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Beschaffung

Purchase-to-Pay: So wird die Automatisierung zu Ende gedacht

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Allgeier Inovar GmbH
KNAPP AG
Descartes Systems (Germany) GmbH

Was bringt Self-Service dem Kunden und Innendienst?

Liegen Bestellung, Lieferschein und Rechnung digital vor, ist die Belegkette geschlossen. Damit fällt der letzte Schwachpunkt weg: der Rückkanal zum Kunden. Statt auf Anrufe und E-Mails zu reagieren, stellt das Unternehmen alle Dokumente beim Purchase-to-Pay-Prozess in einem Self-Service-Portal im Shop bereit. Doch sobald Belege online stehen, entscheiden Detailfragen über das Vertrauen des Kunden:

  • Wer darf was sehen – und wann? Ein Angebot soll erst erscheinen, wenn der Kunde es dort annehmen kann; eine Rechnung zu einem anderen Zeitpunkt. Das Portal muss also steuern, welcher Beleg welchem Nutzer in welchem Status angezeigt wird.
  • Beleginformationen und Originale müssen zusammenfinden: Die Daten aus dem ERP und die unterschriebenen Originale – Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften – dürfen nicht in zwei Systemen liegen. Erst zusammen ergeben sie den vollständigen Vorgang.
  • Rechte, Lizenz und Schutz: Zu klären ist, wer auf das Archiv zugreifen darf, welche Lizenz das erfordert und wie es vor unbefugten Zugriffen geschützt ist.

Ist das gelöst, wird der Rückkanal zum Selbstläufer. Der Einkäufer öffnet das Portal und sieht auf einen Blick, was geliefert wurde, was noch offen ist und findet auf Anhieb die aktuellen Rechnungen. Bei einem Holzhändler aus Niederbayern gingen die Rückfragen seither um rund 70 Prozent zurück. Anfragen, die zuvor täglich im Innendienst aufliefen.

Purchase-to-Pay: Vorher und nachher im Vergleich

Schritt im P2P-ProzessOhne geschlossene BelegketteMit geschlossener Belegkette
BestellungManuell geprüft und nachgetragenAutomatisch ins ERP übernommen
Preise und KonditionenIn Excel und im Kopf des AußendienstesKundenindividuell im Shop hinterlegt
LieferscheinPapier im Ordner, schwer auffindbarDigital quittiert, mit Zeitstempel im System
ReklamationKlärung über Tage, mehrere AbteilungenKlärung in Minuten
Rückfragen des KundenAnrufe und E-Mails an den InnendienstSelf-Service im Shop

Purchase-to-Pay: Der nächste Schritt ist unspektakulär

Prüfen, an welcher Stelle die eigene Belegkette heute noch reißt – bei den Konditionen, beim Lieferschein oder beim Rückkanal zum Kunden. Dort beginnt die Automatisierung. Dabei geht es nicht nur um Tempo. Weniger Medienbrüche bedeuten weniger Doppel- und Fehlbuchungen, eine revisionssichere Ablage schafft belastbare Nachweise und transparente Abläufe stärken das Vertrauen. Für mittelständische Händler, die sich im Wettbewerb über Verlässlichkeit behaupten, ist das keine Frage der Effizienz, sondern der Wettbewerbsfähigkeit. Und mit der E-Rechnungspflicht wird aus der Kür ohnehin schrittweise eine Pflicht.

Q&A: P2P-Automatisierung

Für welche Unternehmen lohnt sich die durchgängige Automatisierung?
Vor allem für Händler mit vielen Stammkunden, individuellen Konditionen und wiederkehrenden Bestellungen – etwa im Holz- und Baustoffhandel oder im technischen Großhandel. Je mehr manuelle Nacharbeit heute anfällt, desto größer der Hebel.

Was, wenn unsere Preise gar nicht sauber im System gepflegt sind?Dann beginnt das Projekt genau dort, denn die Automatisierung ist nur so gut wie die Daten. Gerade mehrfach gestaffelte Sonderpreise müssen zuerst sauber erfasst werden. Wie die drei Schritte dorthin aussehen, steht im Abschnitt zu den Konditionen.

Reicht mein bestehendes ERP, oder brauche ich neue Schnittstellen?Meist geht es nicht um ein neues ERP, sondern um die Verbindung der Systeme. ERP, Archiv und Shop müssen zusammenspielen, sonst landen Belege in getrennten Silos. Diese Schnittstellen sind der technische Kern des Projekts.

Wer darf welche Belege sehen – und wie steht es um Lizenz und Datenschutz?
Das legen Sie pro Belegart und Rolle fest. Drei Detailfragen entscheiden darüber, ob das Portal Vertrauen schafft oder zerstört. Wir benennen sie im Abschnitt zum Self-Service.

Wie bekomme ich Mitarbeiter und Kunden dazu, mitzuziehen?
Die größte Hürde ist selten die Technik, sondern die Menschen davor. Der Vertrieb soll Preise im System hinterlegen, der Innendienst neue Abläufe lernen, die Kunden auf dem Gerät des Fahrers quittieren statt auf Papier. Der Schlüssel ist, die Menschen früh einzubinden. Diese Überzeugungsarbeit ist ein elementarer Teil des Projekts.

Wie wichtig ist Testen vor dem Start?
Entscheidend. Vieles klärt sich vor dem ersten echten Auftrag: Ein Shop, der zum Start hakt, verspielt in Minuten Vertrauen. Deshalb ist gründliches Testen kein Nachgedanke, sondern der letzte Schritt vor dem Go-live.

Zahlt sich das auch strategisch aus oder nur im Tagesgeschäft?
Die digitale Belegkette schafft eine Datenbasis. Durchlaufzeiten, Engpässe und wiederkehrende Reklamationen lassen sich damit erstmals systematisch auswerten. Wo die Unterschiede konkret sichtbar werden, zeigt die Vergleichstabelle im Beitrag.

Florian Daldrup Allgeier inovar Purchase-to-payFlorian Daldrup
 ist Vertriebsleiter und Head of ERP bei Allgeier inovar. Der Wirtschaftsingenieur war in verschiedenen Softwareunternehmen tätig. Allgeier inovar ist auf die Digitalisierung mittelständischer Unternehmen spezialisiert und unterstützt sie in den Bereichen Enterprise Resource Planning (ERP), Business Process Management und Enterprise Content Management (BPM/ECM) sowie E-Commerce. 

Bildquelle: Allgeier inovar

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