Beschaffungsprozesse Einkaufsmanager beklagen Schwächen bei der Rechnungsprüfung

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Obwohl die Mehrheit der deutschen Unternehmen ihre indirekte Beschaffung inzwischen digitalisiert hat, sehen die zuständigen Einkaufsmanager in dem Prozess noch einige Schwachstellen. Dies belegt eine neue Umfrage von AirPlus.

Unter indirekter Beschaffung versteht man die Aufwendungen für Dienstleistungen und Güter, die für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt werden und nicht direkt in den Wertschöpfungsprozess des Unternehmens einfließen – etwa für Marketing, IT, Telekommunikation, Logistik oder Gebäudemanagement. Die Umfrage von AirPlus deckt aktuelle Entwicklungen auf. Hierfür wurden insgesamt 534 Einkaufsverantwortliche in neun europäischen Ländern (Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Luxemburg, Niederlande, Österreich und Schweiz) befragt. In Deutschland nahmen 102 Einkaufsprofis an der Befragung teil.

Beschaffung: Standardisierte Prozesse sind die Norm

Nahezu alle der befragten deutschen Unternehmen (98 Prozent) gaben an, ihre Beschaffungsprozesse inzwischen mit einer Softwarelösung (E-Procurement) digitalisiert zu haben. Damit ist Deutschland in puncto Digitalisierung der Spitzenreiter in Europa (Durchschnitt: 80 Prozent). Am häufigsten kommen dabei selbst entwickelte Lösungen zum Einsatz (19 Prozent). Dicht gefolgt von IBM Procure und SAP Concur Invoice (jeweils 17 Prozent) und Coupa (sechs Prozent). 

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Bei 49 Prozent der befragten Unternehmen gibt es ein standardisiertes Verfahren für die indirekte Beschaffung – hier hinkt Deutschland dem europäischen Durchschnitt von 64 Prozent hinterher. Allerdings planen 38 Prozent der befragten deutschen Unternehmen derzeit, ein solches Verfahren einzuführen.

Rechnungskontrolle und Bezahlung als Herausforderungen

Die Einkaufspolitik ihres Unternehmens hinsichtlich des Purchase-to-pay-Prozesses ist für die meisten Befragten noch verbesserungswürdig. Ganz besonders bei der Kontrolle der Rechnungen sehen die Einkaufsprofis Ineffizienzen (von 63 Prozent genannt), aber auch bei der Bezahlung (48 Prozent) sowie der Bestellung (35 Prozent). Lediglich elf Prozent der Befragten sind mit dem Prozess zufrieden.

Die Frage nach den üblichen Bezahlmethoden bei der indirekten Beschaffung zeigt ein gemischtes Bild: Am häufigsten kommen virtuelle Kreditkarten zum Einsatz (48 Prozent), gefolgt von physischen Kreditkarten und Überweisungen (jeweils 42 Prozent). 39 Prozent der Befragten gaben zudem an, dass Mitarbeiter in ihrem Unternehmen bei der Bezahlung privat in Vorlage gingen und später eine Rückerstattung erhielten.

Beschaffung über Webshops und Portale

„Die Unternehmen haben erkannt, dass effiziente Einkaufsprozesse digital sein müssen, und entsprechende Investitionen getätigt. Dass die Einkaufsprofis bei der Bezahlung aber noch Verbesserungsbedarf sehen, ist wenig verwunderlich. Die Bezahlung per Überweisung, Handkasse oder privater Vorleistung der Mitarbeiter ist mit einem großen manuellen und zeitlichen Aufwand verbunden – insbesondere bei der Beschaffung über Webshops oder Portalen bei Händlern oder Servicepartnern sowie bei dringlichen Ad-hoc Bestellungen“, erklärt Stefan Waelde, Head of Business Development B2B Payments bei AirPlus.

„Zudem entgehen den Unternehmen dabei wichtige Informationen, die ihnen helfen könnten, ihre Ausgaben und Prozesse zur Rechnungsprüfung zu optimieren. Bezahllösungen wie virtuelle Kreditkarten liefern genau diese Daten und lassen sich gleichzeitig schnell und unkompliziert von jedem Mitarbeiter generieren und einsetzen – innerhalb eines definierten Rahmens. Firmen sollten sich jetzt mit dieser Möglichkeit auseinandersetzen, da immer mehr Bestellungen online stattfinden und eine Kartenzahlung erfordern“, so Waelde.

AirPlus hat sein Lösungsportfolio in den vergangenen Jahren kontinuierlich erweitert – vom Geschäftsreise-Management zum Corporate Payment. So hat das Unternehmen eine virtuelle Kreditkarte für die Bezahlung von Artikeln wie Softwarelizenzen, Bürobedarf und Online-Werbung eingeführt und ist Partnerschaften mit Unternehmen der Beschaffungsbranche eingegangen, darunter Coupa Software, Mazepay, THL Pay und Piteco.

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