit den Bereichen RAL FARBEN, RAL UMWELT und RAL LOGO LIZENZ ein breites Spektrum: von der Vergabe des Umweltzeichens Blauer Engel und des EU Ecolabel über die Lizenzverwaltung des Stiftung-Warentest-Logos bis zum weltweiten Vertrieb von Farbgestaltungstools. Mit über 2.500 Farbstandards und 150 Gütezeichen ist RAL international eine anerkannte Instanz.

Wachstum als Belastung

Der Webshop entwickelte sich in den letzten Jahren zum wichtigsten Wachstumstreiber. Jahr für Jahr stiegen die Umsätze zweistellig. Doch mit jedem Wachstumsschub stieg der Druck: Artikelstammdaten wurden unübersichtlich, Farbwerte ließen sich nicht sauber abbilden, und Set-Artikel wie Farbkoffer mit Seriennummern überforderten das System. Die Anbindung externer Lager erforderte hohen manuellen Aufwand, Echtzeit-Bestände waren nicht darstellbar. Internationale Anforderungen bei Zoll- und Steuerprozessen kamen erschwerend hinzu.

„Wir hatten ein wachsendes Online-Geschäft, aber wir konnten den Erfolg nicht wirklich nutzen. Statt effizienter zu arbeiten, kämpften wir mit doppelten Dateneingaben, technischen Altlasten und frustrierten Mitarbeitern“, erinnert sich Jens Bartels, Projektleiter von RAL. Die Motivation im Team war spürbar beeinträchtigt.

Entscheidung für einen Neuanfang

Nach Jahren vergeblicher Modernisierungsversuche war klar: Nur ein kompletter Systemwechsel würde helfen. Gesucht wurde ein ERP, das klassische Standardprozesse zuverlässig abdeckt und gleichzeitig die komplexen Anforderungen eines wachsenden E-Commerce-Geschäfts bewältigt. Im August 2024 begann mit GEBRA-IT ein neuer Abschnitt.

„Schon in dieser Phase war der Unterschied spürbar. Endlich hatten wir das Gefühl, dass jemand unsere Anforderungen versteht und die Komplexität ernst nimmt“, beschreibt Bartels den Projektstart nach drei intensiven Workshop-Tagen. Statt Stillstand gab es klare Strukturen, greifbare Fortschritte und eine gemeinsame Vision: eine passgenaue ERP-Lösung mit echter Webshop-Integration.

Mehr als Standard

Die Herausforderungen waren gewaltig. Über 20.000 Adressen und mehr als 8.000 Artikel galt es, sauber ins System zu überführen, darunter mehr als 4.000 konfigurierbare Farbwerte. Set-Artikel wie Farbkoffer mit Seriennummern, die teils unvollständig ausgeliefert werden, erforderten eigene Abbildungslogiken. Zwei externe Lager sollten in Echtzeit angebunden werden, inklusive Just-in-time-Bestandsmeldungen an den Webshop.

Internationale Kunden stellten weitere Anforderungen: Zollpapiere, Proforma-Rechnungen, automatische USt-ID-Prüfungen und Adressvalidierungen. Das Farbmesslabor als Teil der Qualitätssicherung sollte direkt integriert werden. „Wir wollten keine halben Lösungen mehr. Alles musste in einem System zusammenlaufen, sonst hätte das Projekt seinen Zweck verfehlt“, so Bartels.

Die GEBRA-Suite macht's möglich

Mit der GEBRA-Suite gelang, was zuvor jahrelang gescheitert war: eine stabile, bidirektionale Verbindung zwischen ERP und Webshop. Bestellungen laufen heute automatisch ins System, das Inventar aktualisiert sich in Echtzeit, und das System pflegt Kundendaten zuverlässig.

Die hochindividuelle Magento-Struktur mit all ihren Eigenheiten ließ sich vollständig in der GEBRA-Suite abbilden, einschließlich eigens entwickelter Plugins. „Das, was jahrelang unmöglich schien, funktioniert nun reibungslos. Und das System ist sogar einfacher zu bedienen als zuvor“, berichtet Bartels.

Scanner-gestützte Prozesse beschleunigen Wareneingang, Kommissionierung und Inventur. Das System protokolliert Pakete automatisch, erstellt Rechnungen über Nacht und versendet sie per E-Mail. Eine Aktivitätenverwaltung ordnet Aufgaben automatisch den zuständigen Teams zu, ob Freigabe nach Vorkasse oder Ergänzung von Zolldokumenten.

Entlastung und Motivation

Für RAL ist die Einführung der GEBRA-Suite ein Meilenstein. Mitarbeiter, die jahrelang mit manuellen Doppelarbeiten kämpften, erleben nun die versprochene Entlastung. Der Webshop, einst ein Sorgenkind, trägt heute zu effizienten Prozessen im gesamten Unternehmen bei.

„Es fühlt sich an, als hätten wir die Handbremse gelöst. Endlich können wir unser Wachstum auch wirklich nutzen, statt ihm hinterherzulaufen“, fasst Bartels zusammen. „Durch die bidirektionale Anbindung des Webshops laufen viele Prozesse automatisiert ab. Das reduziert Fehler und erhöht die Effizienz in Vertrieb, Lager, Labor, Buchhaltung und Verwaltung.“

Die Automatisierung schafft nicht nur Zeitersparnisse, sondern auch Raum für wertschöpfende Aufgaben. Internationale Geschäfte lassen sich souverän abwickeln, und neue Auswertungen eröffnen Einblicke in Markt- und Branchentrends, die zuvor nicht möglich waren.

Von der Stagnation zum Neustart

Die GEBRA-Suite hat RAL aus einem jahrelangen Engpass befreit. Was als Pflichtaufgabe begann, ist zu einem Aufbruch geworden: Das Team arbeitet wieder motiviert, das System trägt das Wachstum mit, und die Basis für weitere Entwicklung ist gelegt.