Beschaffungsprozesse Lieferanten: Mangelnde Transparenz im Einkauf

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AirPlus International GmbH

Sparck Technologies B. V.

Deutsche Unternehmen beziehen Waren und Dienstleistungen zu einem großen Teil von Lieferanten, mit denen keine vertragliche Beziehung besteht – oft zu ihrem Nachteil. So verpasste bereits jedes zweite Unternehmen hierzulande gewährtes Skonto, wie eine neue Umfrage von AirPlus zeigt.

Bei den Lieferanten, mit denen keine vertragliche Beziehung besteht, handelt es sich in erster Linie um Anbieter von Software (27 Prozent), Hardware (18 Prozent) und Beratungsdienstleistungen (17 Prozent). Diese Lieferanten machen im Durchschnitt 48 Prozent des gesamten Einkaufsvolumens deutscher Unternehmen aus. Von diesem Anteil geht ein beträchtlicher Teil wiederum an Lieferanten, bei denen die Unternehmen nur einmal pro Jahr bestellen: 51 Prozent der befragten Einkaufsverantwortlichen gab entsprechend an, dass mehr als 30 Prozent dieses Volumens an Einmallieferanten entfalle.

Lieferanten ohne Vertragsbeziehung: Maverick Buying

Die Beziehung zu Lieferanten ohne vertragliche Vereinbarungen stellt die Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Problemfeld Nummer Eins: die Überwachung von Maverick Buying (= Käufen, die nicht mit den Einkaufsrichtlinien übereinstimmen). Die Hälfte der Befragten gab an, sich zu diesem Zweck bei der Überprüfung der Bestelldetails und der Zahlungsmethode schwer zu tun. 31 Prozent der Befragten beklagt den fehlenden klaren Überblick der Gesamtausgaben. Vorauszahlungen von Mitarbeitenden und die damit verbundenen Erstattungsverfahren stellen für 28 Prozent der Befragten ein Problem dar.

17 Prozent der Befragten kritisieren außerdem die mangelnde Kostentransparenz, welche die Verwaltung des verfügbaren Budgets erschwert. All dies kann negative Folgen für den Zahlungsprozess der Unternehmen haben. 58 Prozent gaben an, dass sie Zahlungen erst verspätet tätigen konnten und mitunter sogar eine Mahnung erhielten. Weitere 55 Prozent konnten gewährte Preisnachlässe nicht realisieren.

Lieferanten mit Vertragsbeziehung: einfache Bezahlung

Auch die Beziehung zu Lieferanten, mit denen vertragliche Vereinbarungen bestehen, stellt die Einkaufsprofis stellenweise vor Herausforderungen. Die Zustimmungswerte fallen hier jedoch deutlich geringer aus. So bemängelt knapp jeder Fünfte (19 Prozent) der Befragten einen zu hohen manuellen Verwaltungsaufwand, die begrenzte Auswahl an akzeptierten Zahlungsarten und fehlende Informationen zu Auftragsverfolgung und Lieferung.

Im Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung gestaltet sich vor allem die Bearbeitung von Rechnungen für die Befragten als mühsam. Aber auch die Einhaltung rechtlicher Anforderungen wie etwa die Sorgfaltspflicht in der Lieferkette ist mit viel Aufwand verbunden. Die Bezahlung landet im Ranking dagegen auf dem letzten Platz und wird demnach als eher unkompliziert bewertet.

Mehr Transparenz in die Beschaffungsvorgänge zu bringen

Stefan Waelde, Head of Business Development B2B Payments bei AirPlus, kommentiert die Ergebnisse der Umfrage: „Für Unternehmen mit einer großen Anzahl an Lieferanten ohne vertragliche Beziehung besteht die große Herausforderung darin, Transparenz in ihre Beschaffungsvorgänge zu bringen. Erst dann können sie Mahnungen, verspätete Zahlungen oder Einbußen durch verpasste Rabatte verhindern. Zahlungsmittel, die wichtige Informationen zu den Transaktionen liefern und darüber hinaus sicher und einfach zu handhaben sind, werden dabei zum Game-Changer. Virtuelle Kreditkarten erfüllen all diese Kriterien. Zudem lassen sie sich etwa durch individuelle Budget-Limits, bestimmte Verwendungszwecke oder Gültigkeitszeiträume so konfigurieren, dass die Einkaufsrichtlinien beim Kauf eingehalten werden. Somit ist Maverick Buying unter Kontrolle.“

AirPlus hat sein Spektrum in den vergangenen Jahren kontinuierlich erweitert – vom Anbieter für Geschäftsreisemanagement zum Experten für Corporate Payment. So hat das Unternehmen eine spezielle virtuelle Kreditkarte für die Bezahlung von Artikeln wie Softwarelizenzen oder Bürobedarf eingeführt und ist Partnerschaften mit namhaften Akteuren der Beschaffungsbranche eingegangen. Insgesamt hat AirPlus mehr als 4.000 Partner und Datenquellen angebunden und arbeitet eng mit mehr als 60 IT-Partnern zusammen, um sicherzustellen, dass die Lösungen nahtlos in jedes Kunden-Ökosystem integriert werden können.

Für die Studie hat AirPlus 534 Einkaufsverantwortliche in neun europäischen Ländern (Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Luxemburg, Niederlande, Österreich und Schweiz) befragt. In Deutschland nahmen 102 Verantwortliche an der Befragung teil.

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