Beschaffungswesen Lagerbestände: Wie Wewo sein Bestandsmanagement mit KI optimiert hat

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Mehr als 600.000 Teile umfasst das Warenportfolio des Schrauben- und Befestigungsteile-Großhändlers Wewo. Um die Verfügbarkeit für 40.000 Artikel zu garantieren, bedarf es einer zuverlässigen Beschaffungsplanung und Disposition. Die Optimierung der Lagerbestände ermöglicht die Bestandsmanagement-Software Logomate.

Die Wewo Schrauben-Befestigungsteile GmbH ist Großhändler für Norm- und Befestigungsteile, Werkzeuge, C-Teile/Industrieservice, Betriebseinrichtungen und chemisch-technische Produkte. Der Hauptsitz befindet sich in Straelen am Niederrhein. Insgesamt arbeiten 110 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an fünf Standorten, darunter ein Zentrallager und zwei Außenlager. Jährlich werden etwa 5.000 bis 6.000 Kunden in Deutschland, Österreich und den Benelux-Ländern beliefert. Fünf Mitarbeiter sind für Einkauf und Disposition zuständig. Sie sorgen dafür, dass die wichtigsten Warengruppen immer verfügbar sind. Gleichzeitig sollen die Lagerbestände effizient verwaltet werden. 

Vor der Einführung der Bestandsmanagement-Software Logomate von Remira wurden diese Arbeiten mit einem hohen manuellen Aufwand durchgeführt. Die Mitarbeiter mussten täglich die Lagerbestände im System überprüfen und bei Erreichen der Meldebestände Bestellungen auslösen. Auch Überbestände mussten manuell erkannt und angepasst werden. Eine interne Umfrage ergab: Ein Drittel der Arbeitszeit entfiel auf das Überprüfen der Meldebestände. „Diese Zeit fehlte den Mitarbeitern für wertschöpfende Tätigkeiten. Uns mangelte es in diesen Prozessen einfach an Automatisierung“, resümieren Einkaufsleiter Lars Budinger und IT-Leiter Frank Janssen bei der Wewo Schrauben-Befestigungsteile GmbH.

Lagerbestände: Manuelle Überprüfung der Verbräuche im ERP-System

Für die Hauptwarengruppen im Portfolio des Großhändlers gibt es mehrere Lieferanten. Große Bestellmengen werden daher ausgeschrieben. Die Vorbereitung einer solchen Bestellung dauerte vor der Einführung von Logomate in der Regel drei bis vier Wochen, da der Bedarf für die kommenden Monate auf Grundlage der Verkaufszahlen manuell berechnet wurde. Budinger berichtet: „Das war ein extrem hoher Arbeitsaufwand. Wir mussten alle historischen Verbräuche manuell im ERP-System überprüfen, um so eine Schätzung der zukünftigen Bedarfsmengen für die neue Ausschreibung zu ermitteln.“ 

Die Anforderungen an die Softwarelösung waren daher klar: Bestellungen sollten gebündelt werden, damit Disponenten nicht täglich die Meldebestände überprüfen müssen. Der Aufwand für Einkauf und Disposition sollte um 50 Prozent reduziert werden, um Zeit für andere Aufgaben zu gewinnen. Da Wewo schon seit einigen Jahren erfolgreich mit der Software Statcontrol Cloud von Remira seinen Inventuraufwand um mehr als 95 Prozent reduziert, kannte man den Dortmunder Supply-Chain-Spezialisten bereits. Auch Logomate war bei dem Großhändler für Schrauben und Befestigungsteile schon einmal kurzzeitig im Einsatz gewesen.

Lagerbestände: Dispositionsaufwand deutlich reduziert

Schon nach kurzer Zeit machen sich die Verbesserungen durch die bewährte Dispositionssoftware bemerkbar. Obwohl sich das Großhandelsunternehmen noch in der Einführungsphase befindet, hat sich der Dispositionsaufwand bereits deutlich reduziert. Die Meldebestände für die wichtigsten Warengruppen werden nun automatisch berechnet.  

„Die Prognosen, die wir aus Logomate erhalten, sind zuverlässig. Die Zahlen sind sehr gut“, lobt Budinger. Auch die Ausschreibungen für die Hauptwarengruppen lassen sich nun deutlich schneller und effizienter vorbereiten. Die automatisierte Bedarfsplanung in der Software erstellt in kurzer Zeit eine Bedarfsübersicht und bereitet die Ausschreibung im ERP-System für den Versand an die ausgewählten Lieferanten vor, berichtet der Einkaufsleiter. „Unsere Mitarbeiter kommen mit dem Produkt gut zurecht. Es hilft uns bei der täglichen Absatz- und Beschaffungsplanung“, macht Budinger deutlich.

Weitere Automatisierungsschritte beim Bestandsmanagement

Einige Besonderheiten der Branchen führen allerdings nach wie vor zu manuellem Aufwand. Da die aktuellen Preise und Lagerbestände der Lieferanten teilweise nicht digital eingehen, müssen diese von den Mitarbeitern erfragt werden. Dank Logomate bleibt nun aber Zeit für diese Tätigkeiten. Werden Eingangsgrößen aus dem Einkauf im ERP-System angepasst, berechnet die Bestandsmanagementsoftware den Bedarf und die Bestellempfehlungen sofort neu. 

„Manuell wäre das sehr aufwendig“, erklärt Budinger. Entsprechend positiv fällt sein Zwischenfazit aus: „Wir können jetzt effektiver und schneller Entscheidungen treffen“, fasst der Einkaufsleiter zusammen. Für die Zukunft erhoffen sich die Verantwortlichen bei Wewo weitere Automatisierungsschritte und sind sich sicher, dass die Zusammenarbeit mit Remira hierfür noch viel Potenzial besitzt.

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