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Teure Silos Parallel-Blindflug bei der digitalen Transformation: So bleibt kein Geld liegen

Von Heiner Sieger 6 min Lesedauer

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FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

Die Finanzierung der digitalen Transformation gelingt besser, wenn Einkauf, IT und Finance gemeinsam planen. Wer Verträge, Fördermittel, Steuern und Cloud-Kosten früh abstimmt, vermeidet teure Lücken.

(Bild: © 3dkombinat/stock.adobe.com)
(Bild: © 3dkombinat/stock.adobe.com)

EXECUTIVE SUMMARY

Problem: Einkauf, IT und Finance betrachten jeweils nur einen Teil der Transformationskosten.

Kosten: Rabatte, Fördermittel und Einsparungen verpuffen, wenn Vorhaben nicht abgestimmt sind.

Hebel: Ein gemeinsamer Finanzierungsplan verbindet Vertragsverhandlung, Förderung, Steuern, Cloud-Kosten und Kredit.

Risiko: Ohne klare Zuständigkeit wird aus einzelnen Maßnahmen kein belastbarer Finanzierungskurs.

Ein Unternehmen verhandelt neue Cloud-Konditionen. Zur selben Zeit plant die IT den nächsten Ausbau, Finance prüft einen Kredit und die Steuerberatung fragt nach möglichen Förderungen. Jeder Bereich arbeitet an einem Teil des Vorhabens. Doch selten hält jemand alle Fäden zusammen.

Das ist der Parallel-Blindflug, der immer noch in vielen Unternehmen stattfindet: Mehrere Bereiche werkeln an der Finanzierung der digitalen Transformation, aber das Gesamtbild hat keiner auf dem Schirm, nicht mal der Chef. Die Folge muss nicht immer eine verlorene Förderung oder ein überteuerter Vertrag sein. Oft reicht schon, dass Entscheidungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten fallen – und dadurch nicht mehr zueinander passen. Was aber am Ende unnötig Geld kostet.

Dabei geht es nicht um vier gleichartige „Geldtöpfe“. Preisverhandlungen, öffentliche Förderung, steuerliche Entlastung, Cloud-Einsparungen und Kredite wirken unterschiedlich. Zusammengenommen können sie jedoch darüber entscheiden, ob ein Unternehmen ein Digitalprojekt finanzieren und dauerhaft betreiben kann.

Der Parallel-Blindflug endet nicht mit einem zusätzlichen Ausschuss oder einem weiteren Dashboard. Entscheidend ist eine Person oder Stelle, die den Gesamtplan verantwortet und die Beteiligten rechtzeitig zusammenbringt.

Heiner Sieger, Chefredakteur des Digital Business Magazins

Kein Geldtopf wie der andere

Der erste Schritt zu einem Gesamtbild ist eine saubere Unterscheidung. Ein ausgehandelter Rabatt senkt laufende oder einmalige Kosten. Ein Zuschuss kann bestimmte Ausgaben teilweise decken. Eine steuerliche Förderung mindert die Belastung, setzt aber eigene Bedingungen voraus. Ein Kredit verschafft Liquidität – und muss zurückgezahlt werden. Cloud-Optimierung kann laufende Kosten senken, garantiert aber keine feste Einsparsumme.

Wer diese Hebel unter dem Begriff „Finanzierung“ zusammenfasst, sollte ihre Unterschiede nicht verwischen. Ein Unternehmen kann etwa mit einem günstigeren Softwarevertrag Geld sparen, aber nicht automatisch einen Zuschuss dafür erhalten. Eine steuerliche Forschungsförderung wiederum ist kein allgemeiner Bonus für die Einführung neuer Software. Sie setzt ein förderfähiges FuE-Vorhaben voraus.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht nur: „Wo bekommen wir Geld?“ Sondern auch: Welche Ausgaben entstehen wann, welcher Hebel passt dazu – und wer prüft die Bedingungen?

Der Fünf-Fragen-Check vor dem nächsten Digitalprojekt

1. Welche einmaligen und laufenden Kosten entstehen – und wann?

2. Welche Verträge lassen sich vor einer Verlängerung neu verhandeln?

3. Gibt es ein passendes Förderprogramm, und wann darf das Vorhaben beginnen?

4. Sind steuerliche Instrumente wie Forschungszulage oder § 7g EStG überhaupt einschlägig?

5. Wer prüft nach dem Start, ob Cloud-Kosten und Projektnutzen zusammenpassen?

Der erste Hebel liegt im Vertrag

Viele Transformationsvorhaben starten mit einem Angebot: neue Software, zusätzliche Cloud-Kapazität oder ein größeres Servicepaket. Doch bevor das Unternehmen unterschreibt, sollte es Bedarf und Verhandlungsspielraum prüfen. Welche Funktionen werden tatsächlich genutzt? Welche Leistungen sind doppelt enthalten? Wie entwickeln sich Preise, Laufzeiten und Kündigungsrechte über mehrere Jahre?

Diese Fragen gehören nicht allein in den Einkauf. Die IT muss erklären, was technisch gebraucht wird. Die Fachbereiche müssen benennen, welche Funktionen im Alltag einen Nutzen stiften. Finance sollte die Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit bewerten – nicht nur den Preis im ersten Jahr.

Damit wird auch klar, warum Einsparversprechen von 20 oder 40 Prozent nicht pauschal gelten können. Das Ergebnis hängt von Ausgangsvertrag, Nutzung, Wettbewerb und Verhandlungsmacht ab. Ein belastbarer Beitrag zur Titelstrecke sollte deshalb zeigen, wie solche Werte zustande kommen – und welche Leistungen sich nicht einfach herausverhandeln lassen.

Förderung braucht den richtigen Zeitpunkt

Zuschüsse können Investitionen erleichtern. Doch es gibt kein einheitliches Förderprogramm für jede digitale Transformation. Programme unterscheiden sich nach Bundesland, Unternehmensgröße, Vorhaben und Kostenart. Manche fördern Investitionen, andere Beratung oder Entwicklung. Bedingungen und Fristen können sich ändern.

Wichtig ist vor allem die Reihenfolge. Bei vielen Zuschussprogrammen darf ein Vorhaben nicht beginnen, bevor die Förderstelle zugestimmt hat. Was als Beginn gilt, regelt das jeweilige Programm. Ein verbindlicher Liefer- oder Leistungsvertrag kann bereits entscheidend sein. Eine pauschale Regel für alle Förderprogramme gibt es nicht; Unternehmen müssen die Richtlinie prüfen und im Zweifel vor der Bestellung bei der Bewilligungsstelle nachfragen.

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Hier zeigt sich der Wert gemeinsamer Planung: Wenn die IT den Auftrag bereits erteilt hat, kann eine Förderchance gefährdet sein. Einkauf, Projektleitung und Fördermittelberatung sollten daher vor der Unterschrift klären, ob ein Antrag geplant ist und welche Schritte bis zur Bewilligung erlaubt sind.

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