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Beschaffung Purchase-to-Pay: So wird die Automatisierung zu Ende gedacht

Ein Gastbeitrag von Florian Daldrup 6 min Lesedauer

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Wie mittelständische Unternehmen ihren Innendienst durch ein automatisiertes Purchase-to-Pay entlasten – mit kundenindividuellen Preisen bei der Online-Bestellung, digitaler Warenannahme und Self-Service im Onlineshop.

(Bild: © mikael/stock.adobe.com – generiert mit KI)
(Bild: © mikael/stock.adobe.com – generiert mit KI)

Der Innendienst trägt Bestellungen nach, verschickt Belege, beantwortet Fragen zum Lieferstatus und sucht Rechnungen heraus. Szenen wie diese gehören in vielen mittelständischen Unternehmen zum Alltag. Das alles sind Symptome für Lücken im Purchase-to-Pay-Prozess. Wer diese schließt, entscheidet darüber, wie verlässlich sein Unternehmen im Wettbewerb auftritt.

Purchase-to-Pay: Das Problem beginnt bei den Preisen

 Oft sind die Konditionen nirgends im Shop hinterlegt, sondern befinden sich allein im Kopf des Außendienstes: Ein Stammkunde erhält auf einzelne Artikel Sonderpreise, die über Jahre gewachsen und mehrfach gestaffelt sind – bis die Berechnung am Ende selbst für erfahrene Mitarbeiter unübersichtlich wird. Der Wendepunkt liegt darin, den Vertrieb zum Mitspieler zu machen. Sind die Konditionen kundenindividuell im Shop hinterlegt, meldet sich der Einkäufer an, sieht seine vereinbarten Preise und bestellt. Das ERP übernimmt den Auftrag direkt.

Schritt für Schritt: So kommen Konditionen ins System

1. Sonderpreise, Staffeln und Rabatte je Kunde erfassen.
2. Diese Konditionen kundenindividuell im B2B-Shop hinterlegen.
3. Der Einkäufer bestellt zu seinen Preisen, das ERP legt den Auftrag automatisch an.

Der Lieferschein: das letzte Blatt Papier

Das Lager druckt ihn, legt ihn der Ware bei, der Empfänger quittiert auf Papier, der Fahrer bringt ihn zurück. Im besten Fall scannt ihn jemand zeitnah ins DMS. Doch Probleme treten beim Purchase-to-Pay-Prozess regelmäßig auf. Reklamiert ein Kunde eine Lieferdifferenz, sucht der Innendienst den Lieferschein oder fragt beim Fahrer nach. Die Klärung bindet wertvolle Zeit. Der Ausweg heißt mobile Warenannahme vor Ort. Der Lieferschein wird direkt digital erfasst und legt sich von selbst ab. Das klappt aber nur, wenn ERP, Archiv und Onlineshop verbunden sind und eine App alle drei bedient. Diese Schnittstellen sind der Knackpunkt.

Schritt für Schritt: Digitale Warenannahme vor Ort

1. Der Fahrer öffnet den Lieferschein auf dem mobilen Endgerät.
2. Der Empfänger prüft die Menge und unterschreibt digital auf dem Gerät.
3. Der quittierte Beleg wird sofort ins System übertragen – mit Zeitstempel und Mengenangabe.
4. Alle Beteiligten können den Nachweis jederzeit abrufen. Eine Reklamation ist in Minuten geklärt.

Purchase-to-Pay: automatisierter statt manueller Prozess

Sobald Bestellung und Lieferung digital erfasst sind, entstehen Auftragsbestätigung und Rechnung automatisch im System und stehen dem Kunden sofort im Shop bereit. Die digitale Rechnung ist dabei längst nicht mehr nur eine Frage des Komforts: Seit 2025 wird sie im B2B-Geschäft schrittweise zur Pflicht.

E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Papier- und PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2026 erlaubt, für kleinere Unternehmen (bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz) bis Ende 2027.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze. Als E-Rechnung zählt nur ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931. Ein reines PDF erfüllt sie nicht. Gängige Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).

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