Beschaffungswesen E-Procurement und indirekter Einkauf: Drei Prognosen für 2024

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Fachkräftemangel, neues Lieferkettengesetz und Digitalisierung haben Unternehmen im vergangenen Jahr beschäftigt. Diese Themen werden den indirekten Einkauf und E-Procurement auch 2024 prägen. Holger Dermann von der Hoffmann Group erklärt in einem Gastbeitrag, worauf Unternehmen in diesem Jahr achten sollten.

1. Durch digitale Angebote dem Fachkräftemangel trotzen

Der Fachkräftemangel zieht sich durch alle Unternehmensabteilungen und bleibt weiterhin eine der größten betrieblichen Herausforderungen – auch für den Einkauf. Während Unternehmen nicht nur mit einem geringeren Bewerber-Pool zu kämpfen haben, müssen auch häufigere Personalwechsel kompensiert werden. Top-Priorität muss es also auch im kommenden Jahr sein, Lösungen zu finden, dem entgegenzuwirken. Großes Potenzial liegt hier in Plattformen für E-Procurement, die das vorhandene Personal durch digitale und automatisierte Prozesse direkt spürbar entlasten. So lassen sich sonst gebundene Ressourcen schnell befreien und umverteilen, damit Mitarbeiter ihre Zeit effektiver für strategische Aufgaben nutzen können.

Digitale Medien sind insgesamt unabdingbar, um neues Personal schnellstmöglich in die betrieblichen Abläufe zu integrieren. Um als Arbeitgeber für die junge Generation attraktiv zu sein und zu bleiben, ist Digitalisierung ein entscheidender Faktor. Es ist heute undenkbar, dass Auszubildende mit einem hochaktiven digitalen Freizeitleben im Unternehmen noch Zettel ausfüllen müssten – von der Erstellung papierbasierter Kataloge ganz zu schweigen. Daher ist ein Minimum an integrierten Touch-Oberflächen oder Monitoren ein absolutes Must-Have für jedes Unternehmen, das Nachwuchskräfte suchen, finden und auch langfristig binden möchte.

2. E-Procurement: Höhere Produktivität gegen Margendruck

Nicht nur der Regierungshaushalt muss Kostenoptimierung betreiben, auch nahezu jedes Unternehmen. Dadurch werden Preisverhandlungen immer schwieriger. Hinzu kommen steigende Preise, vor allem bei den Rohstoffen. Das sorgt für hohen Margendruck, der sich auch 2024 fortsetzen wird. Unternehmen müssen sich strategisch darauf einstellen, das Maximum aus ihrer Marge herauszuholen. Das kann nur durch Prozessoptimierung mittels Automatisierung und daraus folgender Produktivitätserhöhung gelingen.

Auch hier müssen Unternehmen in technologische Lösungen investieren. In der Einkaufsabteilung könnte das die Einführung einer E-Procurement-Plattform sein. Solange der Bestellprozess zu Fuß, auf Papier und die Waren- und Preisübersichten in schwer aktualisierbaren Katalogwälzern stattfinden, sind zu viele Mitarbeiter in viel zu zeit- und daher kostenintensiven Prozessen gefangen. Und letztendlich bringen zu hohe Prozesskosten jede mögliche Marge zum Schmelzen.

3. Einsparpotenziale innerhalb kurzer Zeit realisieren

Unternehmen müssen Transparenz in ihre Einkaufsprozesse und den Warenfluss bringen, gerade im Bereich der C-Teile, um hier optimale Einsparpotenziale zu identifizieren. Maverick-Buying ist einer der größten Feinde von strategisch optimiertem Einkaufsverhalten, weil Mitarbeiter dabei unkontrolliert Materialien am Einkauf vorbei bestellen, wodurch der tatsächliche Bedarf verschleiert und Strategien zu Einsparpotenzialen nahezu unmöglich gemacht werden. Unternehmen müssen daher klare, neue Wege aufzeigen, zum Bespiel über digitale Tools, die das Einkaufsverhalten innerhalb der Abteilungen in vordefinierte Bahnen lenken.

Durch Berechtigungen und Limits kann Maverick-Buying unterbunden werden. In E-Procurement-Systemen sorgen zusätzlich übersichtliche Preislisten dafür, dass stets im Sinne des besten Preis-Leistungsverhältnisses Materialien eingekauft werden können. Einkäufer müssen sich dann nicht durch Berge von Katalogen kämpfen und laufen auch nicht Gefahr, ohne Preischeck beim üblichen Lieferanten, im schlimmsten Fall viel zu teuer, zu bestellen. Im Hinblick auf die hohen Kostenfaktoren, die uns auch 2024 weiter begleiten werden, sollten sich vorausschauende Unternehmen auch im kommenden Jahr um die Bündelung ihrer Einkaufspotenziale kümmern.

E-Procurement steht 2024 vor großen Herausforderungen

Egal ob Fachkräftemangel, Kostensenkungen oder Margendruck, der indirekten Beschaffung stehen einige große Herausforderungen im kommenden Jahr bevor. Doch diese müssen kein Schreckgespenst sein, denn sie lassen sich mit Hilfe von smarten Technologien wie E-Procurement-Plattformen, Prozessoptimierung und Digitalisierung der Einkaufsprozesse schnell und kosteneffizient lösen.

Über den Autor: Holger Dermann ist Projektleiter eBusiness & Services bei der Hoffmann Group, der Muttergesellschaft der E-Procurement-Plattform simple system. Dermann unterstützt dort seit fünf Jahren Industrieunternehmen dabei, Prozesse und Warenflüsse mittels Beschaffungsplattformen und anderen Ansätzen zu optimieren. Dabei ist er stets nah am Kunden tätig und weiß, wo ihnen der Schuh drückt. (sg)

Bedarfsanforderung: Wie sich diese durch Digitalisierung optimieren lässt