Digitale Rechnungsverarbeitung: Automatisierter Workflow auch im Homeoffice

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Bei der Arbeit im Homeoffice kommen papierbezogene Prozesse an ihre Grenzen. Zudem ist eine manuelle Rechnungserfassung zeitaufwendig, fehleranfällig und führt bei dezentralem Eingang zu unnötiger Mehrarbeit. Eine digitale Rechnungsverarbeitung schafft nicht nur Transparenz und reduziert Fehler, sondern ermöglicht auch erhebliche Kosteneinsparungen.

Proxess, spezialisiert auf Dokumentenmanagement, bietet mit seinem browserbasierten Eingangsrechnungsworkflow eine Lösung für eine effiziente, transparente und digitale Rechnungsverarbeitung. Alle Standardprozesse, von der Belegerfassung bis zur Buchung, werden automatisiert und – auch bei dezentralem Eingang – über den zentralen Workflow bearbeitet. Dennoch haben alle Standorte und beteiligten Mitarbeiter ortsunabhängig und mobil jederzeit Zugriff auf den Verarbeitungsprozess. Liege- und Transportzeit bei der Prüfung und Freigabe werden durch den digitalen, KI-gestützten Weg erheblich minimiert, eine manuelle Erfassung und Prüfung im ERP-System entfallen.

Digitale Rechnungsverarbeitung: Schnittstellen zu weiteren Programmen

Durch die Nutzung von Standards wie XML lässt sich das Proxess-Modul „Digitaler Rechnungseingang“ unkompliziert in die vorhandene IT-Umgebung eines Unternehmens, beispielsweise ERP oder FiBu, integrieren und verfügt über Schnittstellen zu E-Mail-Programmen, Office-Anwendungen und weiteren Modulen. Somit ist die Handhabung für die Mitarbeiter denkbar einfach. Der Zugang ist browserbasiert via Proxess Web Client möglich, was die notwendige Flexibilität für dezentrales Arbeiten mit sich bringt.

Als Erweiterung sorgt das Modul „Proxess Belegleser“ für eine automatische Prüfung digital eingehender oder eingescannter Rechnungen. Relevante Kopf- und Fußdaten wie Rechnungsempfänger, -datum, -nummer, Kreditor, Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuerbeträge werden ausgelesen. Anschließend erfolgt automatisiert eine Prüfung auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten und Beträge mittels mathematischer Regeln sowie KI-basierter Methoden. So können Fehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Das System zieht Erfahrungswerte aus der Praxis zur Prüfung heran und lernt mittels KI. Dieser selbstlernende Ansatz führt zu einer laufenden Systemoptimierung im Hintergrund.

Rechnungsworkflow erfolgt nach internen Prozessanforderungen

Nach der Datenextraktion und -überprüfung werden die erkannten Rechnungsdaten nahtlos an den Eingangsrechnungsworkflow übergeben. Dieser steuert notwendige Prüfungs- und Freigabeprozesse und leitet Eingangsrechnungen zielgerichtet durchs Unternehmen, bis zur FiBu und dem Archiv als zentrale Endpunkte. Die Prüfung, Freigabe und Versendung der Rechnungen können automatisch oder manuell, regelbasiert, an die individuellen Prozessanforderungen des Unternehmens angepasst erfolgen.

Die Weiterleitung von Aufgaben an verantwortliche Personen erfolgt automatisch, mit einer entsprechenden Benachrichtigung via E-Mail. Wo und in welchem Status sich eine Rechnung befindet und wer sie zuletzt bearbeitet hat, ist jederzeit digital einsehbar. Alle beteiligten Kollegen können den Bearbeitungsstatus standortunabhängig via Proxess Web Client abrufen und haben jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Dokumente, was die interne, dezentrale Zusammenarbeit und die Informationstransparenz nachhaltig verbessert.

Wenn der Bearbeitungsprozess abgeschlossen ist, erfolgt die rechtssichere, GoBD-konforme Archivierung der Rechnung, inklusive aller Bearbeitungsschritte, im digitalen Archiv von Proxess. Durch die automatische Übergabe von Schlagworten ist eine komfortable Suche auch für Mitarbeiter*innen ohne Zugriff auf den Workflow garantiert.

Akzentum und Habel, beide Lösungsanbieter für Dokumentenmanagement, agieren seit September 2019 unter der neuen Firmierung Proxess GmbH mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim und Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und in Thayngen in der Schweiz. Da der bereits etablierte DMS-Produktname „Proxess“ losgelöst von den Firmennamen Akzentum und Habel fungiert, haben beide Unternehmen entschieden, diesen weiterzuführen. Die Lösung „Proxess“ wird sich von einer Dokumentenmanagementlösung hin zu einer zukunftssicheren Plattform für digitale Prozesse wie digitale Rechnungsverarbeitung entwickeln. (sg)

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