Bedarfsanforderung: Wie sich diese durch Digitalisierung optimieren lässt

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Viele mittelständische Unternehmen in Deutschland hadern nach wie vor mit der Digitalisierung. Der Wille ist da, doch Zeit und Ressourcen sind knapp. Gastautor Fabian von Kleinsorgen von simple system erklärt, wie sich durch die Implementierung einer digitalen Bedarfsanforderung der Bestellprozess beschleunigen lässt.

Der Frust über teure Investitionen in eine Digitalisierung mit mageren Ergebnissen sitzt bisweilen tief. Zudem bemängeln deutsche Unternehmen laut einer aktuellen DIHK-Umfrage, dass die Digitalisierung geradezu stagniert. Als Gründe werden häufig Zeitmangel aber auch die hohen Kosten genannt. Dabei können bereits mit wenig Aufwand nachhaltige Ergebnisse durch sinnvolle Digitalisierung schnell und kostengünstig erreicht werden – man muss nur wissen, wo man startet. Zum Beispiel bei der sonst papierbasierten Bedarfsanforderung.

Termingerechte Erledigung der Aufträge

Fehlt das richtige Ventil, die richtige Schraube, ein Kabelbinder, kann der ganze Arbeitsfluss ins Stocken geraten. Ein Mangel an den kleinen, sogenannten C-Teilen kann große Folgen haben. Denn jede Unterbrechung der Produktionskette bringt hohe Kosten mit sich. Muss man sich im Bedarfsfall mit herkömmlichen Bestellprozessen herumschlagen, warten betroffene Abteilungen meist länger als nötig auf das ersehnte Teil und eben darauf, ihre Arbeit wieder aufzunehmen. Doch für Unternehmen, die heute am Markt bestehen wollen, gilt: Sie müssen agil produzieren und permanente Leistung garantieren, um Aufträge zeitnah und termingerecht zu erledigen.

Bestellungen richten sich nach der Bedarfsanforderung

Vor der eigentlichen Bestellung steht die Bedarfsanforderung (BANF). Und diese besteht in vielen Unternehmen auch heute noch aus einem Formular, das entweder als E-Mail oder sogar noch in Papierform an den zentralen Einkauf weitergereicht, im schlimmsten Fall noch zu Fuß dorthin gebracht werden muss. Die Bestellung basiert auf den Angaben der BANF. Da sie häufig händisch erfasst wird, ist die Weitergabe von Fehldaten und falschen Angaben in die Bestellung fast schon Programm. Dies alles verzögert den Bestellvorgang deutlich.

Schwerwiegender greift jedoch der eigentliche Zeit- und Kostenfresser im Bestellvorgang: Der Genehmigungsprozess. Diesen meist sehr umfangreichen Prozess muss die Bedarfsanforderung durchlaufen, bevor sie beim Einkauf eingereicht werden und schließlich eine Bestellung beim Lieferanten abgegeben werden kann. Meist durchläuft er mehrere Stufen und Abteilungen, so dass es Tage dauern kann, bis die Genehmigung zum Einkauf eines Artikels erteilt wird. Tage, in denen die betroffene Abteilung möglicherweise handlungsunfähig ist.

Digitale Bedarfsanforderung beschleunigt den Bestellprozess

Der Bestellprozess lässt sich deutlich beschleunigen, wenn eine digitale Bedarfsanforderung ermöglicht wird. Vor allem, wenn diese in das ERP-System eingebunden und bereits mit einem Genehmigungsworkflow hinterlegt ist. Dem Bedarfsträger steht hierfür eine vordefinierte Eingabemaske zur Verfügung, über die er seine BANF erstellen kann. Das System liefert ihm dazu die hinterlegten Daten – Lieferant, Liefertermin, Kostenstelle oder Materialnummer. Sobald der Bedarfsträger die BANF abspeichert, startet im Hintergrund der digitale Genehmigungsprozess. Vorgesetzte und Controlling erhalten automatisch eine Nachricht über die Anfrage und sind in der Lage, den Bedarf schnell zu prüfen und zu genehmigen. Sämtliche Prozessschritte werden mit einer Zeitmarke versehen, so dass für alle Beteiligten transparent nachvollziehbar ist, wer wann was im System veranlasst hat und in welchem Prozessschritt sich die BANF gerade befindet. Rückfragen über Abteilungsgrenzen hinweg entfallen somit, was wiederum Zeit spart.

Bestellplattform bietet höhere Performance

Noch schlanker wird der Beschaffungsprozess, wenn im Rahmen eines E-Procurement eine Bestellplattform implementiert wird, die an das ERP-System angebunden ist. Die Bedarfsträger können dann über eine BANF-Maske oder einen separaten Button auf die Bestellplattform zugreifen. Die Bestellplattform lässt sich dabei auf ihre konkreten Bedarfe optimieren, sodass eine lange Suche nach den passenden Artikeln und Angeboten entfällt. Der Warenkorb mit den gewünschten Artikeln wird in eine Bedarfsanforderung übertragen. Bestellplattformen lassen sich so mit dem ERP verbinden, dass auch Kontierungsdaten gleich mit der Bestellung gemeinsam übertragen werden können.

Dies macht den Bestellvorgang noch weniger anfällig für Übertragungsfehler, denn manuelle Eingaben entfallen. Sind die Kontierungsdaten übertragen, kann die BANF direkt gesichert und jetzt in den Genehmigungsprozess überführt werden. Mit Erteilen der Genehmigung durch den Einkauf wird die BANF in eine Bestellung umgewandelt. Auch dies geschieht am besten automatisch. Der Vorteil des digitalen Prozesses ist, dass alle für den Bestellprozess notwendigen Daten bereits in der richtigen Form vorliegen. Das macht es möglich, die BANF sofort in eine Bestellung zu überführen – und spart nicht nur Zeit, sondern entlastet die am Bestellprozess Beteiligten. Da die Daten eins zu eins – auch aus den Lieferanten-Onlineshops – übertragen werden, gehören auch hier Erfassungsfehler der Vergangenheit an.

Kostengünstige Automatisierung des indirekten Einkaufs

Der Einkauf ist eine optimale Abteilung, wenn man schnelle und effiziente Einsparungen durch Digitalisierung schwarz auf weiß sehen möchte. Und das beginnt in vielen Unternehmen bereits bei der Bedarfsanforderung. Dabei lässt sich der indirekte Einkauf dank E-Procurement-Plattformen kostengünstig und schnell automatisieren und digital beschleunigen. Bei einer Genehmigung liegt sofort die freigegebene BANF vor, die rasch in eine Bestellung überführt werden kann. Da die wichtigsten Daten direkt aus dem System stammen, muss der Einkauf diese nur noch auf Plausibilität prüfen. Bester Begleiteffekt: Der Prozess ist nicht nur schneller, sondern auch sicherer.

Über den Autor: Fabian von Kleinsorgen ist Head of Growth bei dem E-Procurement-Lösungsanbieter simple system GmbH. Er ist bekannt für seine intelligenten Geschäftsstrategien und seine Fähigkeit, Teams zu inspirieren. Mit einem MBA der University of Louisville und einer beeindruckenden Karriere in verschiedenen leitenden Positionen verfügt er über umfassende Kenntnisse im Projekt- und Vertriebsmanagement. Sein Engagement für effiziente Beschaffung und strategisches Wachstum macht ihn zu einem Schlüsselspieler in der Branche.

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